Mappe anlegen und bearbeiten

Analog zur Ordnersystematik unter Windows kann der Nutzer innerhalb des Datenbanksystems Mappen anlegen und Einzeldokumente in Mappen sortieren. Er hat damit die Möglichkeit, Einzeldokumente, die sich aufeinander beziehen (z. B. eine Korrespondenz zu einem bestimmten Thema/Vorgang, eine Serie, die aus mehreren Einzelbildern besteht, unterschiedliche Ausgaben eines Textes etc.), in einer Mappe unter einem aussagekräftigen Titel zusammenzufassen und so in der Datenbank als zusammengehörend zu markieren. Daneben können Einzeldokumente nach beliebigen anderen Gesichtspunkten in Mappen sortiert werden. Es kann z. B. eine "Arbeitsmappe" angelegt werden, die die aktuell bearbeiteten Dokumente enthält; sämtliche Dokumente eines Bestands oder das Quellenkorpus eines Arbeitskreises können jeweils in Mappen zusammengefasst werden etc.

In diesem Kapitel des Handbuchs werden die folgenden Punkte beschrieben:

Neue Mappe anlegen

Möchte der Nutzer eine neue Mappe anlegen, muss er im Hauptmenü "Dokumentverwaltung" den Menüpunkt "Neue Mappe anlegen" anwählen. Es erscheint folgende Dialogbox:

Dokumentverwaltung_Neue_Mappe.png

Abb.: Dialogbox "Neue Mappe anlegen"

Nachdem der Titel der Mappe in das entsprechende Feld eingetragen wurde, muss der Button "Eintragen" betätigt werden. Nach dem Anwählen des daraufhin erscheinenden OK-Buttons wird die Mappe unter dem eingetragenen Titel angelegt. Sollte eine Mappe mit gleichem Namen schon einmal existieren, erhält der Nutzer eine entsprechende Meldung.

Mappe bearbeiten

Möchte der Nutzer eine bereits angelegte Mappe bearbeiten, d. h. den Titel der Mappe ändern, muss er den Menüpunkt "Mappe bearbeiten" anwählen. Es erscheint eine Auswahlbox, in der sämtliche Mappen aufgelistet sind.

Dokumentverwaltung_Mappe_bearbeiten_1.png

Abb.: Auswahlfenster "Mappe bearbeiten"

Nachdem der Nutzer die entsprechende Mappe ausgewählt und den Titel geändert hat, muss er den Button "Änderung speichern" betätigen, damit der neue Titel gespeichert wird.

Mappe löschen

Möchte der Nutzer eine Mappe löschen, muss er den Menüpunkt "Mappe löschen" anwählen. Es erscheint eine Auswahlbox, in der sämtliche Mappen aufgelistet sind. Nachdem die Mappe, die gelöscht werden soll, ausgewählt wurde und der Button "Ja" betätigt wurde, wird die ausgewählte Mappe gelöscht. Beim Löschen einer Mappe werden die darin enthaltenen Einzeldokumente nicht gelöscht. In der Auswahlbox "Dokument zu Mappe hinzufügen" (Menüpunkt "Dokumentverwaltung") sowie in der Auswahlbox "Dokument öffnen" (Menüpunkt "Inventarisierung") werden stets sämtliche erfasste Dokumente (die eigenen sowie die freigeschalteten Dokumente anderer Nutzer) aufgelistet. Das Löschen von Einzeldokumenten ist derzeit nur nach Rückmeldung an die Redaktion/Geschäftsstelle möglich.

