Dateneingabe im Dokumenttyp "Person"

Nachdem der Nutzer den Personendokumenttypen angewählt hat, öffnet sich ein leeres Dokument und es kann mit der Erfassung der personenbezogenen Daten begonnen werden.

FuD unterstützt eine standardisierte, instanzübergreifende und ereignisbezogene Form der Personendatenbeschreibung. So wird garantiert, dass Personendaten innerhalb der Projekte, wenn gewünscht, ausgetauscht werden können. Gleichzeitig kommen Tools, die für die personengesteuerte Analyse und Weiterverarbeitung von FuD implementiert werden, vielen Projekte zugute.

In diesem Kapitel des Handbuchs werden die folgenden Punkte beschrieben:

Erfassungsmaske

Die Erfassungsmaske des Personendokumenttyps ist in unterschiedliche Registerkarten unterteilt. Der Nutzer kann über die Karteireiter zwischen den Registerkarten hin und her wechseln. Die jeweils angewählte Registerkarte ist in der Menüleiste aktiv geschaltet, d. h. hellgrau unterlegt.

Die unterschiedlichen Registerkarten werden im Folgenden inhaltlich erläutert.

Registerkarte Allgemein

Bei der Neuanlage einer Person muss als erstes die Registerkarte "Allgemein" ausgefüllt werden. Auf dieser können erste Daten zu einer Person erfasst werden. Sie wird der erste Einstiegspunkt für den Personendatensatz sein und sollte dementsprechend einen schnellen Überblick geben, welche Person auf den folgenden Registerkarten beschrieben ist. In der Forschungsarbeit ist es gerade zu Beginn nicht immer möglich, eine in der Quelle gefundene Person direkt zu identifizieren. Von daher ist zur ersten Speicherung nur ein Feld obligatorisch.

Um einen Datensatz erfolgreich speichern zu können, muss in der Registerkarte lediglich das Feld "FuD Kategorie" ausgefüllt werden (mit einem "*" gekennzeichnete obligatorische Felder). Die Angabe eines Namens zur Speicherung des Datensatzes ist nicht verpflichtend, hilft aber dabei, die angegebene Person von anderen Personen zu unterscheiden. Empfohlen wird daher zumindest eine Kennzeichnung in die Namensspalte zu geben (z. B. "Person 1" aus Quelle XY), bei der Art des Namens ggf. "projektspezifisch" anzugeben, um so die Daten später wiederzufinden und nachbearbeiten zu können.

  • Erfassungssprache (Einfachauswahlfeld):
    Hier erfolgt die Angabe der Sprache des Datensatzes

Die Registerkarte besteht weiterhin aus drei (grau hinterlegten) Unterteilungen: Kategorisierung, Name und Allgemeine Bemerkungen. Diesen Unterkategorien sind Eingabefelder zugeordnet, die im Folgenden inhaltlich erklärt werden.

Personendok_neu.png

Abb.: Registerkarte "Allgemein"

Kategorisierung

  • Projektkategorie (Einfachauswahlfeld):
    Hier wird die erfasste Person einer vom Projekt festgelegten Kategorie zugeordnet, um so dem Projekt zu ermöglichen, Personengruppen bilden zu können. Die hier angegebene Auswahlliste wird idealerweise vor Erfassungsbeginn vom Projekt festgelegt. Die Liste ist zur Bearbeitung freigeschaltet und kann daher auch während der Eingabe korrigiert und erweitert werden.

  • FuD Kategorie (Einfachauswahlfeld, Obligatorisches Feld):
    Diese Auswahlliste wird von FuD vorgegeben und dient der allgemeinen Unterscheidung von Personendatensätzen über Projektgrenzen hinaus. Man kann hier zwischen Person, Institution/Organisation, Gruppe (informell), Gruppe (formell) unterscheiden und den Personendatensatz so näher bestimmen.

  • Geschlecht (Einfachauswahlfeld):
    Hier muss eine Angabe zum Geschlecht der Person gemacht werden. Im Deutschen gibt es standardmäßig folgende Auswahlmöglichkeiten: "weiblich", "männlich", "unbekannt" und "keine Angabe". Letzteres ist für Gruppen und Organisationen etc. zu verwenden.

