Freigabe von Dokumenten und Analyseindizes

Grundsätzlich gilt: Der Nutzer, der ein Dokument/Analyseindex angelegt hat, ist dessen Eigentümer. Er allein entscheidet über die Vergabe von Zugriffsrechten.

Unabhängig von der Dateneingabe kann der Eigentümer entscheiden, welches Dokument/welcher Analyseindex frei zugänglich sein soll. Außerdem hat er die Möglichkeit zu bestimmen, welche Inhalte freigeschaltet werden. Hierbei kann der Zugang auf die Inventarisierungsdaten des Dokuments, den Volltext, die Anhänge oder den Kommentar eingeschränkt werden. Zudem kann der Eigentümer die Rechte definieren, die er an andere Nutzer vergeben möchte (Leserecht, Kopierrecht, Bearbeitungsrecht). Ebenso kann er den Personenkreis, dem er das Material zur Verfügung stellen möchte, genau festlegen.

In diesem Kapitel des Handbuchs werden die folgenden Punkte beschrieben:

Freigabe Dokument(e)

Möchte der Benutzer eines oder mehrere eigene Dokumente freigeben, so wählt er im Hauptmenü "Freigabe" den Menüpunkt "Freigabe Dokument".

Hauptmenuepunkt_Freigabe_2.png

Abb.: Menüpunkt Freigabe Dokument(e)

Anschließend erscheint der Öffnen-Dialog, in der sämtliche eigene Dokumente aufgelistet sind. Hier wählt der Benutzer nun das oder die Dokumente aus, die freigegeben werden sollen. Ein einzelnes Dokument kann er mit Linksklick markieren. Möchte der User mehrere Dokumente freigeben, markiert er zunächst ein Dokument im Öffnen-Dialog mit einfachem Linksklick, drückt im Anschluss die STRG-Taste und wählt ein weiteres Dokument mit Linksklick aus. So werden beide Dokumente markiert. Dies kann der Benutzer mit beliebig vielen Dokumenten wiederholen, solange er dabei die STRG-Taste gedrückt hält. Anschließend bestätigt der Benutzer seine Auswahl mit Klick auf den Button "auswählen" im unteren Teil des Öffnen-Dialogs.

Nun erscheint folgende Dialogbox:

Freigabe_Auswahl.png

Abb.: Dialogbox "Freigabe Dokument(e)"

Der Nutzer kann auswählen, an wen er Zugriffsrechte vergeben und welche Elemente des oder der Dokumente - damit einhergehend welche Rechte - er freischalten möchte. Er kann einzelne Personen und/oder einzelne Projekte auswählen oder die ausgewählten Dokumente für sämtliche Nutzer freischalten.

Zugriffsrechte an einzelne Personen können über den Button "hinzufügen" unterhalb der Zeile "Freigabe für Personen" vergeben werden. Der Benutzer kann aus einer Liste sämtlicher Personen des Systems wählen.

Freigabe_Auswahl_Person.png

Abb.: Person auswählen

Die Freigabe der Dokumente für "Gruppe (Projekt/Arbeitskreis/Workshop etc." funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Hierbei erscheint eine Auswahlliste mit sämtlichen Projekten, die im System angelegt wurden. Bei der Freigabe für alle Benutzer der Instanz erscheint in der Dialogbox sofort die Auswahl der freizuschaltenden Elemente (s. u.).

Hat der Nutzer die Person, für die er das oder die Dokumente freischalten möchte, ausgewählt, wird diese Person in der Dialogbox hinzugefügt:

Freigabe_Auswahl_Elemente.png

Abb.: Dialogbox "Freigabe Dokument(e)“ - Auswahl der freizuschaltenden Elemente

Der Nutzer kann nun entscheiden, welche Elemente des oder der Dokumente er für den ausgewählten Nutzer freischalten möchte. Er kann dabei folgende Elemente, die den Registerkartentypen der Erfassungsmasken entsprechen, anwählen:

  • "Inventarisierung"
  • "Kurzerfassung/Objektbeschreibung"
  • "Text/Objekt"
  • "Kommentar"
  • "Anhang"

Zum Lesen freigeben Um ein oder mehrere Elemente auszuwählen, auf die der ausgewählte Nutzer lesenden Zugriff haben soll, setzt der Benutzer mittels Klick in das jeweilige Kästchen vor dem gewünschten Element ein Häkchen. Falls er alle Elemente zum Lesen freigeben möchte, klickt er auf die Schaltfläche "Alles Lesen". Es werden nun automatisch Häkchen vor alle Elemente gesetzt.

