Metadaten der Datensammlung/Teilsammlung bearbeiten

Zur Datensammlung/Teilsammlung können beschreibende Informationen (z. B. Datenqualität, Sprache) erfasst werden. Darüber hinaus kann der Nutzer ein Abstract verfassen, Schlagworte vergeben und bibliographische Angaben zur Publikation eintragen.

Unter dem Hauptmenü "Archivieren" befindet sich der Menüpunkt "bearbeiten". Hier muss der Nutzer zunächst auswählen, ob er die Metadaten der Datensammlung oder die der Teilsammlung bearbeiten möchte.

Metadaten_bearbeiten.png

Abb.: Menüpunkt "bearbeiten"

Metadaten der Datensammlung bearbeiten

Wählt der Nutzer den Menüpunkt "Metadaten der Datensammlung bearbeiten" aus, dann erscheint zunächst eine Übersicht mit allen bisher angelegten Datensammlungen. Wenn der Nutzer die gewünschte Datensammlung ausgewählt hat, erscheint die Eingabemaske "Datensammlung bearbeiten". Standardmäßig öffnet sich hier der Reiter "Grundinformationen":

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Abb.: Eingabemaske "Datensammlung bearbeiten" mit dem Reiter "Grundinformationen"

Die Eingabemaske ist in mehrere Registerkarten untergliedert. Der Nutzer kann selbst entscheiden, ob er die Registerkarten vollständig ausfüllt oder nicht. Zu beachten ist allerdings, dass alle ausgefüllten Felder später im Archiv für die Öffentlichkeit sichtbar sind.

Alle Metadaten der Datensammlung und der Teilsammlungen werden später im Archiv öffentlich einsehbar sein.

Registerkarte "Grundinformationen"

  • Untertitel der Sammlung: Der Nutzer kann hier einen Untertitel eintragen.
  • Datengeber/Autor: Hier wird die Person eingetragen, die für die Datensammlung verantwortlich ist und später den Datengebervertrag unterschreibt. Es können auch mehrere Datengeber eingetragen werden. Zu beachten ist, dass es sich beim Datengeber um eine natürliche Person handeln muss.
  • Projekt/Arbeitskreis: Der Nutzer kann hier aus der Auswahlliste das entsprechende Teilprojekt oder Synthesevorhaben auswählen, in dem die Datensammlung entstanden ist.
  • Fachdisziplin: Hier ordnet der Nutzer die Datensammlung einer Fachdisziplin zu.
  • Sammlung enthält Dokumente von (nur Jahreszahl): In diesem Feld soll der Nutzer das Entstehungsjahr des ältesten Dokuments seiner Datensammlung eintragen.
  • Sammlung enthält Dokumente bis (nur Jahreszahl): In diesem Feld soll der Nutzer das Entstehungsjahr des jüngsten Dokuments seiner Datensammlung eintragen.
  • Sprache der Datensammlung: Hier kann der Nutzer Informationen zur Sprache der Datensammlung eintragen. Dazu klickt er auf die Schaltfläche "hinzufügen" und wählt aus der Liste die gewünschte Sprache aus. Durch einen Klick auf "Hinzufügen" wird die gewählte Sprache eingetragen. Der Nutzer kann auf diese Weise mehrere Sprachen auswählen. Möchte er eine Sprache wieder löschen, klickt er auf die Schaltfläche "entfernen" und löscht die entsprechende Sprache aus der Liste.
  • Datenqualität: Hier kann der Nutzer seinen FuD-Dokumenten eine Qualitätsstufe bzgl. des Bearbeitungsstandes zuordnen. Dabei kann er zwischen drei Stufen wählen: "Arbeitsdaten (ungeprüft)", "auf Richtigkeit geprüft", "für Veröffentlichung geprüft". Die Qualitätsstufe liefert dem späteren Archivnutzer wichtige Informationen zur Korrektheit der Daten.
  • Archivierungsgrund: In diesem Feld kann der Nutzer aus der Auswahlliste einen Grund für die Archivierung seiner Dokumente auswählen, z. B. Abschluss/Veröffentlichung der Dissertation oder Beendigung des Projekts. Diese Angabe kann dem Archivnutzer Hinweise zur Qualität, zur Vollständigkeit und zum Umfang der Datensammlung liefern.

Registerkarte "Abstract"

Hier steht dem Nutzer ein auf 3.000 Zeichen begrenztes Freitextfeld zum Verfassen eines Abstracts zur Verfügung. Im Abstract sollte der Nutzer möglichst auf den Forschungskontext, die Forschungsfragen, die Zusammensetzung des Korpus sowie ggf. den Zeitraum der Datenerhebung eingehen.

