Dateneingabe

Nachdem der Nutzer ein neues Dokument geöffnet (vgl. Dokument anlegen) oder über den Öffnen-Dialog das zu bearbeitende Dokument ausgesucht hat (vgl. Dokument öffnen), kann mit der Inventarisierung und inhaltlichen Erfassung des Dokuments begonnen werden.

In diesem Kapitel des Handbuchs werden die folgenden Punkte beschrieben:

Erfassungsmaske

Die Erfassungsmaske der Dokumente in FuD ist in unterschiedliche Registerkarten unterteilt. Der Nutzer kann über die Karteireiter zwischen diesen Registerkarten hin und her wechseln. Die jeweils angewählte Registerkarte ist in der Menüleiste aktiv geschaltet, d. h. hellgrau unterlegt.

Im Allgemeinen stehen in den unterschiedlichen Dokumenttypen unterschiedliche Registerkarten zur Verfügung, die die systematische Erschließung der Quellen unterstützen.

So gibt es z. B. Registerkarten für die Angabe von Metadaten zum Dokument (Grunddaten wie z. B. Aufbewahrungsort, Titel, Datum usw.), zur Verschlagwortung des Dokuments, für die Angabe von Literaturnachweisen zum Dokument, zur Erfassung von Volltext (z. B. Dokumentinhalt), zum Anhängen von Dateien ("Anhang") oder zum Erstellen von persönlichen Kommentaren.

Dateieingabe_Karteireiter_Standard.png

Abb.: Beispiel: Karteireiter für die unterschiedlichen Registerkarten im Standarddokument

Dateieingabe_Karteireiter_Perso.png

Abb.: Beispiel: Karteireiter für die unterschiedlichen Registerkarten im Personendokumenttyp

Die Registerkarten können nach Absprache mit dem FuD-Team anwenderspezifisch konfiguriert werden.

 

Sollen die vorgenommenen Änderungen in der Erfassungsmaske gespeichert werden, betätigt der Benutzer den Button "speichern" am unteren Ende der Erfassungsmaske. Möchte der Nutzer die Informationen des Dokuments ausdrucken, so wählt er den Button "drucken" an. Daraufhin erscheint die Dialogbox "Drucken", in der der Benutzer die Erfassungsmasken auswählen kann, die er ausdrucken möchte (vgl. "Drucken").

Feldtypen

Zur Dateneingabe in der Erfassungsmaske des Dokuments stehen unterschiedliche Feldtypen zur Verfügung. Diese werden im Folgenden erklärt.

Eingabetextfelder

In die Eingabetextfelder können beliebig viele Zeichen eingegeben oder manuell aus z. B. Word- und rtf-Dateien hinein kopiert werden (Strg-C und Strg-V). Es werden allerdings keine Formatierungen übernommen und es können in diesen Feldern auch keine Textformatierungen (z. B. fett oder kursiv) vorgenommen werden.

Eingabetextfeld.png

Obligatorische Felder

Felder, die hinter ihrer Bezeichnung sowohl mit einem Stern (*) gekennzeichnet als auch fett markiert sind, sind obligatorische Felder. Diese müssen mindestens ausgefüllt werden, damit das Dokument erfolgreich gespeichert werden kann. Falls diese nicht ausgefüllt werden, erscheint beim Versuch das Dokument zu speichern ein entsprechender Hinweis. Obligatorische Felder sind z. B. "Dokumenttitel" im Standarddokumenttyp oder "Gender" im Personendokumenttyp.

Obligatorisches_Feld.png

Felder mit bedingter Formatierung

Es existieren Eingabetextfelder mit Formatvorgabe. In diese können nur bestimmte Zeichen in bestimmter Anzahl eingegeben werden. So können z. B. in bestimmten Datumsfeldern lediglich Informationen im Datumsformat JJJJ-MM-TT eingegeben werden.

Datum_1.png

Einfachauswahlfelder

Hier erscheint beim Betätigen des Auswählen-Buttons eine Dialogbox mit einer entsprechenden Auswahlliste.

Einfachauswahlliste

Abb.: Einfachauswahlfeld "Dokumenttyp"

Bereits vorhandene Begriffe auswählen
Um einen Begriff auszuwählen, der bereits in der Liste aufgeführt ist, kann der Benutzer per Mausklick den gewünschten Begriff in der Liste anwählen. Beim Betätigen des OK-Buttons wird der Begriff in das entsprechende Feld der Inventarisierungsmaske übernommen. Wählt der Benutzer den Begriff mit Doppelklick aus, schließt sich der Dialog direkt und der Begriff wird in der Maske angezeigt.

In Einfachauswahlfeldern kann pro Feld nur ein Begriff ausgewählt werden.

Falls der Umfang der Auswahlliste groß ist, kann über den Filter oberhalb der Liste gesucht werden. Der Filter ist nicht sensitiv für Groß- und Kleinschreibung oder für Wortanfang und -ende. Entweder bestätigt der Benutzer seine Anfrage mit Return oder klickt die Schaltfläche "OK" an. Danach werden ihm nur noch jene Begriffe aus der Auswahlliste angezeigt, die der Suchanfrage entsprechen. Durch erneute Eingabe kann die gefilterte Liste weiter gefiltert werden.

Dateieingabe_Auswahl_Dokumenttyp.png

Abb.: Auswahlliste des Einfachauswahlfeldes "Dokumenttyp"

Neue Einträge hinzufügen (nur wenn die Funktion freigeschaltet ist):
Neue Einträge können über den Button "Neues Element hinzufügen" in die Auswahlliste eingefügt werden. Am unteren Rand des Auswahllistenfensters erscheint eine Dialogbox, in der der Benutzer den neuen Begriff eintragen kann. Seine Eingabe bestätigt er entweder mit Return oder durch Anklicken des OK-Buttons. Das Fenster schließt sich, der Begriff wird in die Auswahlliste aufgenommen und direkt dem Dokument hinzugefügt.

eal_neuer_eintrag.png

Abb.: Begriff zur Auswahlliste "Dokumenttyp" hinzufügen

Begriffe der Auswahlliste in Einfachauswahlfeldern dürfen das Paragraphenzeichen "§" nicht beinhalten. Deshalb kann dieses Zeichen für neue Begriffe nicht eingegeben werden.

In Einfachauswahlfeldern kann der derzeitige Wert des Feldes über den Button "auswählen" mit der Auswahl eines Neuen überschrieben werden.

Bearbeiten von Begriffen (nur wenn Funktion freigeschaltet)
Begriffe der Auswahlliste können – sofern diese Funktion freigeschaltet ist – bearbeitet oder aus der Indexliste gelöscht werden. Der Benutzer wählt den zu ändernden oder zu löschenden Begriff in der Auswahlliste an und klickt auf den Button "Element bearbeiten". Es öffnet sich ein neues Dialogfenster "bearbeiten". Um den Eintrag zu bearbeiten, ändert der Benutzer diesen im Textfeld und klickt anschließend auf "OK". Das Fenster schließt sich und übernimmt den veränderten Eintrag ins Dokument. Um den ausgewählten Eintrag zu löschen, klickt der Nutzer auf "löschen". Hierbei wird der Eintrag ohne erneutes Nachfragen gelöscht und es erscheint eine entsprechende Meldung.