Zum Schreiben freigeben Möchte der Benutzer ein Dokument zum Schreiben freigeben, setzt er ein Häkchen ganz rechts vor "Schreiben". Diese Option bedeutet, dass gleichzeitig sämtliche Elemente des Dokuments auch zum Lesen freigegeben werden. Dies erkennt der Benutzer daran, dass nun automatisch Häkchen vor alle Elemente der lesenden Freigabe gesetzt werden. Es werden auch alle Notizen des Dokuments zum Lesen und Schreiben freigegeben. Ebenso dürfen die Volltexte analysiert werden.

Textstellen werden jedoch nur von denjenigen Indizes sichtbar, für die der Nutzer Zugriffsberechtigungen hat. Siehe dazu die Erläuterungen unten zur Freigabe von Textstellen.

Nachdem die Elemente markiert worden sind, auf die der ausgewählte Nutzer Zugriff haben soll, wird die Auswahl mit dem Button "übernehmen" bestätigt. Erst dann wird die Freischaltung umgesetzt und der ausgewählte Nutzer kann die freigeschalteten Daten einsehen.

Mit der Freischaltung des Elements "Text/Objekt" ist automatisch das Recht verbunden, dass andere Nutzer das Dokument im Rahmen der Quellenanalyse indizieren können (vgl. Quellenanalyse)

Möchte der Nutzer das oder die ausgewählten Dokumente für weitere Personen freischalten, muss er den oben beschriebenen Vorgang entsprechend oft wiederholen.

Freigabe von Dokumenten in einer Mappe

Über den Menüpunkt "Freigabe von Dokumenten in Mappe" hat der Nutzer die Möglichkeit, alle Dokumente einer von ihm angelegten Mappe freizugeben. Sobald der Benutzer die Mappe ausgewählt hat, deren Inhalt freigegeben werden soll, geht er nach dem gleichen Prinzip vor, wie bei der Freigabe eines einzelnen Dokuments (vgl. Freigabe Dokument(e)).

Wenn Dokumente einer Mappe freigegeben wurden und dieser Mappe im Anschluss weitere Dokumente hinzugefügt werden, sind die neu hinzugefügten Dokumente nicht automatisch freigegeben. Sie müssen manuell freigegeben werden. Auch wenn Dokumente aus einer freigegebenen Mappe entfernt werden, sind diese weiterhin freigegeben. Hier muss ebenfalls, falls gewünscht, die Freigabe manuell zurückgenommen werden.

Freigabe_Dokumente_Mappe_2.png

Abb.: Menüpunkt: Freigabe von Dokumenten in einer Mappe

Änderung von Zugriffsrechten und Übersicht Dokument- und Analysefreigaben

Möchte sich der Nutzer darüber informieren, welche Zugriffsrechte für ein Dokument bereits existieren und möchte er diese ggf. ändern, wählt er den Menüpunkt "Freigabe Dokument" an und wählt das gewünschte Dokument im Öffnen-Dialog aus. Im sich daraufhin öffnenden Fenster "Freigabe für einzelnes Dokument" kann er den Freigabestatus des angewählten Dokuments einsehen und die gewünschten Änderungen vornehmen.

Möchte er sich lediglich einen Überblick zu bereits erteilten Freigaben verschaffen, wählt der Benutzer unter dem Hauptmenüpunkt wahlweise "Übersicht Dokumentfreigabe", "Übersicht Dokumentfreigabe in Mappen" oder "Übersicht Analysefreigaben". Im sich nun öffnenden Browser-Fenster wird dem Benutzer eine Liste der Freigaben angezeigt.

Uebersicht_Freigaben.png
Abb.: Menüpunkt Übersicht der Freigaben

Der Nutzer kann jederzeit zusätzliche Zugriffsrechte vergeben.

Falls an dem ausgewählten Dokument von dem Nutzer, dem die Zugriffsrechte entzogen werden sollen, noch keine Indizierungen im Rahmen der Quellenanalyse vorgenommen wurden, kann die Freischaltung rückgängig gemacht werden. Hierzu müssen die für die Freischaltung markierten Elemente nochmals angewählt werden. Daraufhin verschwinden die entsprechenden Markierungen. Nach dem Betätigen des Übernehmen-Buttons werden dem angewählten Nutzer die Zugriffsrechte entzogen. Er hat damit keinen Zugriff mehr auf das Dokument oder auf ausgewählte Elemente davon.

