Archivieren von Dokumenten

Die Archivierungskomponente dient der Zusammenstellung von Dokumenten, die sich im Erfassungs- und Analysesystem befinden, um sie in das Virtuelle Datenarchiv (VIDA) der Universität Trier zu überführen.

Der Nutzer hat hier die Möglichkeit, eine Datensammlung anzulegen und diese mit bestimmten Archivierungsmetadaten (z. B. Datengeber, Projektzugehörigkeit, Datenqualität) zu den enthaltenen Dokumenten zu versehen. Eine Datensammlung soll im Idealfall dann angelegt werden, wenn ein Forschungsprojekt/-phase, wie z. B. eine Qualifikationsarbeit, ein Aufsatz oder ein Teilprojekt, abgeschlossen wurde.

Die Archivierungskomponente ist in der Demo-Version nicht standardmäßig freigeschaltet. Zum Einrichten dieser Funktion ist es notwendig, dass Export- bzw. Archivierungsinhalte in Absprache mit dem FuD-Team festgelegt werden.

Eine Datensammlung ist eine Sammlung von Einzeldokumenten, die z. B. für ein Forschungsprojekt oder ein Publikationsvorhaben verwendet und archiviert wurde. Die Datensammlung wird durch einen Satz von Metadaten beschrieben. Diese Metadaten geben u. a. Auskunft über den Forschungskontext, den Datengeber, die Datenqualität, den Archivierungsgrund, den Entstehungszeitraum der Dokumente und die Anzahl der enthaltenen Einzeldokumente. Mittels einer Teilsammlung können thematische oder administrative Teilkorpora einer Datensammlung angelegt werden. Einzeldokumente sind wissenschaftliche Primärdaten unterschiedlichen Typs (z. B. Archivalien wie Verwaltungsschriftgut und Urkunden, edierte Quellen, Bildquellen etc.). Die Einzeldokumente werden durch Metadaten (z. B. Entstehungsdatum, Fund- oder Druckort, Titelangaben) beschrieben. Einzeldokumente können sowohl einer Datensammlung als auch einer Teilsammlung zugeordnet werden. Innerhalb einer Datensammlung kann ein Einzeldokument nur einmal hinzugefügt werden.

Struktur Datensammlung

Dokumente prüfen

Der erste Schritt ist die Vorbereitung der Daten für die Archivierung. Dazu steht die Funktion "Dokumente prüfen" zur Verfügung. Der Nutzer kann diese Komponente verwenden, um die später öffentlich sichtbaren Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Nicht alle Funktionen sind standardmäßig in der Demoversion freigeschaltet. Zum Einrichten einiger Funktionen müssen Export- und Archivierungsrichtlinien in Absprache mit dem FuD-Team festgelegt werden.

Dokumente_pruefen_3.png

Abb.: Dokumente prüfen

Unter der Funktion "Dokumente prüfen" hat der Nutzer folgende Optionen:

  • Alle Dokumente prüfen: Es öffnet sich der Öffnen-Dialog mit allen bisher erfassten Dokumenten des Nutzers.
  • Dokumente einer Mappe prüfen: Der Nutzer kann eine bestimmte Mappe aufrufen, die er in der Dokumentverwaltung angelegt hat und die darin enthaltenen Dokumente prüfen.
  • Dokumente einer Teilsammlung prüfen: Der Nutzer kann die Dokumente prüfen, die er bereits einer Teilsammlung zugeordnet hat.
  • Dokumente einer Datensammlung prüfen: Der Nutzer kann die Dokumente prüfen, die er bereits einer Datensammlung zugeordnet hat.

Die folgenden Funktionalitäten werden hier exemplarisch an der Option "Dokumente einer Mappe prüfen" erläutert. Das Prüfen von Dokumenten in einer Teilsammlung oder Datensammlung erfolgt auf die gleiche Weise.

Dokumente einer Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) prüfen

Wählt der Nutzer die Option "Dokumente einer Mappe prüfen", erscheint zunächst eine Übersicht mit allen in der Dokumentverwaltung angelegten Mappen.

Arch_Dok_Mappe_pruefen.png

Abb.: Mappenübersicht

Der Nutzer wählt die gewünschte Mappe aus und es öffnet sich eine Übersicht mit allen in der Mappe enthaltenen Dokumenten.

In der Voreinstellung werden in den Spalten die Felder angezeigt, die später im virtuellen Datenarchiv für die Öffentlichkeit sichtbar sind. Dies betrifft folgende Felder: "Betreff/(eigener) Titel"; "Originaltitel"; "Datum"; den Fundort (Aufbewahrungsort mit Signaturangaben); den Druckort (Angaben zum Sammelwerk/zur Zeitschrift); "Rechte" sowie die Verschlagwortung (Sachindex I und II; Zeitindex).

Die angezeigten Spalten des Öffnen-Dialogs können unter dem Menüpunkt "Einstellungen" angepasst werden.

Dokument aus der Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) entfernen

Um ein Dokument aus der Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) zu entfernen, muss der Nutzer das Dokument markieren und dann die Funktion "Dokument entfernen" auswählen. Das Dokument wird aus der Mappe entfernt.

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