Es können nur solche Einträge gelöscht werden, die mit keinem Dokument in der Datenbank mehr verknüpft sind. Deswegen erscheint der Löschen-Button nur dann, wenn ein Löschen des Eintrags möglich ist. In der Spalte "Häufigkeit" wird angezeigt, wie oft der Begriff in der Datenbank zu diesem Dokumenttyp bereits verwendet wird. Steht dort eine "0" und ist dieser Begriff im aktuellen Dokument nicht ausgewählt, kann der Begriff gelöscht werden.

eal_eintrag_bearbeiten.png

Abb.: Bearbeiten eines Indexeintrags

Auswahlliste drucken

Um sich einen Überblick über die komplette Liste ausgegeben zu können, kann der Nutzer den button "Liste drucken" anwählen. Das System erstellt aus der Liste eine html-Datei und öffnet sie im Standardbrowser.

Einfachauswahlfelder mit Indexverknüpfung

Ab der Version 0.4.8 können Auswahllisten der Inventarisierungsebene direkt mit Analyseindices der Analysekomponente verbunden werden, so dass im Fenster der Auswahllistenfelder ein Analyseindex angezeigt und Indexeinträge aus diesem ausgewählt und in einem Eingabefeld der Inventarisierungsmaske gespeichert werden können. Dies ist bei der Dokumenttypdefinition festzulegen und ein so verwendeter Analyseindex ist IMMER für die gesamte FuD-Instanz freigegeben. Als Beispiel ist hier das Feld "Person in Index" im Dokumenttyp "Person" aufgeführt, welches mit dem freigegebenen Index "Personenindex (FuD-Instanz)" verknüpft ist.

Einfachauswahlliste mit Indexverknüpfung
Abb.: Einfachauswahlfeld mit Indexverknüpfung im Dokumenttyp "Person"

Wird der Button "auswählen" betätigt, erscheint eine Dialogbox mit einer Auswahlliste. Diese besteht aus Indexeinträgen des zugehörigen freigegebenen Index der Freien Analyse.

Dateieingabe_Person_Index.png
Abb.: Auswahlliste mit Indexeinträgen des Personenindex (FuD-Instanz)

Das Freitextfeld im unteren Teil der Dialogbox bietet hier lediglich eine Suchfunktion und dient nicht zur Eingabe neuer Einträge. Um nach einem Eintrag zu suchen, gibt der Nutzer in das leere Suchfeld einen Suchbegriff ein. Es gilt zu beachten, dass zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Bereits während der Eingabe wird das entsprechende Suchergebnis im Auswahlfenster gelb markiert. Per Klick kann man den gewünschten Eintrag auswählen und mit dem Button "OK" in das Feld der Inventarisierungsumgebung speichern.

Zu beachten ist, dass mit dem Klick auf den "OK"-Button das Dokument automatisch gespeichert wird. Alle davor gemachten Änderungen werden dann ebenso mitgespeichert.

Indexeinträge hinzufügen (falls Funktion freigeschaltet)
Möchte der Nutzer einen neuen Indexeintrag hinzufügen, klickt er im unteren Bereich der Dialogbox auf "Indexeintrag hinzufügen". Nun öffnet sich ein neues Fenster, dass zum großen Teil identisch ist mit dem Fenster zum Hinzufügen von neuen Indexeinträgen der Analyseumgebung. Auf welchen Index sich die jeweilige Auswahlliste bezieht, kann der Nutzer im oberen Bereich dieses Fensters erkennen. Nun kann er die Bezeichnung des Indexeintrags, ggf. ein Alternativbegriff eingegeben und die Farbe des Eintrags bestimmt werden (Farbliche Änderungen haben nur Auswirkungen auf die Darstellung in der Analyse. In der Inventarisierungsumgebung wird keine geänderte Farbdarstellung dargestellt). Das Feld "Beschreibung" dient der näheren Erläuterung des Indexeintrags. Man kann hier weitere Informationen zum Eintrag hinterlegen.

Der neue Indexeintrag wird nach Bestätigung des Hinzufügen-Buttons in die Auswahlliste und somit in den Index übernommen. Auf diese Weise können nur Indexeinträge der obersten Ebene erstellt werden.

Neuer_Indexeintrag_Auswahlliste.png
Abb.: Hinzufügen eines neuen Indexeintrages. Hier im Personenindex (FuD-Instanz)

Mit Hilfe dieses Feldtyps können auch hierarchisch gegliederte Auswahllisten erstellt und in die Eingabemaske übernommen werden. Wenn ein neuer Indexeintrag einem bereits bestehenden Eintrag untergeordnet, also auf einer unteren Ebene eingefügt werden soll, so muss in der Auswahlliste der Eintrag ausgewählt werden, dem der neue untergeordnet werden soll. Mit rechtem Mausklick öffnet sich das Pop-up-Menü des Indexeintrags. Der Nutzer muss nun den Menüpunkt "Hinzufügen" auswählen, so dass sich das Dialogfenster öffnet. Hier werden die übergeordneten Einträge mit # getrennt im Dialogfenster unterhalb des Indexnamens aufgelistet.

Dateneingabe_Hinzufuegen_Person.png
Abb.: Pop-up-Menü des Indexeintrags

Auf diese Weise können Indexeinträge auch geändert oder gelöscht werden. Indexeinträge können allerdings nur gelöscht werden, wenn sie nicht anderweitig verwendet werden. Falls dies der Fall sein sollte, wird der Benutzer durch ein Dialogfenster darauf aufmerksam gemacht.

Diese Indizes sind grundsätzlich für alle Nutzer freigegeben. Um einen solchen Index zu öffnen, muss also in der Analyseumgebung im Fenster "Analyseindex öffnen" die Freigabeeinstellung "Alle" gewählt werden. Nun erscheinen im Auswahlfenster sämtliche Indizes, die für alle Nutzer der Instanz freigegeben wurden. Die Indizes, die mit einer Auswahlliste verknüpft sind, sind in der Demoversion mit dem Zusatz (FuD Instanz) gekennzeichnet. Wie diese in der projektspezifischen FuD-Instanz lauten, bleibt dem Projekt überlassen.

Abhängige Auswahllisten

Eine spezielle Form der Auswahllisten bei Einfachauswahlfeldern stellen sogenannte "abhängige Auswahllisten" dar, die im Dokumenttyp definiert sein müssen. Je nach Auswahl in einer vorherigen Auswahlliste werden in den folgenden abhängigen Listen andere Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Die Felder, denen abhängige Auswahllisten zugrunde liegen, sind mit dem Symbol ↑ hinter der Feldbezeichnung gekennzeichnet, welches im Allgemeinen auf das vorhergehende Feld verweist.