Arch_Abstract.png Abb.: Registerkarte "Abstract"

Registerkarte "Schlagworte"

Unter dem Reiter "Schlagworte" kann der Nutzer seine Datensammlung sachsystematisch, zeitsystematisch und geographisch verschlagworten. Die Verschlagwortung bezieht sich dabei auf die Datensammlung, d. h. die Schlagworte werden nicht auf die einzelnen Dokumente vererbt.

Zum Eintragen eines Schlagwortes klickt der Nutzer auf "hinzufügen" und wählt aus der sich öffnenden Liste das entsprechende Schlagwort aus (vgl. Mehrfachauswahlfeld). Auf diese Weise können maximal fünf Schlagwörter eingetragen werden. Zum Löschen eines eingetragenen Schlagwortes klickt der Nutzer auf "entfernen", wählt das entsprechende Schlagwort in der Liste an und klickt dann auf "löschen".

Arch_Schlagworte.png
Abb.: Registerkarte "Schlagworte"

Auf die gleiche Art und Weise kann der Nutzer mit dem Zeitindex seine Datensammlung einer oder mehrerer Epochen zuordnen.

Wenn sich die Datensammlung auf eine bestimmte Örtlichkeit, ein Land oder ein Gebiet bezieht, kann der Nutzer zusätzlich geographische Schlagworte angeben. Klickt der Nutzer auf "hinzufügen", dann erscheint eine frei erweiterbare Auswahlliste. Ist das passende Schlagwort in dieser Liste nicht vorhanden, dann kann der Nutzer ein neues geographisches Schlagwort anlegen (Linksklick auf die Schaltfläche "Neues geographisches Schlagwort anlegen"). Daraufhin öffnet sich folgende Eingabemaske:

Arch_Geografisches_Schlagwort.png

Abb.: Eingabemaske für ein neues geografisches Schlagwort

Der Nutzer muss jetzt das Land, die Gebietsbezeichnung oder den Ort eintragen und dann auf die Schaltfläche "Neu hinzufügen" klicken. Beim Anlegen von neuen geographischen Schlagwörtern sollte der Nutzer die heutige und nicht die historische Bezeichnung und Schreibweise verwenden. Das neu angelegte Schlagwort erscheint nun in der Auswahlliste und der Nutzer kann das Schlagwort über "Hinzufügen" übernehmen. Maximal können zu einer Datensammlung fünf geographische Schlagworte eingetragen werden.

Registerkarte "Verwendet für/Erschienen in"

Arch_Verwendet.png

Abb.: Registerkarte "Verwendet für/Erschienen in"

Unter der Registerkarte "Verwendet für/Erschienen in" können die bibliographischen Angaben einer Publikation eingetragen werden, für die das Quellenmaterial verwendet wurde. Dies kann eine Qualifikationsarbeit, eine Monographie, ein Sammelband oder ein Aufsatz sein.

Metadaten der Teilsammlung bearbeiten

Neben der Datensammlung kann auch die Teilsammlung mit beschreibenden Informationen versehen werden, allerdings nur in reduzierter Form. Zum Bearbeiten der Metadaten wählt der Nutzer im Hauptmenü "Archivierung" den Menüpunkt "bearbeiten" und schließlich "Metadaten der Teilsammlung bearbeiten" aus. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit allen bisher angelegten Teilsammlungen. Der Nutzer wählt die zu bearbeitende Teilsammlung aus, sodass sich folgende Maske öffnet:

Arch_Teilsammlung_bearbeiten.png

Abb.: Eingabemaske "Metadaten der Teilsammlung"

Registerkarte "Grundinformationen"

Unter der Registerkarte "Grundinformationen" kann der Nutzer den Entstehungszeitraum der enthaltenen Dokumente angeben. Zu beachten ist dabei, dass nur Jahreszahlen eingetragen werden dürfen. Außerdem muss der Zeitraum mit dem bei der Datensammlung angegebenen Zeitraum kompatibel sein. Neben dem Zeitraum kann der Nutzer auch Angaben zur Sprache der enthaltenen Dokumente machen. Dazu klickt er auf "hinzufügen" und wählt die entsprechende Sprache aus der Liste aus.

Registerkarte "Beschreibung"

Hier steht dem Nutzer ein auf max. 3.000 Zeichen begrenztes Freitextfeld zur Verfügung. Dies kann er beispielsweise für eine Bestandsbeschreibung oder ein Abstract nutzen.

Registerkarte "Schlagworte"

Unter dem Reiter "Schlagworte" kann der Nutzer seine Teilsammlung sachsystematisch, zeitsystematisch und geographisch verschlagworten. Die Verschlagwortung bezieht sich dabei auf die Teilsammlung, d. h. die Schlagworte werden nicht auf die einzelnen Dokumente vererbt. Zur Vorgehensweise siehe oben.

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