Dokumente hinzufügen

Unter dem Hauptmenü "Archivieren" befindet sich der Menüpunkt "Dokumente hinzufügen". Der Nutzer muss zunächst entscheiden, ob er Dokumente zu einer Datensammlung oder zu einer Teilsammlung hinzufügen möchte. Die Verfahrensweise ist für beide Optionen gleich.

Dokumente_hinzufuegen.png

Abb.: Dokumente hinzufügen

Der Nutzer kann entweder Einzeldokumente, alle Dokumente oder den Inhalt einer Mappe zu einer Datensammlung oder Teilsammlung hinzufügen.

Einzeldokumente hinzufügen

Wählt der Benutzer "Einzeldokumente hinzufügen" aus, dann erscheint zunächst eine Übersicht mit allen bereits angelegten Datensammlungen oder Teilsammlungen.

Einzeldok_hinzufuegen.png

Abb.: Übersicht der bereits angelegten Datensammlungen

Nachdem die entsprechende Sammlung ausgewählt wurde, erscheint ein Öffnen-Dialog, in dem alle erfassten Dokumente aufgelistet sind. Über das Optionsfeld "Dokumentenauswahl" kann der Nutzer die Anzeige auf die eigenen Dokumente oder die freigeschalteten Dokumente von anderen Nutzern einschränken. Der Nutzer kann nun die Dokumente, die er zu der ausgewählten Sammlung hinzufügen möchte, markieren (Mehrfachauswahl möglich). Nach der Auswahl der gewünschten Dokumente muss er die Schaltfläche "auswählen" sowie den nochmals zur Kontrolle erscheinenden OK-Button betätigen. Daraufhin werden die markierten Dokumente zur ausgewählten Sammlung hinzugefügt.

Alle Dokumente hinzufügen

Möchte der Nutzer seinen gesamten Dokumentbestand archivieren, ist es sinnvoll, die Funktion "alle Dokumente hinzufügen" auszuwählen. Zunächst erscheint wieder eine Übersicht mit allen bereits angelegten Datensammlungen oder Teilsammlungen. Nachdem der Nutzer die gewünschte Sammlung ausgewählt hat, werden automatisch alle Dokumente des Nutzers hinzugefügt. Zur Kontrolle erscheint ein Dialogfenster mit der Meldung "XY Dokumente zur Mappe hinzugefügt". Der Nutzer muss nun mit "OK" bestätigen.

Inhalt einer Mappe hinzufügen

Wenn der Nutzer seinen Dokumentbestand bereits in Mappen sortiert hat, dann kann er für die Archivierung den Inhalt einer Mappe zu einer Datensammlung oder Teilsammlung hinzufügen. Dazu wählt der die Funktion "Inhalt einer Mappe hinzufügen" aus. Nun muss er in der sich öffnenden Übersicht die entsprechende Datensammlung oder Teilsammlung auswählen, zu der der Mappeninhalt hinzugefügt werden soll. Danach erscheint eine Auswahlbox, in der sämtliche Mappen aufgelistet sind, die der Nutzer bereits in der Dokumentverwaltung angelegt hat. Nun muss der Nutzer die Mappe markieren, deren Inhalt zur Datensammlung oder Teilsammlung hinzugefügt werden soll und danach auf die Schaltfläche "auswählen" klicken. Zur Kontrolle erscheint eine Dialogbox mit den IDs der Dokumente, die der Sammlung hinzugefügt wurden. Der Nutzer muss nun mit "OK" bestätigen.

Den Inhalt einer Datensammlung oder Teilsammlung kann der Nutzer nun über die Funktion "Dokumente prüfen" ansehen und kontrollieren.

(c) 2017   uni_trier.jpg     eSciences Schriftzug     Kompetenzzentrum.gif     FZE-Logo.png Alle Rechte vorbehalten.

gefördert von:      dfg_logo_schriftzug_blau.png    Logo_MWWK_RLP.JPG