Wählt der Benutzer z. B. im Standarddokumenttyp in der Auswahlliste des Feldes "Nachweisart" eine Möglichkeit an, werden ihm in der abhängigen Auswahlliste des darunterliegenden Feldes "Aufbewahrungsort" nur solche Orte zur Auswahl gestellt, die für diese Nachweisart möglich sind bzw. hinterlegt wurden.

Abhaengige_Listen_1.png

Abb.: Einfachauswahlfeld: Abhängige Auswahlliste

Da hier unter "Nachweisart" der Eintrag "Archivalie" gewählt wurde, werden unter "Aufbewahrungsort" nur noch solche Einträge angezeigt, die sich auf den Eintrag "Archivalie" beziehen können (z. B. "Archiv Henri Meister").

Mehrfachauswahlfelder

Hier erscheint beim Betätigen des Hinzufügen-Buttons eine Dialogbox mit einer entsprechenden Auswahlliste. Auch hier kann der Nutzer entweder aus den in der Auswahlliste angeführten Einträgen einen Begriff auswählen oder neue Einträge in die Auswahlliste einfügen.

Nach dem Betätigen des Übernehmen-Buttons wird der neue Eintrag in die Auswahlliste aufgenommen und in das entsprechende Feld der Inventarisierungsmaske eingetragen. Dabei ist zu beachten, dass nur solche Einträge in die Auswahlliste aufgenommen werden können, die noch nicht vorhanden sind. Gleichlautende Begriffe können nicht zweimal in eine Auswahlliste eingetragen werden.

Dateneingabe_Mehrfachauswahl_Verschlagwortung.png

Abb.: Mehrfachauswahlfeld in der Maske "Verschlagwortung" im Standarddokumenttyp

Bei diesen Auswahlfeldern ist es möglich, pro Feld mehrere Begriffe auszuwählen. Hierzu wiederholt der Nutzer den Auswahlvorgang so oft wie gewünscht. Die Begriffe werden im Maskenfeld des Eingabeformulars mit einem # als Trennzeichen dargestellt.

Begriffe der Auswahlliste in Mehrfachauswahlfeldern dürfen die Zeichen § und # nicht beinhalten. Deshalb können diese Zeichen für neue Begriffe nicht eingegeben werden.

Neue Einträge hinzufügen (nur wenn die Funktion freigeschaltet ist):
Neue Einträge können in die Auswahlliste eingefügt werden, indem ein noch nicht in der Liste vorhandender Begriff im Freitextfeld der Auswahlbox unterhalb der angezeigten Auswahlliste eingetragen und der OK-Button angewählt wird. Daraufhin erscheint folgende Dialogbox:

dialog_neuer_eintrag.png

*Abb.: Begriff zu Mehrfachauswahlliste hinzufügen

Ein Begriff kann mit Hilfe des Buttons "entfernen" aus der Auswahlliste eines Mehrfachauswahlfeldes gelöscht werden. Es öffnet sich ein Fenster, aus dem man den gewünschten Begriff auswählen und mittels OK-Buttons aus dem Feld entfernen kann.

Zum Bearbeiten von Begriffen der Auswahlliste geht der Benutzer wie bei den Einfachauswahlfeldern vor. Auch hier ist zu beachten, dass Begriffe nur dann bearbeitet werden können, wenn die Bearbeitungsfunktion freigeschaltet ist.

Es besteht die Möglichkeit, Einträge von Mehrfachauswahlfeldern zu kopieren und in das gleiche Mehrfachauswahlfeld in einem anderen Dokument einzufügen. Dies erleichtert den Eingabevorgang insbesondere dann, wenn viele Begriffe aus der Indexliste eingegeben wurden.

In der Indexliste des Mehrfachauswahlfelds, in das die kopierten Einträge eingefügt werden sollen, müssen die gleichen Begriffe gelistet sein wie im Ursprungsfeld. Ist dies nicht der Fall, können die Einträge nicht kopiert werden.

Um einen Eintrag zu kopieren, wird mit einem Rechtsklick auf den jeweiligen Eintrag ein Pop-up-Menü geöffnet. In diesem Menü wählt der Benutzer den Punkt "Kopieren". Möchte er den Eintrag nun in ein anderes Mehrfachauswahlfeld einfügen, öffnet er das Pop-up-Menü erneut mit einem Rechtsklick und wählt "Ersetzen" aus.

Es ist zu beachten, dass bereits vorhandene Einträge ersetzt werden.

Es können nur solche Einträge gelöscht werden, die mit keinem weiteren Dokument verknüpft sind. Der Löschen-Button erscheint nur dann, wenn ein Löschen des Eintrags möglich ist.

Werden so viele Begriffe ausgewählt, dass sich die Aufzählung über mehrere Zeilen erstreckt, können u.U. die Buttons am unteren Ende der Inventarisierungsmaske verschwinden. Um sie wieder sichtbar zu machen, kann der Nutzer den Speichern-Button in der Symbolleiste anklicken oder den Reiter der Inventarisierungsmaske wechseln. Dadurch wird die Maske neu berechnet und die Buttons wieder sichtbar.

Mehrfachauswahlfelder mit Indexverknüpfung

Wie bei den Einfachauswahlfeldern gibt es auch hier solche Felder mit Verknüpfung zu einem Analyseindex (vgl. Einfachauswahlfenster mit Indexverknüpfung). Als Beispiel für Mehrfachauswahlfelder mit Indexverknüpfung ist hier das Feld "Ort" im Standarddokumenttyp aufgeführt.

Im Gegensatz zu den Einfachauswahlfeldern mit Indexverknüpfung können hier mehrere Begriffe pro Feld ausgewählt werden. Hierzu klickt der Nutzer nach der Auswahl des gewünschten Begriffs auf "Übernehmen", wodurch das Auswahlfenster geöffnet bleibt. Durch einen Klick auf "OK" wird der gewählte Begriff übernommen und das Fenster geschlossen. Die Begriffe werden im Maskenfeld des Eingabeformulars mit einem # als Trennzeichen dargestellt.

Mehrfachauswahlfeld mit Indexverknüpfung
Abb.: Mehrfachauswahlfeld mit Indexverknüpfung

Wird der Button "hinzufügen" betätigt, erscheint eine Dialogbox mit einer Auswahlliste. Diese besteht aus Indexeinträgen eines freigegebenen und mit diesem Feld verknüpften Index der Freien Analyse (in diesem Fall der Raumindex (FuD-Instanz)).

Dateneingabe_Mehrfachauswahl_Indexverknuepfung.png
Abb.: Auswahlliste mit Indexeinträgen des Raumindex (FuD-Instanz)

Das Freitextfeld im unteren Teil der Dialogbox bietet hier lediglich eine Suchfunktion und dient nicht zur Eingabe neuer Einträge. Um nach einem Eintrag zu suchen, gibt der Nutzer in das leere Suchfeld einen Suchbegriff ein. Es gilt zu beachten, dass zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Bereits während der Eingabe wird das entsprechende Suchergebnis im Auswahlfenster gelb markiert. Per Klick kann man den gewünschten Eintrag auswählen und mit dem Button "OK" in das Feld der Inventarisierungsumgebung speichern.