  • Normdateieintrag (URN) (Linkfeld extern):
    In diesem Feld ein permanenter Link zu einem Normdateneintrag hinterlegt werden (z. B. GND oder VIAF), sofern ein solcher existiert.

  • Person in Index (Einfachauswahlfeld mit Indexverknüpfung):
    Hier kann direkt auf den Standard-Personenindex der Analyseumgebung zugegriffen werden. Dabei wird mittels "auswählen" das Auswahlfenster aufgerufen, in dem die Indexeinträge des Personenindex (FuD-Instanz) gelistet sind. Falls nun die Person im Index bereits existiert, kann sie im Fenster direkt ausgewählt werden. Falls sie nicht existiert und die Funktion freigeschaltet ist, kann sie mittels "Indexeintrag hinzufügen" eingetragen werden. Das sich nun öffnende Fenster ist zum großen Teil identisch mit dem Fenster zum Hinzufügen von neuen Indexeinträgen der Analyseumgebung. Zu beachten ist hier, dass der so gefüllte Index direkt für alle Nutzer freigegeben ist. Um diesen Index zu öffnen, muss also in der Analyseumgebung im Fenster "Analyseindex öffnen" die Freigabeeinstellung "Alle" gewählt werden. Nun erscheint im Fenster der Index "Personenindex (FuD Instanz)", in dem die Person angelegt wurde.

Name

  • Art des Namens (Einfachauswahlfeld):
    Hier erfolgt die Angabe, ob die angegebene Namensvariante einem bestimmten Standard folgt (GND etc.) oder projektspezifisch ist. Dieses hilft später bei der Erstellung eines projektspezifischen Index, dem Austausch von Daten mit anderen Wissenschaftlern etc.

  • (Vor-) Name(n) (Eingabetextfeld):
    Vorname bzw. Name einer Person, falls dieser vorhanden ist. Für Gruppen wird in dieses Feld die Bezeichnung der Gruppe eingegeben.

  • Nachname (Eingabetextfeld):
    Nachname der Person, falls vorhanden.

  • Namenszusatz (Eingabetextfeld):
    In diesem Feld können Herrscherzusätze (z. B. "der Große", "III.", usw.), Namenszusätze (z. B. "von", "van", usw.) oder Personenbeschreibungen, die zum Namen gehören (z. B. "der Jüngere", "der Ältere", usw.), eingetragen werden. Das Feld bezieht sich auf alle Bestandteile des Namens, die standardmäßig ohne Kommaabtrennung aufgelistet werden (z. B. „Bismarck, Otto von“ oder "Katharina die Große", usw.).

  • Titel/Bezeichnung (Eingabetextfeld):
    Hier können Herrscher- oder Adelstitel der Person (z. B. Kaiser, Herzog usw.) oder Bezeichnungen von Personen eingetragen werden, die aber kein Bestandteil des eigentlichen Namens sind oder normalerweise bei der Namensangabe mit Komma abgetrennt werden (z. B. "Witwe des Müllers", "Herzog von Brabant" usw.).

  • Verwendet seit / Verwendet bis (Eingabetextfeld):
    Da es Namensvarianten gibt, die erst ab bzw. bis zu einem bestimmten Zeitpunkt "gültig" bzw. belegt sind (z. B. Geburtsnamen bis Heirat, Herrschernamen, Beinamen etc.), hat der Benutzer mit Hilfe dieser die Möglichkeit, die gebräuchliche Namensvariante zu einem bestimmten Zeitpunkt bestimmen zu können. Hier können entweder nur Jahreszahlen, aber auch genaue Datierungen eingegeben werden. Das Format sollte immer JJJJ-MM-TT sein, wobei aber auch nur Jahreszahlen im Format JJJJ oder Jahreszahl und Monatsangaben (JJJJ-MM) gemacht werden können. Wenn nötig, kann hier auch Text eingetragen werden. Aus Sicht der Einheitlichkeit und der Weiterverarbeitung ist dies allerdings nicht zu empfehlen.

