Datensammlung für den Export vorbereiten

Rechte und Freigaben

Bevor die Daten ins Virtuelle Datenarchiv überführt werden können, muss der Nutzer unter dem Menüpunkt "Rechte und Freigaben" die Freigabeoptionen für seine Datensammlung und ggf. Teilsammlung(en) festlegen. Hier gibt er an, wer im Falle einer Anfrage an das Archiv darüber entscheidet, ob eine Daten-/Teilsammlung freigegeben wird. Ebenso legt der Nutzer fest, ob und unter welchen Bedingungen die Daten weitergegeben werden dürfen.

Um die Rechte und Freigaben für die Datensammlung oder Teilsammlung festzulegen, wählt der Benutzer im Hauptmenü "Archivierung" den Punkt "Datensammlung für Export vorbereiten" aus. Rechts öffnet sich anschließend das Kontextmenü (siehe Abbildung).

Rechte_Freigaben.png

Abb.: Menüpunkt "Rechte und Freigaben"

Wählt der Nutzer den Menüpunkt "Rechte und Freigaben" an, dann öffnet sich neben dem Pfeil ein weiteres Kontextmenü mit den Optionen "zur Datensammlung" und "zur Teilsammlung".

Zunächst sollte der Benutzer die Rechte und Freigaben für die Datensammlung (Option "zur Datensammlung") festlegen. Die hier gewählten Freigabeoptionen werden zunächst an alle enthaltenen Dokumente und Teilsammlungen vererbt. Gelten für bestimmte Dokumente restriktivere rechtliche Bestimmungen, ist es ratsam, für diese Dokumente eine eigene Teilsammlung anzulegen. Für diese Teilsammlung können dann von der Datensammlung abweichende Freigaben definiert werden. Ändert der Nutzer nachträglich die Rechte und Freigaben für die Datensammlung, dann werden auch die für die Teilsammlung festgelegten Freigabeoptionen überschrieben.

Rechte und Freigaben zur Datensammlung

Wählt der Nutzer im Kontextmenü "Rechte und Freigaben" die Option "zur Datensammlung" aus, dann öffnet sich zunächst eine Übersicht mit allen bereits angelegten Datensammlungen. Mit einem Doppelklick kann der Nutzer die gewünschte Datensammlung auswählen. Nun erscheint folgendes Fenster:

Festlegung_Rechte.png

Abb.: Rechte und Freigaben. Registerkarte "Freigaben"

Auf der ersten Registerkarte "Metadaten" erhält der Nutzer Informationen zu den im Archiv generell öffentlich sichtbaren Metadaten und kann darüber hinaus weitere Datenfelder aus den Erfassungsmasken für die Öffentlichkeit freigeben. Klickt der Benutzer auf den Button "Infos obligatorische Angaben", öffnet sich ein pdf-Dokument. Dieses Dokument ist nach den in FuD verfügbaren Dokumenttypen gegliedert. Der Nutzer kann über das Inhaltsverzeichnis zu den für ihn relevanten Dokumenttypen blättern und sich in den Screenshots anschauen, welche Metadatenfelder jeweils betroffen sind. Die in den Screenshots gelb hinterlegten Felder sind generell öffentlich sichtbar:

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Abb.: Öffentlich freigegebene Metadatenfelder für den Dokumenttyp "(Verwaltungs)Schriftgut"

Neben den obligatorischen Metadaten kann der Nutzer weitere Felder öffentlich freigeben. Welche Felder beim jeweiligen Dokumenttyp betroffen sind, wird in der Info-Datei angezeigt, die man sich als pdf herunterladen kann.

Wenn der Nutzer entschieden hat, welche zusätzlichen Felder er freigeben möchte, setzt er ein Häkchen bei "öffentlich freigeben". Danach klickt er auf den Button "Speichern".

Auf der zweiten Registerkarte "Volltext/Bilder/Anhänge" entscheidet der Nutzer, ob er Anhänge/Bilder und Volltexte ins Archiv überführen und für registrierte Nutzer freigeben möchte.

Volltext_Bilder_Anhaenge.png

Abb.: Rechte und Freigaben. Registerkarte "Volltext/Bilder/Anhänge"

Welche Felder bzw. Karteireiter beim jeweiligen Dokumenttyp betroffen sind, wird in der Info-Datei angezeigt, die man sich als pdf herunterladen kann.

Dem Nutzer stehen folgende Optionen offen:

  • Ins Datenarchiv übernehmen: Hier kann der Datengeber entscheiden, ob die Anhänge/Bilder oder Volltexte überhaupt archiviert werden sollen. Ggf. verbieten rechtliche Bestimmungen oder besondere Schutzfristen die Vervielfältigung und langfristige Speicherung des Datenmaterials. In diesem Fall sollte der Nutzer hier kein Häkchen setzen. Wenn er bei "ins Datenarchiv übernehmen" ein Häkchen setzt, werden die Dokumente ins digitale Archiv übernommen. Zunächst stehen sie dann nur dem Datengeber selbst zur Verfügung, sofern er bei der Option "für registrierte Nutzer freigeben" kein Häkchen gesetzt hat. Ob und unter welchen Bedingungen die archivierten Anhänge/Bilder und Volltexte an die Nutzer des digitalen Archivs weitergeben werden dürfen, kann der Datengeber unter dem Menüpunkt "Weitergabeoptionen" festlegen.
  • Für registrierte Nutzer freigeben: Setzt der Datengeber hier ein Häkchen, dann werden die Anhänge/Bilder oder Volltexte für registrierte Nutzer des digitalen Archivs einsehbar. Die Dokumente sind dann zwar nicht öffentlich frei, sie können aber ohne Anfrage an den Rechteverwalter von den registrierten Nutzern eingesehen und heruntergeladen werden. Die Freigabe für registrierte Nutzer ist nur möglich, wenn der Benutzer vorher bei der Option "ins Datenarchiv übernehmen" ein Häkchen gesetzt hat.
  • Weder der Volltext noch die Bilder oder Anhänge sollen ins Archiv übernommen werden: Wenn der Nutzer diese Option ankreuzt, werden Anhänge und Volltexte nicht archiviert, d. h. der Datengeber selbst kann später nicht mehr auf seine Daten zugreifen, wenn er sie nicht selbst auf anderem Wege gesichert hat.

Mindestens eine der drei Möglichkeiten muss ausgewählt werden!

Generell gilt: Aus rechtlichen Gründen können Anhänge/Bilder und Volltexte, die dem Urheberrecht unterliegen niemals öffentlich freigegeben werden!

Bitte prüfen Sie auch, ob Anhänge/Bilder und Volltexte überhaupt archiviert werden dürfen.

Link zum deutschen Urheberrecht: Klicken Sie hier.

Die Festlegung der Rechte und Freigaben für die Teilsammlung erfolgt nach dem gleichen Prinzip.

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