Zu beachten ist, dass mit dem Klick auf den "OK"-Button das Dokument automatisch gespeichert wird. Alle davor gemachten Änderungen werden dann ebenso mitgespeichert.

Indexeinträge hinzufügen (falls Funktion freigeschaltet)
Möchte der Nutzer einen neuen Indexeintrag hinzufügen, klickt er im unteren Bereich der Dialogbox auf "Indexeintrag hinzufügen". Nun öffnet sich ein neues Fenster, dass zum großen Teil identisch ist mit dem Fenster zum Hinzufügen von neuen Indexeinträgen der Analyseumgebung. Auf welchen Index sich die jeweilige Auswahlliste bezieht, kann der Nutzer im oberen Bereich dieses Fensters erkennen. Nun kann er die Bezeichnung des Indexeintrags, ggf. ein Alternativbegriff eingegeben und die Farbe des Eintrags bestimmt werden (Farbliche Änderungen haben nur Auswirkungen auf die Darstellung in der Analyse. In der Inventarisierungsumgebung wird keine geänderte Farbdarstellung dargestellt). Das Feld "Beschreibung" dient der näheren Erläuterung des Indexeintrags. Man kann hier weitere Informationen zum Eintrag hinterlegen.

Der neue Indexeintrag wird nach Bestätigung des Hinzufügen-Buttons in die Auswahlliste und somit in den Index übernommen. Auf diese Weise können nur Indexeinträge der obersten Ebene erstellt werden. Auf welchen Index sich die jeweilige Auswahlliste bezieht, kann der Nutzer im oberen Bereich dieses Fensters erkennen.

Dateneingabe_Mehrfachauswahl_Indexeintrag.png
Abb.: Hinzufügen eines neuen Indexeintrages. Hier im Analyseindex: Raumindex (FuD-Instanz)

Wenn ein neuer Indexeintrag einem bereits bestehenden Eintrag untergeordnet, also auf einer unteren Ebene eingefügt werden soll, so muss in der Auswahlliste der Eintrag ausgewählt werden, dem der neue untergeordnet werden soll. Mit rechtem Mausklick öffnet sich das Pop-up-Menü des Indexeintrags. Der Nutzer muss nun den Menüpunkt "Hinzufügen" auswählen, so dass sich das Dialogfenster öffnet. Hier werden die übergeordneten Einträge mit # getrennt unterhalb des Indexnamens aufgelistet.

Dateneingabe_Mehrfachauswahl_Hinzufuegen.png
Abb.: Pop-up-Menü des Indexeintrags

Auf diese Weise können Indexeinträge auch geändert oder gelöscht werden. Indexeinträge können allerdings nur gelöscht werden, wenn sie nicht anderweitig verwendet werden. Falls dies der Fall sein sollte, wird der Benutzer durch ein Dialogfenster darauf aufmerksam gemacht.

Diese Indizes sind grundsätzlich für alle Nutzer freigegeben. Um einen solchen Index zu öffnen, muss also in der Analyseumgebung im Fenster "Analyseindex öffnen" die Freigabeeinstellung "Alle" gewählt werden. Nun erscheinen im Auswahlfenster sämtliche Indizes, die für alle Nutzer der Instanz freigegeben wurden. Die Indizes, die mit einer Auswahlliste verknüpft sind, sind in der Demoversion mit dem Zusatz (FuD Instanz) gekennzeichnet. Wie diese in der projektspezifischen FuD-Instanz lauten, bleibt dem Projekt überlassen.

Sortieren von ausgewählten Indexeinträgen
In der Inventarisierungsmaske kann die Reihenfolge der ausgewählten Einträge verändert werden. Dazu klickt man auf den Button "sortieren". Im sich öffnenden Fenster kann nun ein Eintrag markiert und mit den Pfeilschaltflächen nach oben oder unten verschoben werden. Mit "OK" werden die Änderungen gespeichert, mit "abbrechen" gelangt man ohne Änderung zur Inventarisierungsmaske zurück.

sortieren_fenster.png
Abb.: Sortieren-Fenster

Linkfelder (extern/intern/Zotero)

In FuD gibt es spezielle Felder, in die Links eingetragen und über einen Button auch direkt geöffnet werden können. Es wird zwischen externen und internen Verlinkungen unterschieden.

Externe Links

Hier können Linkadressen zu externen Online-Dokumenten und Internetseiten eingefügt werden (z. B. Link zur Online-Fassung des hinterlegten Dokuments oder GND-Datensatz einer Person). Der Link kann mittels der Funktion "Copy-and-paste" aus der Adresszeile des Browsers kopiert (Tastenkürzel Strg-C) und anschließend in das Linkfeld eingefügt werden (Strg-V). Sobald in diesem Feld ein Link hinterlegt wird, erscheint nach dem Speichern hinter dem Feld ein Button, über den die entsprechende Internetseite im Standardbrowser des Rechners geöffnet werden kann.

Externer Link

Abb. Beispiel eines externen Linkfeldes in der Registerkarte "Nachweis" im Standarddokumenttyp

Externer Link - Personendokument

Abb. Beispiel eines externen Linkfeldes im Personendokument

Wir empfehlen hier feste, unveränderbare und permanente URL-Adressen (sogenannte URNs) einzutragen, da nur diese Adressen eine langfristige Erreichbarkeit der Dokumente garantieren.

In der MacOS-Version des FuD-Clients muss zwingend "http://" vor die URL des externen Links geschrieben werden.

Zotero-Links

Hier können nach dem gleichen Prinzip wie im Texteditor Zoterolinks aus der angeschlossenen Gruppenbibliographie in das Feld eingefügt werden. Um den Vorgang zu starten, klickt der Benutzer auf "auswählen". Alles weitere wird hier erläutert. Allerdings kann hier immer nur ein Literaturtitel eingefügt werden. Im entsprechenden Feld der Maske wird nun der Kurztitel angezeigt.

Nachweis Zotero

Abb.: Beispiel eines Zotero-Linkfeldes in der Registerkarte "Nachweis"

Um einen Zoterolink zu verändern, klickt der Benutzer wiederum auf "auswählen". Um den Eintrag zu löschen, wählt der Benutzer "entfernen".

Interne Links

Mit Hilfe dieser Felder können im System existierende Datensätze innerhalb von FuD miteinander verknüpft werden. So können Beziehungen zwischen einzelnen Datensätzen hergestellt werden: z. B. zwischen einer Person und einem Schriftstück, wenn die Person der Autor des Schriftstückes ist; z. B. zwischen zwei Personen, wenn diese verwandt sind etc.

Klickt der Benutzer hinter dem jeweiligen Feld auf "auswählen", öffnet sich eine Liste, in der ausgewählt werden kann, zu welchem Dokumenttyp verlinkt werden soll. Bestimmte Linkfelder bei bestimmten Dokumenttypen haben nur eine eingeschränkte Dokumenttypen-Liste, bzw. nur einen Dokumenttypen, mit dem sie verlinkt werden können (so können Personen im Feld "Beziehung zu Person" unter der Registerkarte "Beziehungen" nur mit einer weiteren Person verknüpft werden).