  • Bemerkungen (Eingabetextfeld):
    Hier können weitere Bemerkungen zur Namensvariante gemacht werden.

Allgemeine Bemerkungen

  • Allgemeine Bemerkungen zur Person (Eingabetextfeld):
    In diesem Freitextfeld können allgemeine Bemerkungen zur Person eingetragen werden.

Registerkarte "Namen"

In der Registerkarte "Namen" können beliebig viele Namensvarianten zu der Person angegeben werden (vgl. wiederholbare Erfassungselemente LINK).

Nachdem der Benutzer das Dokument erstmalig gespeichert hat und auf "Hinzufügen" klickt, öffnet sich eine neue Eingabemaske. Die Felder in dieser Maske entsprechen weitestgehend den Feldern, die in der Registerkarte "Allgemein" auszufüllen sind. Hinzu kommen hier die Felder "Quelle (FuD)" und "Literatur".

Personendok_Namen.png

Abb.: Zwei Namensvarianten für Benjamin Franklin

  • Quelle (FuD) (Linkfeld extern):
    Hier kann eine FuD-interne Quelle angegeben werden und so mit dem geöffneten Personendatensatz in Beziehung gesetzt werden.

  • Literatur (Eingabetextfeld):
    In diesem Feld können Nachweise aus Literatur zu dieser Namensvariante angegeben werden. Die hier erfasste Literatur wird als Kurztitel den anderen Nachweisfeldern zur Verfügung gestellt. Umgekehrt können hier gemachte Angaben in Nachweisfeldern vervollständigt werden.

Registerkarte Ereignisse

Alle Ereignisse, die eine Person betreffen, können in der Registerkarte "Ereignisse" eingetragen werden. Alle Lebensstationen, Tätigkeiten und Handlungen einer Person oder eine Person betreffend, werden hierbei jeweils als ein Ereignis aufgefasst. Dabei kann sich das Ereignis auf einen bestimmten Zeitpunkt oder auf einen bestimmten Zeitraum beziehen. Ebenso können hier Personen, die an dem Ereignis beteiligt waren, oder Orte, an denen sich das Ereignis zugetragen hat, eingetragen werden.

Grundsätzlich ist die Eingabe von Ereignissen nicht obligatorisch. Ereignisse müssen auch nicht chronologisch oder vollständig angelegt werden. Ereignisse können so eingegeben werden, wie sie in der Forschungsgenese vorkommen und für das Projekt wichtig sind. Bausteinartig setzt sich so das Bild über einen persönlichen Lebensweg zusammen.

Bei der Erfassung von Ereignissen handelt es sich wie bei der Erfassung von Namensvarianten um wiederholbare Erfassungselemente (LINK).

Personendok_Ereignisse.png

Abb.: Registerkarte für Ereignisse

Im Folgenden werden die Eingabefelder der Registerkarte für Ereignisse inhaltlich erklärt.

  • Kategorie (Obligatorisches Feld / Einfachauswahlfeld):
    Hier wird die Kategorie eingegeben, unter der das Ereignis einzuordnen ist. Für allgemeine Lebensstationen wird von FuD eine erste Auswahlliste angeboten ("Allgemeine Lebensdaten" und "Erwerbstätigkeit"). Auswahllisten können aber auch projektspezifisch erweitert werden.

  • Ereignis (Obligatorisches Feld / Einfachauswahlfeld / abhängige Auswahlliste):
    In diesem Feld wird die Bezeichnung des Ereignisses eingetragen. Es handelt sich hier um ein Einfachauswahlfeld, das von der vorherigen Kategorienliste abhängig ist. Neben allgemeinen, schon vordefinierten Ereignissen (z. B. Geburt, Tod, Krönung) können auch projektspezifische Ereignisse hinzugefügt werden.

