Inventarisierung eines neuen Dokuments

Der Hauptmenüpunkt "Inventarisierung" stellt den ersten Schritt bei der Bearbeitung von Text- und Bildmaterial in der gemeinsamen Datenbank dar. Er beinhaltet die Erfassung der Grunddaten einer Quelle, des Dokumentinhalts und seine globale Verschlagwortung ("Indexierung"). Zudem hat der Nutzer die Möglichkeit, Dateinanhänge zu einem Dokument abzuspeichern (z. B. das digitale Foto eines Dokuments) oder einen Kommentar zu verfassen.

Neues Dokument in der Datenbank anlegen

Möchte der Nutzer ein neues Dokument in der Datenbank anlegen, wählt er im Hauptmenü "Inventarisierung" den Menüpunkt "Neues Dokument anlegen" an. Daraufhin erscheint zunächst eine Dialogbox mit den verschiedenen Dokumentgruppen. Im Anschluss kann der passende Dokumenttyp ausgewählt werden. Die Inventarisierungskomponente von FuD bietet eine Vielzahl flexibel konfigurierbarer Eingabemasken zur Text- und Metadatenerfassung für unterschiedliche Dokumenttypen (Text- und Bildquellen, audio-visuelle Medien, archäologische Objekte etc.). Dokumenttypen können projektspezifisch hinzugeschaltet und/oder auf die Anforderungen des Projekts abgestimmt werden.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, verschiedene Dokumentgruppen zu definieren. Die Dokumenttypen können dann diesen Dokumentgruppen zugeordnet werden. Die zur Verfügung stehenden Dokumentgruppen können projektspezifisch eingerichtet werden.

Die hier abgebildeten Dokumentgruppen und -typen zeigen eine Auswahl der in FuD enthaltenen Möglichkeiten der Datenerfassung.

Inv_Auswahl_Dokumentgruppe.png

Abb. Auswahl Dokumentgruppe

Inv_Auswahl_Dokumenttyp.png

Abb. Auswahl Dokumenttyp der Dokumentgruppe "Standard"

Falls der Nutzer bei mehreren Projekten angemeldet ist, erscheint nach Auswahl des Dokumenttyps zunächst eine Dialogbox, in der sämtliche "Gruppen" (Teilprojekte, Arbeitskreise sowie Workshops/Tagungen) aufgelistet werden, denen der Nutzer angehört bzw. an denen er sich beteiligt. Der Benutzer entscheidet nun, welcher Arbeitsgruppe das Dokument, das er aufnehmen möchte, zugeordnet werden soll. Das Kürzel der ausgewählten Gruppe erscheint daraufhin in der Dokument-ID, die z. B. auch in der ersten Spalte des Öffnen-Dialoges gelistet wird, um Dokumente zu unterscheiden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass bei jedem Dokument, welches in die gemeinsame Datenbank eingestellt wird, auf den ersten Blick sichtbar wird, aus welchem Kontext (Teilprojekt, Arbeitskreis, Tagung/Workshop) das Dokument stammt.

Falls der Nutzer lediglich an einem Projekt beteiligt ist, wird das neue Dokument nach Auswahl des Dokumenttyps direkt geöffnet. Die Zuordnung des Dokuments zum Projekt erfolgt automatisch.

Die zur Verfügung stehenden Dokumenttypen mit ihren Erfassungsmasken sind an die Bedürfnisse des jeweiligen Projektes angepasst. Sie können nach Absprache mit dem FuD-Team anwenderspezifisch konfiguriert werden.

Die Inventarisierungsoberflächen unterscheiden sich in ihrer Form, da sie auf das jeweilige Projekt und die jeweils ausgewählte Dokumentgruppe bzw. den ausgewählten Dokumenttyp abgestimmt sind.

Im Dokument kann mit dem Mausrad über die Erfassungsmasken gescrollt werden.

Standarddokument

Abb. Beispiel: Standarddokumenttyp

Personendokument

Abb. Beispiel: Personendokumenttyp

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