Dateneingabe - Interner Link

Abb.: Anlegen eines internen Links - Auswahl des Dokumenttyps

Nachdem der Dokumenttyp ausgewählt wurde, werden die entsprechenden Dokumente im Öffnen-Dialog angezeigt. Um einen Datensatz auszuwählen, klickt der Nutzer im Öffnen-Dialog den gewünschten Eintrag an und klickt anschließend auf "auswählen" (Bei größeren Dokumentlisten kann die Filterfunktion verwendet werden, um das gewünschte Dokument zu finden).
Im Anschluss wird im Linkfeld automatisch der Link zum ausgewählten Datensatz eingetragen. Nach dem Speichern erscheint hinter dem Feld ein Button, der es dem Nutzer ermöglicht, dem Link direkt zu folgen. Klickt der Benutzer auf diesen Button, wird der verlinkte Datensatz in FuD geöffnet.

Möchte der Benutzer wieder zum Ursprungsdokument zurückkehren, kann er entweder das geöffnete Dokument schließen (über die Schließen-Funktion des Fensters) oder klickt auf den Button "zurück" am unteren Ende der Erfassungsmaske.

Soll eine interne Verlinkung entfernt und somit die Verknüpfung der beiden Datensätze aufgehoben werden, kann der Benutzer mittels "entfernen" die interne Verlinkung löschen.

Wiederholbare Erfassungselemente

Hierbei handelt es sich um Unterformulare in bestimmten Registerkarten. Mit Hilfe dieser Formulare können beliebig viele Informationsblöcke des gleichen Typs (z. B. Ereignisse im Personendokumenttyp oder Literaturnachweise im Standarddokumenttyp) in der Maske hinzugefügt werden. Wiederholbare Erfassungselemente können erst zu einem Dokument hinzugefügt werden, wenn das Dokument einmal abgespeichert wurde. An der jeweiligen Position in der Eingabemaske erscheint deshalb ein entsprechender Hinweis.

Dateneingabe_Wiederholbare.png

Abb.: Vor Abspeichern eines neuen Dokuments – Hinweistext

Sobald das Dokument gespeichert wurde, erscheint an der Position in der Eingabemaske ein Hinzufügen-Button. Mittels Klick auf diesen Button erscheinen nun die Eingabefelder für den jeweiligen Informationsblock und es können Detailangaben gemacht werden.

Dateneingabe_Wiederholbare

Abb.: Nachdem das Dokument gespeichert wurde – Hinzufügen möglich

Die Eingabe der Informationen wird mittels Klick auf "speichern" bestätigt. Der Vorgang kann nun beliebig oft wiederholt werden, so dass die jeweilige Registerkarte oder der Maskenabschnitt mit Informationsblöcken angefüllt wird. Sollen mehrere Blöcke mit den gleichen Daten in einem oder mehreren Feldern erzeugt werden, kann man die Übernahmefunktion nutzen.

wee_ansicht_gespeicherte_maske

Abb.: Ansicht einer gespeicherten Maske

Alle eingegebenen Daten werden nacheinander mit Mittelpunkt voneinander getrennt dargestellt. Unter dem Informationsfenster befinden sich - je nach den ausgefüllten Feldern in der Maske - verschiedene Buttons.

Immer stehen dem Nutzer die Buttons "bearbeiten" und "löschen " zur Verfügung, um die Daten zu verändern oder den gesamten Eintrag des wiederholbaren Feldes zu löschen. Die Änderungen werden mit einem Klick auf den Button "speichern" in die Datenbank übernommen. Hierbei gilt zu beachten, dass einmal gemachte Änderungen nicht mehr rückgängig gemacht werden können.

Sind interne Dokumentlinks, Weblinks oder Zoterolinks in den wiederholbaren Feldern hinterlegt, erscheinen nach Speicherung des wiederholbaren Feldes weitere Buttons, mit denen man die entsprechenden Links oder Dokumente öffnen kann.

Die einzelnen Informationsblöcke können vom Nutzer selber nicht gelöscht werden. Eine Änderung und Überschreibung der Daten mit neuem oder leeren Inhalt ist aber möglich.

Wiederholbare Erfassungselemente können nicht mit Hilfe der Multiple Edit Funktion geändert werden.

Virtuelle Tastatur in wiederholbaren Erfassungselementen
In wiederholbaren Masken ist es möglich, die Virtuelle Tastatur aufzurufen, um in den Freitextfeldern entsprechende Angaben machen zu können. Hierzu findet der Benutzer am unteren Ende jeder wiederholbaren Maske einen entsprechenden Button.

Virtuelle Tastatur in wdhb. Feldern
Abb.: Button "Virtuelle Tastatur"

Um die virtuelle Tastatur zu nutzen, muss der Benutzer zunächst das Freitextfeld auswählen, in das die Eingabe gemacht werden soll. Er klickt also in das jeweilige Feld und anschließend auf den Button der virtuellen Tastatur. Diese öffnet sich in einem neuen Fenster und es kann mit der Eingabe begonnen werden (vgl. Texteingabe über den Texteditor). Wenn nun eine Eingabe in einem weiteren Feld gemacht werden soll, muss die virtuelle Tastatur wieder geschlossen und der eben beschriebene Vorgang wiederholt werden.

Die virtuelle Tastatur funktioniert lediglich in Freitextfeldern.

Texteditor/Volltextfelder

Der Texteditor bzw. Volltextfelder dienen der Erfassung des Dokumentinhalts. Der Nutzer kann entweder das gesamte Dokument oder Auszüge davon eingeben, formatieren und bearbeiten.

Texteditor_allgemein_blanko.png

Abb.: Registerkarte "Text"

Zum Formatieren des Textes markiert der Nutzer zunächst die gewünschte Passage im Text. Er kann im Texteditor mithilfe der Bildlaufleiste (Scrollbar) an der rechten Seite durch den Text scrollen. Mit dem Shortcut STRG-Pos1 der Tastatur gelangt er an den Anfang des Dokuments, mit STRG-Ende an das Ende des Dokuments.

Anschließend wählt er mittels Klick auf einen der Buttons über dem Text die gewünschte Funktion aus. Es stehen folgende Funktionen zur Textbearbeitung zur Verfügung:

Eine Übersicht über die Schaltflächen ab Client-Version 2.0 finden Sie hier.