Dokumente zur Mappe hinzufügen

Möchte der Nutzer Dokumente zu einer Mappe hinzufügen, muss er den Menüpunkt "Dokument zur Mappe hinzufügen" anwählen. Es erscheint zunächst eine Auswahlbox, in der alle Mappen aufgelistet sind. Nachdem die entsprechende Mappe ausgewählt wurde, erscheint eine Auswahlbox, in der sämtliche erfasste Dokumente (die eigenen sowie die freigeschalteten Dokumente anderer Nutzer) aufgelistet sind. Der Nutzer kann nun die Dokumente, die er zu der ausgewählten Mappe hinzufügen möchte, markieren (Mehrfachauswahl möglich). Nach der Auswahl der gewünschten Dokumente muss er den Auswählen-Button sowie den nochmals zur Kontrolle erscheinenden OK-Button betätigen. Daraufhin werden die markierten Dokumente in die ausgewählte Mappe sortiert. Möchte sich der Nutzer darüber informieren, welche Dokumente in einer Mappe bereits enthalten sind, muss er den Menüpunkt "Mappe öffnen" (Menüpunkt "Inventarisierung") anwählen. Es erscheint eine Auswahlbox, in der sämtliche Mappen aufgelistet sind. Der Nutzer muss nun die gewünschten Mappen anwählen und den Button "auswählen" betätigen. In der daraufhin erscheinenden Dialogbox werden sämtliche Dokumente, die in der ausgewählten Mappe enthalten sind, aufgelistet. Falls in der angewählten Mappe noch keine Dokumente enthalten sind, erhält der Nutzer eine entsprechende Rückmeldung.

Dokument aus Mappe entfernen

Möchte der Nutzer Dokumente aus einer Mappe entfernen, muss er den Menüpunkt "Dokument aus Mappe entfernen" anwählen. Es erscheint zunächst eine Auswahlbox, in der sämtliche Mappen aufgelistet sind. Nachdem die entsprechende Mappe ausgewählt wurde, erscheint eine Auswahlbox, in der die Dokumente aufgelistet sind, die sich in der ausgewählten Mappe befinden. Der Nutzer kann nun die Dokumente, die er aus der ausgewählten Mappe entfernen möchte, markieren (Mehrfachauswahl möglich). Nach der Auswahl der gewünschten Dokumente muss er den Button "entfernen" sowie den nochmals zur Kontrolle erscheinenden OK-Button betätigen. Daraufhin werden die markierten Dokumente aus der ausgewählten Mappe entfernt.

Mappe zur Mappe hinzufügen

Möchte der Nutzer den Inhalt einer Mappe in eine andere Mappe kopieren, muss er den Menüpunkt "Mappe zur Mappe hinzufügen" anwählen. Es erscheint eine Auswahlbox, in der sämtliche Mappen aufgelistet sind. Der Nutzer muss zunächst die Ziel-Mappe anwählen und in der daraufhin erneut erscheinenden identischen Auswahlbox die Mappe markieren, deren Inhalt zur Zielmappe hinzugefügt werden soll. Nach dem Betätigen des Auswählen-Buttons sowie des nochmals zur Kontrolle erscheinenden OK-Buttons, werden sämtliche Dokumente der ausgewählten Mappe in die Zielmappe kopiert.

Dokumentverwaltung_Zielmappe.png

Abb.: Auswahlfenster "Mappe zur Mappe hinzufügen"

Geöffnetes Dokument zur Mappe hinzufügen

Ist ein Dokument in der Inventarisierungs- oder Analyseumgebung geöffnet und man möchte das Dokument einer Mappe hinzufügen, so wählt man im Menü "Dokumentverwaltung" den Menüpunkt "geöffnetes Dokument zur Mappe hinzufügen" aus.

Mappe öffnen

Der Menüpunkt "Mappe öffnen" befindet sich zum einen im Hauptmenüpunkt Inventarisierung, um ein Dokument zur Weiterbearbeitung zu öffnen. Zum anderen im Hauptmenü Analyse, um ein Dokument in der Analyseumgebung zu bearbeiten. (vgl. Dokumente öffnen und bearbeiten)

Jeweils nach der Anwahl des Menüpunktes öffnet sich die "Mappenübersicht". Darin wählt der Nutzer die entsprechende Mappe aus, woraufhin sich die bekannte Dokumentübersicht mit den enthaltenen Dokumenten öffnet. Mittels Doppelklick wird dann das gewünschte Dokument geöffnet.

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