  • Kurzbeschreibung (Eingabetextfeld):
    In dieses Freitextfeld kann eine kurze Beschreibung des Ereignisses bzw. eine Art Titel eingefügt werden. Im Gegensatz zu dem Bemerkungsfeld sollte die Beschreibung hier allerdings eher kurz gehalten werden.

  • Datum/Zeitraum (Start) (Eingabetextfeld):
    Dieses Feld enthält die Angabe, zu welchem Zeitpunkt oder ab welchem Zeitpunkt das beschriebene Ereignis stattgefunden hat. Hier können entweder nur Jahreszahlen, aber auch genaue Datierungen eingegeben werden. Empfohlen wird ein einheitliches Format (z. B. JJJJ-MM-TT oder nur Jahreszahlen im Format JJJJ). Wenn nötig, kann hier auch Text eingetragen werden. Aus Sicht der Einheitlichkeit und der Weiterverarbeitung ist dies allerdings nicht zu empfehlen.

  • Verifizierung (Einfachauswahlfeld):
    Angabe, wie sicher, bzw. wie genau das Datum ist (z. B. "belegt", "erschlossen" oder "wahrscheinlich").

  • Art des Datums (Einfachauswahlfeld):
    In diesem Feld wird das Format des Datums angegeben (z. B. Standard: JJJJ-MM-TT oder Julianisch JJJJ-MM-TT).

  • Alternatives Datum/Zeitraum (Ende) (Eingabetextfeld):
    Hier kann die Angabe erfolgen, zu welchem anderen Zeitpunkt oder bis zu welchem Zeitpunkt das beschriebene Ereignis stattgefunden haben könnte. Der Benutzer kann hier entweder ein alternatives Datum eintragen oder das Zeitraumende. Auch hier wird die standardisierte Datumseingabe empfohlen.

  • Verifizierung (Einfachauswahlfeld):
    Angabe, wie sicher, bzw. wie genau das Datum ist (z. B. "belegt", "erschlossen" oder "wahrscheinlich").

  • Art des Datums (Einfachauswahlfeld):
    In diesem Feld wird das Format des Datums angegeben (z. B. Standard: JJJJ-MM-TT oder Julianisch JJJJ-MM-TT).

  • Ort (Mehrfachauswahlfeld):
    Angabe, an welchem Ort das Ereignis stattgefunden hat. Es können mehrere Orte hinzugefügt werden.

  • Beteiligte(r) (Mehrfachauswahlfeld):
    Hier können Personen eingetragen werden, die am Ereignis direkt beteiligt waren. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Personen anzugeben.

  • Zusätzliches Kategorienschema und zusätzliche Information: (Einfachauswahlfeld / abhängige Auswahlliste): In diesem Feld können Informationen zum Ereignis eingetragen werden, die systematisch erfasst werden sollen (z. B. beim Ereignis "Tod" die Todesursache, bei der Ereigniskategorie Berufsausbildung oder -ausübung würde hier die Berufsbezeichnung stehen). Da es sich um eine systematische Erfassung handeln soll, werden beide Felder über Auswahllisten ausgefüllt, die allerdings bearbeitet bzw. ergänzt werden können. Auch diese Felder können projektspezifisch erweitert und gefüllt werden. Es kann eine zusätzliche Kategorie angegeben werden (z. B. "Berufsbezeichnung"), die für bestimmte Ereigniskategorien wichtig sind. Die zusätzliche Information wird im folgenden abhängigen Feld hinterlegt.

  • Nachweis (FuD) (Linkfeld intern):
    Hier kann eine interne Quelle angegeben werden und so mit dem geöffneten Personendatensatz in Beziehung gesetzt werden.

  • Literatur (Eingabetextfeld):
    In diesem Feld kann das Ereignis anhand von Literaturangaben nachgewiesen werden. Die hier erfasste Literatur wird als Kurztitel den anderen Nachweisfeldern zur Verfügung gestellt. Umgekehrt können hier gemachte Angaben in Nachweisfeldern vervollständigt werden.