  • kursiv1.png Kursiv
  • fett1.png Fett
  • durchgestrichen1.png Durchgestrichen
  • unterstrichen1.png Unterstrichen
  • link1.png Link einfügen
  • anker1.png Anker setzen
  • formatierung_loeschen1.png Formatierung aufheben
  • Button_Formatierung_Suche.png Suche - Erläuterungen vgl. hier
  • Button_Absatz_einfuegen.png Absatz einfügen
  • BG1.png Hintergrundfarbe
  • FG1.png Schriftfarbe
  • tiefgestellt1.png Tiefgestellt
  • normalgestellt.png Zurücksetzen der Tief-/Hochstellung
  • hochgestellt1.png Hochgestellt
  • linksbuendig.png Linksbündig
  • blocksatz.png Zentriert
  • rechtsbuendig.png Rechtsbündig
  • tabelle_einfuegen1.png Tabelle einfügen
  • tabelle_konfigurieren1.png Tabellenkonfiguration
  • spaltenbreite_festlegen1.png Spaltenbreite festlegen
  • Schriftgroesse.png Schriftgröße
  • Zeichensatz.png Schriftart
  • Texteditor_Formatvorlage_2.png Formatierungsvorlagen (z. B. für Überschriften)
  • Button_Timestamp.png Informationen über den Bearbeiter, Zeit und Datum der Bearbeitung einfügen
  • virtual_keyboard.png Virtuelle Tastatur
  • Zotero_Button.png Literatur aus Zotero-Bibliographie einfügen
  • Link_Button_1.png Link zu einem FuD-Dokument einfügen
  • weitere_funktionen1.png Weitere Funktionen

    • Rahmengröße
    • Rahmenart
    • Linker Einzug (erste Zeile)
    • Linker Einzug (hängend)
    • Rechter Einzug
    • Abstand nach Zeile
    • Tabulatoren
    • Hintergrundmuster
    • Vordergrundmuster

Im Unterschied zu Textverarbeitungsprogrammen wie MS Word bewirkt Return (Eingabetaste) einen Zeilenumbruch, ohne dass dabei ein neuer Absatz erzeugt wird. Um Absätze zu erzeugen, markiert der Nutzer den entsprechenden Textbereich und wählt unter Formatvorlagen Paragraph aus.

Fügt man in FuD Text über den Menüpunkt "Einfügen (nur Text)" ein, werden in Word gesetzte Trennstriche ebenfalls kopiert. Um dies zu verhindern kann der Nutzer vorher die Silbentrennung in Word ausschalten oder den Text formatiert in FuD einfügen und dann die Formatierung über die entsprechende Schaltfläche löschen.

 

Erläuterungen

Links einfügen
Der Benutzer hat die Möglichkeit Links im Text einzufügen. Dies können z. B. Links zu Webseiten, also externe Links sein. Um einen externen Link einzufügen, markiert der Benutzer die entsprechende Textstelle, klickt im Anschluss auf den Button Button_Link_einfuegen.png ("Link einfügen") und trägt in das sich öffnende Fenster die URL ein. Der Link kann mittels "Copy-and-paste" aus der Adresszeile des Browsers kopiert (Tastenkürzel Strg-C) und anschließend in das Linkfeld eingefügt werden (Strg-V). Bestätigt der Nutzer seine Eingabe nun mit "OK", wird der Text, dem ein Link zugeordnet wurde, blau unterstrichen dargestellt. Um nun dem Link zu folgen, klickt der User bei gleichzeitigem Drücken der Strg-Taste auf die entsprechende Textstelle. Es erscheint eine Infobox, in der der Link noch einmal angezeigt wird. Klickt der Benutzer nun auf "OK", öffnet sich der Link im Standardbrowser des Computers.

Link zu einem FuD-Dokument einfügen (vgl. Interne Links einfügen)
Der Benutzer kann im Text ein bereits in der Datenbank eingegebenes Dokument verlinken und ggf. auf einen darin befindlichen Anker. Hierzu kann er eine Textstelle markieren und anschließend auf den Button mit dem FuD-Symbol klicken Link_Button_1.png. Nun öffnet sich eine Liste mit einer Auswahl der Dokumenttypen. Der Benutzer wählt den gewünschten Dokumenttyp an und im Anschluss werden ihm sämtliche Dokumente dieses Typs im Öffnen-Dialog angezeigt. Nachdem er hier das entsprechende Dokument markiert und auf "Öffnen" (oder Doppelklick) geklickt hat, wird das Ausgangsdokument angezeigt, die zuvor markierte Textstelle ist noch orange markiert und es ist ein kleines Fenster oben links geöffnet. In diesem Fenster werden die Anker, die im zu verlinkenden Dokument vorhandenen sind, angezeigt und ein Anker kann ausgewählt werden. Soll auf keinen konkreten Anker verwiesen werden, so belässt der Nutzer das Fenster wie es ist und klickt auf "OK".

anker_auswahlfenster_dokumentlink_editor.png

Die zuvor markierte Textpassage ist nun als Link gekennzeichnet. Mittels Linksklick und der Taste "Strg"/"Ctrl" auf diese Textstelle, wird das verlinkte Dokument geöffnet. Wenn der Benutzer nun wieder zum Ursprungsdokument zurückkehren möchte, klickt er im unteren Bereich des verlinkten Dokumentes auf "zurück".

Falls der Benutzer keine Textstelle markiert haben sollte, welcher der Dokumentlink hinzugefügt werden soll, wird an der Position des Cursors die Dokument-ID und weitere Informationen des verlinkten Dokumentes eingefügt. Dieses Element stellt den Link zum Dokument dar.

Suche
Möchte der User den Text des Texteditors nach bestimmten Begriffen oder Wendungen durchsuchen oder diese durch andere Wörter ersetzen, klickt er auf den Button_Formatierung_Suche.png ("Suche"). Weiterhin kann ein Wort oder eine ganze Passage im Text durch eine andere ersetzt werden. Hierzu wird im freien Feld neben "Suche" zunächst der Begriff eingegeben, der ersetzt werden soll. Im freien Feld neben "Ersetzen" wird anschließend der Begriff eingegeben, der den gesuchten Begriff ersetzen soll. Unter „Richtung“ kann der Benutzer wählen, ob er die Suche vorwärts- oder rückwärtsgewandt durchführen möchte. Unter "Optionen" kann er einstellen, ob die Groß- und Kleinschreibung der eingegebenen Begriffe berücksichtigt werden soll, ob der Text von Anfang durchsucht und/oder komplett durchsucht werden soll. Möchte der Nutzer nun den gefundenen Begriff durch den neuen Begriff ersetzen, klickt er auf den Button "Ersetzen". Es erscheint keine gesonderte Meldung, dass der Vorgang ausgeführt wurde.

Suchfenster.png

Abb.: Suchfenster

Tabelle erstellen
Zum Erstellen einer Tabelle wählt der Benutzer den Button tabelle_einfuegen1.png ("Tabelle einfügen") an. Hierauf erscheint ein Fenster, in dem er die Anzahl der Zeilen und Spalten der Tabelle festlegen kann. Bestätigt er seine Angabe mit "OK", erscheint die Tabelle im Texteditor. Möchte der Benutzer die Tabelle im Anschluss verändern (z. B. weitere Zeilen oder Spalten hinzufügen oder löschen), klickt er die Tabelle an und wählt den Button tabelle_konfigurieren1.png ("Tabelle konfigurieren"). In einem separaten Fenster hat er nun die Möglichkeit, die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Der Benutzer kann weiterhin die Breite der Spalten manuell festlegen. Hierzu klickt er die Tabelle an und wählt den Button "Spaltenbreite festlegen". Im daraufhin erscheinenden Fenster kann der Benutzer die Spaltenbreite entweder für alle Spalten der Tabelle oder für die aktuell markierte Spalte einstellen. In die so erstellte Tabelle kann ein Text eingegeben werden, der auch formatiert werden kann. Tabellen können ebenfalls aus Word eingefügt werden. Hierbei gilt zu beachten, dass nur solche Formatierungen korrekt umgesetzt werden, die der Texteditor in FuD ebenfalls bietet. Formatierungen, die nicht umgesetzt werden können, werden aus dem kopierten Text herausgelöscht und somit nicht dargestellt.