Änderungen in freigegebenen Texten

Ein Nutzer, dem die Berechtigung gewährt wurde, den Text eines Dokuments einzusehen, kann diesen in der Analyseumgebung indizieren. Er kann dort also z. B. Indexeinträgen Textstellen dieses Dokuments zuordnen. Wenn nun der Eigentümer des Dokuments Änderungen an diesem Text vornimmt, so wird dieser, wenn er die Änderungen speichern möchte, darauf hingewiesen, dass das Speichern der Änderungen die Textpassagen eines anderen Nutzers verändert. Der Name des Benutzers wird ihm dabei angezeigt. Der Eigentümer kann nun die Änderung speichern oder, falls gewünscht, den Inhaber der Textstellen kontaktieren.

Freigabe von Indizes

Für die bessere Zusammenarbeit können Indizes zur Ansicht, Kopie oder zur gemeinsamen Bearbeitung für Personen, Gruppen oder für sämtliche Benutzer freigeschaltet werden. Eine Freischaltung kann unter bestimmten Bedingungen zurückgenommen werden: Ist der Index nur zur Ansicht oder Kopie freigegeben, so geht dies problemlos. Ist ein Index aber zur Bearbeitung freigegeben, so kann diese Freigabe nicht zurückgenommen werden.

Bei der Freigabe von Indizes werden die Dokumente, deren Textstellen dem freizuschaltenden Index zugeordnet sind, den Begünstigten ebenfalls freigeschaltet. Ist ein Index zur Bearbeitung freigeschaltet, so werden auch alle zukünftigen Dokumente, die mit diesem Index bearbeitet werden, den anderen Beteiligten freigegeben.

Um einen Index freizuschalten, wählt der Nutzer im Hauptmenü "Freigabe" den Menüpunkt "Freigabe Analyseschemata".

Freigabe_Analyse_Hauptmenue.png

Es öffnet sich das Dialogfenster "Analyse-Indizes", in dem in grüner Markierung die Indizes der Freien Analyse, in braun die Argumentationsanalyse und in blau die Wortfeldanalyse angezeigt werden. Der Benutzer markiert den gewünschten Index und bestätigt mittels "auswählen".

Freigabe_Analyseschemata_Auswahl.png

Abb.: Dialogfenster "Analyse-Indizes"

Nachdem der Nutzer den freizuschaltenden Index ausgewählt hat, erscheint die Dialogbox "Freigabe von Analyse-Indizes".

Freigabe_Analyseschemata_Auswahl_2.png

Der Nutzer wählt nun die Person, die Gruppe oder das Projekt aus, für die er das Dokument freischalten möchte (vgl. Freigabe Dokument(e)). Im Anschluss wird seine Auswahl in der Dialogbox hinzugefügt:

Freigabe_Analyseschemata_Person.png

Abb.: Freigabe des Analyse-Index

Der Nutzer kann nun entscheiden, welche Rechte er am Index der Person oder der Gruppe übertragen möchte. Ihm stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Lesen: der Index kann angesehen werden
  • Kopieren: der Index kann angesehen und kopiert werden
  • Bearbeiten: der Index kann angesehen, kopiert und bearbeitet werden

Um eine dieser Optionen auszuwählen, klickt der Benutzer in das freie Kästchen vor dem jeweiligen Recht. Daraufhin erscheint dort eine Markierung. Wählt der Benutzer das Recht "Kopieren" an, wird die Option "Lesen" automatisch ausgewählt. Das Kopieren eines Index ist nicht möglich, ohne diesen ansehen zu können. Wählt der Benutzer "Bearbeiten" an, werden die Optionen "Lesen" und "Kopieren" automatisch ausgewählt. Das Recht zum Bearbeiten des Index ohne diesen ansehen und kopieren zu können existiert ebenfalls nicht.

Die Auswahl wird mit dem Übernehmen-Button bestätigt und die Freischaltung ist abgeschlossen. Die Personen, Gruppen oder Projekte werden anschließend mit ihren jeweiligen Zugriffsrechten untereinander aufgelistet.

Das Recht zum Bearbeiten kann nicht zurückgenommen werden.

Öffnen von freigeschalteten Indizes

Um ein für den Nutzer, seine Gruppe oder sein Projekt freigeschalteten Index zu öffnen, muss der Nutzer im Menü "Analyse" den Menüpunkt "Kategorienschema öffnen" auswählen. Es öffnet sich das Indexfenster mit der Semantikanalyse und der Freien Analyse. Der Nutzer wählt nun den den entsprechenden Karteireiter an, zu dem der freigegebene Index gehört (hier Beispiel Semantikanalyse). Dort öffnet er mittels Rechtsklick das Pop-up-Menü der Analyseumgebung und wählt den Menüpunkt "Index öffnen" an.