Registerkarte Beziehungen

Über die Registerkarte des Reiters "Beziehungen" können Beziehungen mittels Verlinkungen zu anderen Personen in der Datenbank hergestellt, benannt und kategorisiert werden. Hierzu müssen die Personendatensätze, die mit der vorliegenden Person verknüpft werden sollen, bereits in der Datenbank existieren.

Bei der Erfassung von Beziehungen handelt es sich wie bei der Erfassung von Namensvarianten um wiederholbare Erfassungselemente.

Personendok_Beziehungen.png

Abb.: Registerkarte für Beziehungen

  • Link zu einer anderen Person (Linkfeld intern):
    Hier wird die Person aus der Datenbank ausgewählt, mit der eine Beziehung hergestellt werden soll. Die Person muss dafür in der FuD-Instanz vorhanden sein. Es können auch freigegebene Personen verlinkt werden.

  • Art der Beziehung (Mehrfachauswahlfeld):
    In diesem Feld kann die Art der Beziehung der Personen eingetragen werden (z. B. Freund, Vater, Mutter usw.).

Die Registerkarte besteht weiterhin aus drei (grau hinterlegten) Unterteilungen: Beginn, Ende und Literatur. Diesen Unterkategorien sind Eingabefelder zugeordnet, die im Folgenden inhaltlich erklärt werden.

Beginn

  • Datum (Eingabetextfeld):
    Dieses Feld enthält die Angabe, zu welchem Zeitpunkt oder ab welchem Zeitpunkt die beschriebene Beziehung begonnen hat. Eine standardisierte Datumserfassung wird dringend empfohlen.

  • Verifizierung (Einfachauswahlfeld):
    Angabe, wie sicher, bzw. wie genau das Datum ist (z. B. "belegt", "erschlossen" oder "wahrscheinlich").

  • Art des Datums (Einfachauswahlfeld):
    In diesem Feld wird das Format des Datums angegeben (z. B. Standard: JJJJ-MM-TT oder Julianisch JJJJ-MM-TT).

Ende

  • Datum (Eingabetextfeld):
    Dieses Feld enthält die Angabe, bis zu welchem Zeitpunkt die beschriebene Beziehung angedauert hat. Eine standardisierte Datumserfassung wird dringend empfohlen.

  • Verifizierung (Eingabetextfeld):
    Angabe, wie sicher, bzw. wie genau das Datum ist (z. B. "belegt", "erschlossen" oder "wahrscheinlich").

  • Art des Datums (Eingabetextfeld):
    In diesem Feld wird das Format des Datums angegeben (z. B. Standard: JJJJ-MM-TT oder Julianisch JJJJ-MM-TT).

Literatur

  • Nachweis (FuD) (Linkfeld intern):
    Hier kann ein interner Nachweis angegeben werden und so mit dem geöffneten Personendatensatz in Beziehung gesetzt werden.

  • Nachweis (Kurztitel) (Eingabetextfeld):
    In diesem Feld können Nachweise von außerhalb von FuD (Sekundärliteratur) o. ä. mit Kurztitel angegeben werden. Die hier erfasste Literatur wird als Kurztitel den anderen Nachweisfeldern zur Verfügung gestellt. Umgekehrt können hier gemachte Angaben in Nachweisfeldern vervollständigt werden.

  • Bibliographische Details (Eingabetextfeld):
    Hier können bibliographische Details zum aufgeführten Nachweis gemacht werden.

  • Bemerkungen (Eingabetextfeld):
    Hier können weitere Bemerkungen zur Beziehung gemacht werden.

Registerkarte Zusammenführen

Personeneinträge der Datenbank können über die Registerkarte "Zusammenführen" zusammengeführt werden, wenn es sich um die gleiche Person handelt.

Personendok_Zusammenfuehren.png

Abb.: Registerkarte zum Zusammenführen von Personen

  • Person (Linkfeld intern):
    Hier wird die Person aus der Datenbank ausgewählt, mit der die vorliegende zusammengeführt werden soll.

  • Art der Zusammenführung (Einfachauswahlfeld):
    In diesem Feld kann angegeben werden, ob es sich bei der Verlinkung um einen Hauptdatensatz oder einen Untereintrag handelt.