Copy-and-paste-Funktion
Möchte der User aus einem Word-Dokument einen Text mittels Copy-and-paste in den Texteditor kopieren, ist folgendes zu beachten: Ein Absatz in Standardformatierung in Word wird nach FuD in der FuD-Standardformatierung (Zeichensatz: Helvetica, Schriftgröße: 12) kopiert. Hierbei ist es egal, welche die in Word eingestellte Formatvorlage ist. Wenn der Benutzer den Absatz aber ohne Absatzmarke kopiert, wird, wenn die Schriftart und der Schriftgrad in FuD angezeigt werden können, diese vom Texteditor in FuD übernommen. Wenn man nur ein Zeichen (z. B. ein Sonderzeichen) übernehmen will, ist der empfohlene Weg über die Windows-Zeichentabelle, da man hier ein Zeichen ohne Formatierungsinformation übernehmen kann. Textpassagen, die man mit nicht gewünschter Formatierung übernommen hat, kann man mit Hilfe des Buttons Button_Formatierung_aufheben.png ("Formatierung aufheben") wieder löschen

Virtuelle Tastatur
Wählt der Nutzer den Button mit dem Tastatursymbol virtual_keyboard.png an, öffnet sich ein neues Fenster, welches die virtuelle Tastatur beinhaltet. Diese virtuelle Tastatur ist einer realen Tastatur nachempfunden und weist die gängigsten Tasten auf. Sie gibt dem Benutzer die Möglichkeit, andere Alphabete für die Eingabe im Textfenster zu verwenden. Zur Auswahl stehen hier das lateinische Alphabet ("English"), mehrere Formen des griechischen Alphabets und Sanskrit. Die Auswahl des Alphabets ist in der unteren linken Ecke des Virtual Keyboards möglich. Klickt der Nutzer auf die Sprache, erscheint eine Auswahlliste mit den verschiedenen zur Verfügung stehenden Alphabeten. Sobald der Benutzer mit einfachem Linksklick das gewünschte Alphabet ausgewählt hat, erscheinen die einzelnen Buchstaben des Alphabets auf den Tasten des Virtual Keyboards.

Weitere Alphabete/Sonderzeichen können projektspezifisch konfiguriert werden.

Das Virtual Keyboard lässt sich auch über den Hauptmenüpunkt "Hilfe" öffnen.

virtual_keyboard_1.png

Abb.: Virtuelle Tastatur – Auswahlliste Alphabete

Die Texteingabe erfolgt entweder durch das Anklicken der Buchstaben auf der virtuellen Tastatur oder wie gewohnt über Eingabe auf der realen Tastatur des PCs. Bei Letzterem ist zu beachten, dass das Fenster des Virtual Keyboards bei der Texteingabe immer im Vordergrund der Anwendung sein muss.

In der unteren rechten Ecke hat der Nutzer per einfachem Mausklick auf "Switch into textarea" die Möglichkeit, in das Texteditorfenster zu wechseln und dieses im Vordergrund anzuzeigen.

Formatvorlagen
Möchte der Benutzer eine der voreingestellten Formatvorlagen (z. B. für eine Überschrift oder einen ganzen Absatz) benutzen, positioniert er den Cursor der Maus an die betreffende Stelle und wählt in der Auswahlliste hinter Texteditor_Formatvorlage_2.png die entsprechende Vorlage. Diese sind immer absatzbezogen, d. h. dass stets der gesamte Absatz, in dem sich der Cursor befindet, in diesem Stil formatiert wird.

Weitere Funktionen weitere_funktionen1.png

Um den Einzug der ersten Zeile eines Textes zu verändern, wählt der Benutzer unter weitere_funktionen1.png ("Weitere Funktionen") die Funktion "Linker Einzug 1" an. Dort kann er einen Wert aus der Liste auswählen, oder aber selbst eine Eingabe machen. Um den Einzug des folgenden fortlaufenden Textes ab der zweiten Zeile zu verändern, wählt er die Funktion "Linker Einzug 2" aus.

Mit "Abstand 1" kann der Zeilenabstand vor dem Text, mit "Abstand 2" der Abstand zwischen den Zeilen und mit "Abstand 3" der Abstand nach dem Text verändert werden.

Die Funktion "Tabulatoren" setzt Tabstopps in einem bestimmten Abstand. Dieser ist hier in Pixel angegeben und kann vom Benutzer durch manuelle Eingabe verändert werden.

Ein Hintergrundmuster wird nur dann angezeigt, wenn die Hintergrundfarbe Button_Hintergrundfarbe.png nicht weiß ist. Diese muss also vorher ggf. verändert werden, da sonst das voreingestellte weiße Muster auf weißem Grund nicht zu sehen ist. Das Hintergrundmuster wird in der Druckansicht nicht umgesetzt.

Zum Aufheben einer schon gemachten Textformatierung, markiert der Benutzer die gleiche Textpassage noch einmal und wählt den Button formatierung_loeschen1.png ("Formatierung aufheben") an.

Im Kontextmenü (Rechtsklick) des Texteditors stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Kontextmenue

 

Kontextmenü

Ausschneiden (nur Text): Der Text der markierten Passage wird ohne Formatierung ausgeschnitten und kann an anderer Stelle eingefügt werden.

Kopieren (nur Text): Der Text der markierten Passage wird ohne Formatierung kopiert und kann an anderer Stelle eingefügt werden.

Einfügen (nur Text): Eine zuvor kopierte oder ausgeschnittene Passage (auch aus anderen Anwendungen wie z. B. Word) wird ohne Formatierung eingefügt.

Ausschneiden: Die markierte Passage wird mit Formatierungsinformationen ausgeschnitten und kann an anderer Stelle eingefügt werden.

Kopieren: Die markierte Passage wird mit Formatierungsinformationen kopiert und kann an anderer Stelle eingefügt werden.

Einfügen: Eine zuvor kopierte oder ausgeschnittene Passage (auch aus anderen Anwendungen wie z. B. Word) wird mit möglichen Formatierungsinformationen eingefügt.

Wird eine Textpassage mit dem Shortcut Strg-C kopiert oder mit Strg-X ausgeschnitten und anschließend mit Strg-V eingefügt, werden sämtliche Formatierungen übernommen. Diese Funktion gleicht also den Funktionen "Ausschneiden" (Strg-X), "Kopieren" (Strg-C) und "Einfügen" (Strg-V) des Kontextmenüs. Um einen Text ohne Formatierungen einzufügen, wählt der Nutzer die Funktion "Einfügen (nur Text)" im Kontextmenü.