Freigabe_Index_oeffnen.png

Abb.: Pop-up-Menü mit dem Menüpunkt "Index öffnen"

In der sich nun öffnenden Infobox kann der Nutzer mit Hilfe der Radio-Button-Leiste unterhalb des Auswahlfensters angeben, ob jeweils nur seine Argumentations- oder Wortfeldanalyse-Indizes oder aber beide zusammen zur Auswahl gestellt werden. Weiterhin kann er dort die anzuzeigenden Indizes nach deren Freigabestatus auswählen. Er kann hier zwischen folgenden Anzeigemöglichkeiten wählen:

  • "eigene" - Der Benutzer kann sich die eigenen Indizes anzeigen lassen.
  • "Freigabe: persönlich" - Der Benutzer kann sich solche Indizes anzeigen lassen, die für ihn persönlich freigegeben wurden.
  • "Freigabe: Projekt(e)" - Der Benutzer kann sich die Indizes anzeigen lassen, die für sein Projekt freigegeben wurden.
  • "Freigabe: Alle" - Der Benutzer kann sich die Indizes anzeigen lassen, die für alle Benutzer freigegeben wurden.

Hinter den Indizes, die dem Nutzer freigegeben wurden, wird durch die Buchstaben L, K und B angezeigt, welche Zugriffsberechtigungen der Nutzer hat.

  • L = Lesen: Der Nutzer besitzt ausschließlich das Leserecht.
  • K = Kopieren: Der Nutzer besitzt das Leserecht und darf den Index kopieren.
  • B = Bearbeiten: Der Nutzer besitzt das Leserecht, das Kopierrecht und darf diesen Index zusätzlich bearbeiten.

Fremden_Index_oeffnen.png

Abb.: Zugriffsberechtigung eines fremden Index

Hat der Benutzer sich für einen Analyseindex entschieden, markiert er diesen mittels Linksklick und betätigt im Anschluss den Öffnen-Button (vgl. "Bestehenden Index öffnen und Anzeige der Indizes verändern")

Umgang mit freigeschalteten Indizes

Wie oben beschrieben, kann ein Index für den Nutzer nur zum Lesen, Kopieren oder Bearbeiten freigeschaltet sein. Die Freischaltung zur Bearbeitung von Indizes ist für Synthesearbeiten z. B. in den Arbeitskreisen sinnvoll und auch zu empfehlen. Der Nutzer sollte sich jedoch genau überlegen, welche Zugriffsberechtigung er anderen Nutzern gewährt, wenn er seinen Index freischaltet.

Wenn ein Nutzer etwas an einem Index eines anderen Nutzers verändert, so sind sämtliche Änderungen, die er vornimmt, für die anderen freigeschalteten Nutzer dieses Schemas sichtbar.

Freigabe von Textstellen

Textstellen eines Dokumentes werden für einen Nutzer nur sichtbar, wenn er sowohl die Freigabe für den Analyseindex als auch für den Volltext des Dokumentes besitzt.

Möchte der Benutzer also Textstellen für einen anderen Nutzer freigeben, so muss er die betroffenen Analyseindizes sowie die entsprechenden Dokumente zumindest zur Ansicht freigeben (mindestens Inventarisierung und Volltext). Solange ein Analyseindex nicht freigegeben wurde, kann der Nicht-Eigentümer des Dokumentes auch die zugehörigen Textstellen nicht sehen. Sobald ein Nutzer aber die Lese- oder auch die Bearbeitungsrechte an Index und Dokument besitzt, sieht er sowohl seine eigenen als auch die Textstellen der anderen Nutzer, die Bearbeitungsrechte an dem selben Index und Dokument besitzen (also nicht lediglich nur die des Eigentümers).

Wenn ein Nutzer nur Leserechte am Analyseindex und am Dokument hat, dann darf er keine fremden Textstellen bearbeiten. Wenn er für beides Bearbeitungsrechte hat, dann darf er auch fremde Textstellen bearbeiten.

Im Index werden eigene Textstellen in grüner Schrift angezeigt und fremde Textstellen in blauer Schrift. Der Benutzer kann sich entweder nur eigene, nur fremde oder sämtliche Textstellen anzeigen lassen (vgl. Register Aufbau und Textstellen-Anzeige).

Es kann sein, dass für eine FuD-Customerversion eine Default-Freigabe für sätmliche FuD-Dokumente festgelegt wurde (vgl. dazu Kapitel Automatisierte Dokumentfreigaben)

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