Registerkarte Literatur

In dieser Registerkarte kann der Nutzer Literaturangaben zur Person machen. Durch wiederholbare Erfassungselemente hat der Nutzer die Möglichkeit so viele Angaben wie gewünscht zu machen. Die hier erfasste Literatur wird als Kurztitel den anderen Nachweisfeldern zur Verfügung gestellt. Umgekehrt können hier gemachte Angaben in Nachweisfeldern vervollständigt werden.

Personendok_Literatur.png

Abb.: Registerkarte für Literaturnachweise

Die Registerkarte enthält folgende Felder:

  • Kurztitel (Einfachauswahlfeld):
    In diesem Feld kann der Nutzer einen Kurztitel des Werkes angeben.

  • Link zu Bibliothekskatalog (URN) (Linkfeld extern):
    Hier kann eine permanente Internetadresse zu einem externen Online-Dokument oder einer Internetseite eingegeben werden.

  • Seiten (Eingabetextfeld):
    Hier kann eine Seitenangabe gemacht werden.

  • Link zur Projektbibliografie (Linkfeld extern):
    In diesem Feld kann die URL zur Projekt-Bibliographie angegeben werden.

  • Bemerkungen (Eingabetextfeld):
    Hier können weitere Bemerkungen zu der Angabe gemacht werden, z. B. eine kurze Zusammenfassung etc.

Registerkarte "Kommentar"

Dieser Reiter dient der Erfassung von eigenen Kommentaren. Dem Nutzer steht hier ein Editorfeld zur Verfügung. Der Eintrag kann mittels "speichern" abgespeichert und mittels "drucken" ausgedruckt werden.

Personendok_Kommentar.png

Abb.: Registerkarte für Kommentare

Registerkarte "Text"

Hier kann ein Text zu einer Person verfasst werden, der z. B. später veröffentlicht werden soll. In dieser Registerkarte steht dem Benutzer ein Volltextfeld bzw. Texteditor zur Verfügung.

Personendok_Text.png

Abb.: Texteditor

Registerkarte "Anhang"

Mithilfe dieser Registerkarte können dem Personendatensatz Dateien angehängt werden (z. B. Fotos).

Personendok_Anhang.png

Abb. Registerkarte "Anhang"

  • Dateien/Anhang: Um dem Datensatz eine Datei anzuhängen, klickt der Benutzer auf den Button "Datei/Anhang auswählen" rechts neben dem Feld. Im Anschluss öffnet sich ein neues Fenster, in dem die entsprechende Datei auf dem Computer ausgewählt werden kann. Es können alle Dateitypen angehängt werden.

  • Titel/Beschreibung: Hier kann der Benutzer einen Titel oder eine kurze Beschreibung einfügen.

Die Anhänge werden in der Suche nicht angezeigt.

Registerkarte "Bearbeitungsstatus"

In dieser Registerkarte kann der Bearbeitungsstatus des Personendatensatzes angegeben werden. Folgende Felder stehen dem Benutzer hierzu zur Verfügung:

  • Status (Einfachauswahlfeld):
    In diesem Feld kann der aktuelle Status näher bestimmt werden, z. B. "inventarisiert", "analysiert" oder "veröffentlicht"

  • Bearbeitungsstatus (Mehrfachauswahlfeld):
    Hier werden die Bearbeitungsschritte angegeben, die das Dokument bereits durchlaufen hat.

  • Erstellungsdatum (Vom System ausgefülltes Feld):
    Angabe, wann das Dokument erstellt wurde (Datum und Uhrzeit).

  • letzte Bearbeitung (Vom System ausgefülltes Feld):
    Angabe, wann das Dokument zuletzt geändert wurde. (Datum und Uhrzeit)

  • Bemerkungen zum Bearbeitungsstatus (Volltextfeld bzw. Texteditor): In diesem Feld können Bemerkungen in Form von Text zum Bearbeitungsstatus gemacht werden.

Personendok_Bearbeitungsstatus.png

Abb.: Erfassungsmaske für Bearbeitungsstatus

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