Suchen und Ersetzen: Wird diese Funktion im Kontextmenü angewählt, öffnet sich das Suchfenster (vgl. Suche).

Analysiere: Mittels dieser Funktion hat der Benutzer die Möglichkeit, das geöffnete Dokument direkt in die Analyseumgebung zu laden ("Switch-Funktion"). Bevor in die Analyseumgebung gewechselt wird, sollte das Dokument gespeichert werden, damit Änderungen, die ggf. durchgeführt wurden, vor dem Umgebungswechsel in der Datenbank gesichert werden.

Der Benutzer wählt im Kontextmenü den Menüpunkt "Analysiere" an. Daraufhin wird das aktuelle Dokument in die Analyseumgebung geladen.

Bereits in der Analyse annotierte Textpassagen sind durch eine graue Schriftfarbe markiert. Wird der Text in einem solchen Bereich geändert, muss der Nutzer entscheiden, ob die Textänderung zur Textpassage hinzugehört oder ob sie davon ausgeschlossen sein soll. Durch die Schriftfarbe wird für den Nutzer sofort ersichtlich, ob der korrigierte Text zur annotierten Textpassage hinzugefügt wird, dann erscheint er in grauer Schrift oder nicht, wenn die eingegebenen Zeichen in schwarzer Schrift erscheinen. Wenn der Nutzer innerhalb einer annotierten Textpassage Änderungen vornehmen will, sollte er den Kursor nicht an den Rand sondern hinter den ersten oder vor den letzten Buchstaben setzen und ggf. diesen einen Buchstaben nochmals eintippen, um sicherzustellen, dass die Textstelle (hellgraue Schrift) weiterhin korrekt positioniert ist.

Für den Wechsel von der Analyse in die Inventarisierung siehe hier.

Vom System ausgefüllte/vom Projekt vorgegebene Felder

Diese Felder können vom Benutzer nicht verändert werden. Sie werden entweder vom System ausgefüllt oder vom Projekt vorgegeben. Hierbei handelt es sich z. B. um Felder, die angeben, wann ein Dokument zuletzt geändert wurde oder wann das Dokument erstellt wurde.

Bearbeitungsstand.png

Anhänge

Mithilfe bestimmter Felder in den Registerkarten können dem Dokument Dateien angehängt werden (z. B. Registerkarte Digitalisate/Dateien im Standarddokumenttyp). Hierzu klickt der Benutzer auf den Button "Datei/Anhang auswählen" rechts neben dem Feld. Im Anschluss öffnet sich ein neues Fenster, in dem die entsprechende Datei auf dem Computer ausgewählt werden kann. Sobald dies geschehen ist, muss der Nutzer das Dokument einmal abspeichern, damit die Datei hochgeladen wird. Es können alle Dateitypen angehängt werden. Die Anhänge werden allerdings in der Suche nicht angezeigt.

Anhang

Dokument speichern

Um das neuangelegte Dokument mit sämtlichen Daten oder Änderungen in schon vorhandenen Dokumenten zu speichern, klickt der Benutzer auf den Speichern-Button am unteren Ende der Erfassungsmaske.

Bei der Neuanlage eines Dokuments sollte vor allem bei langsamen Internetverbindungen abgewartet werden, bis die Dokument-ID angezeigt wird und damit das Dokument angelegt wurde, da ein mehrmaliges Betätigen des Speicher-Buttons zu Anlage doppelter Datensätze führen kann.

Dokument-ID

Die Dokument-ID setzt sich zusammen aus dem Kürzel der Gruppe, dem das Dokument zugeordnet ist, dem Kürzel für den Dokumenttyp, und einer hexadezimalen fortlaufenden Zahl.

copy_of_DokumentID.jpg

Abb.: Beispiel einer Dokument-ID

Falls der Benutzer versucht, das Dokument zu schließen ohne vorher abgespeichert zu haben, erscheint ein Hinweis. Dieser macht den Benutzer darauf aufmerksam, dass er Änderungen am Dokument vorgenommen hat, die er noch nicht gespeichert hat. Nun hat er die Möglichkeit, diese Änderungen entweder zu speichern oder das Dokument zu verlassen ohne zu speichern.

Beim Verlassen des Dokuments ohne vorheriges Speichern gehen alle gemachten Änderungen verloren.

Nach dem Speichern und dem erneuten Öffnen des Dokuments erscheint unterhalb der Menüleiste die Informationszeile mit folgenden Angaben: Dokumentgruppe / Dokumenttyp, Dokument-ID sowie der Name des Nutzers, der das Dokument angelegt hat.

Der Benutzer hat ebenfalls die Möglichkeit, getätigte Änderungen im Dokument mit Hilfe des Disketten-Symbols abzuspeichern. Die Funktionen der anderen Schnellzugriff-Buttons entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Allgemeines zu FuD".

Dateneingabe_Diskette.png

Abb.: Symbol "Speichern"

Neues Dokument des gleichen Dokumenttyps anlegen

Wenn der Nutzer die Inventarisierungsdaten abgespeichert hat und das Dokument noch geöffnet ist, kann er das Symbol "Neues Dokument anlegen" wählen, um ein neues Dokument des gleichen Dokumenttyps anzulegen. Daraufhin öffnet sich die Erfassungsmaske eines neuen, leeren Dokuments des gleichen Dokumenttyps. Falls er das Dokument bereits geschlossen hat, öffnet sich die Auswahl der Dokumentgruppe.

Dateneingabe_Symbol_neues.png

Abb.: Symbol "Neues Dokument anlegen"

Übernahme von einzelnen Datensätzen

Hat der Nutzer die Inventarisierungsdaten abgespeichert und möchte ein weiteres Dokument des gleichen Dokumenttyps eingeben, so hat er zudem die Möglichkeit, bereits eingegebene Daten in die neue Erfassungsmaske zu übernehmen. Hierzu muss er die Kästchen hinter den Feldern anwählen, deren Inhalt für die Erfassung des neuen Dokuments übernommen werden soll. Daraufhin erscheint in den angewählten Kästchen eine Markierung.

Beim Anlegen eines neuen Dokuments des gleichen Dokumenttyps werden die Angaben aus den markierten Feldern in die neue Erfassungsmaske kopiert. Dadurch beschleunigt sich der Eingabeprozess, da identische Informationen für das neue Dokument übernommen werden können.

Daten übernehmen

Abb.: Übernahme ausgewählter Datensätze

Übernahme von Datensätzen in wiederholbaren Feldern

Beim Ausfüllen von wiederholbaren Feldern können ebenfalls bestimmte Daten übernommen werden. Setzt man ein Häkchen am Ende der gewünschten Zeile und speichert dann, werden beim Hinzufügen eines neuen wiederholbaren Feldes die entsprechenden Daten übernommen.

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