Dokumente öffnen, bearbeiten und drucken

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit bereits angelegte Dokumente in der Datenbank zu bearbeiten. Hierzu muss das gewünschte Dokument zunächst geöffnet werden. Dies geschieht mithilfe des Öffnen-Dialogs, der in diesem Kapitel ausführlich beschrieben wird.

In diesem Kapitel des Handbuchs werden die folgenden Punkte beschrieben:

Oeffnen_Dialog_1.png

Abb.: Öffnen-Dialog

Dokument öffnen über den Öffnen-Dialog

Möchte der Nutzer ein bereits inventarisiertes Dokument bearbeiten, muss er dies zunächst öffnen.

Er wählt im Menü "Inventarisierung" entweder den Punkt "Dokument öffnen" oder "Mappe öffnen" aus. Im ersten Fall erscheint sofort der Öffnen-Dialog mit allen eigenen Dokumenten. Im zweiten Fall wählt der Benutzer zunächst die Mappe aus, in der sich das zu öffnende Dokument befindet und bestätigt seine Auswahl. Daraufhin werden ihm alle Dokumente der Mappe angezeigt. Hat er nun das gewünschte Dokument markiert, kann er es mit Klick auf den Button "Dokument bearbeiten" oder mittels Doppelklick öffnen.

Inv_Dok_oeffnen.png

Abb. Dokument öffnen via Menü "Inventarisierung"

Im Öffnen-Dialog der Inventarisierungsumgebung werden standardmäßig alle eigenen Dokumente angezeigt. Neben den eigenen Dokumenten kann der Nutzer sich aber auch alle für ihn freigegebenen Dokumente anzeigen lassen. Hierzu wählt er über dem Auswahlfenster des Öffnen-Dialogs in der Dokument Auswahl die entsprechende Option an. Mit einfachem Linksklick auf die jeweilige Option erscheint ein Häkchen im Kasten vor der Option. Diese ist somit angewählt. Im Anschluss muss der Benutzer den Übernehmen-Button hinter den Auswahlmöglichkeiten betätigen, um die Auswahl wirksam werden zu lassen.

Der Nutzer hat zur Dokumentenauswahl folgende Optionen, die er auch miteinander kombinieren kann:

  1. Er kann sich sämtliche eigene Dokumente anzeigen lassen (Option: "eigene").
  2. Er kann sich sämtliche Dokumente anzeigen lassen, die für ihn persönlich freigeschaltet wurden (Option: "persönlich").
  3. Er kann sich sämtliche Dokumente anzeigen lassen, die explizit für diejenigen Teilprojekte, Arbeitskreise sowie Tagungen/Workshops freigeschaltet wurden, in denen er Mitglied ist (Option: "Projekt").
  4. Er kann sich sämtliche Dokumente anzeigen lassen, die für alle Nutzer freigeschaltet wurden (Option: "Alle").

Oeffnen_Dialog_2.png

Abb. Ausgewählte Anzeigeoptionen: eigene und für den Nutzer freigegebene Dokumente

Bei Auswahl der Kategorien "Projekt" sowie "Alle" werden auch die eigenen Dokumente gelistet, sofern diese für die ausgewählte Kategorie freigegeben wurde. Die Farbmarkierung der Dokument-IDs in der ersten Spalte des Öffnen-Dialogs weisen auf den jeweiligen Freigabestatus des Dokuments hin:

  • Grün für die eigenen Dokumente
  • Gelb für freigegebene Dokumente
  • Rot für gesperrte Dokumente

In der Fensterüberschrift des Öffnen-Dialogs wird angezeigt, wie viele Dokumente sich in der gewählten Liste befinden. Der Nutzer kann in der Auswahlliste mit dem Mausrad scrollen.

Bei gedrückter Shift-Taste kann der Öffnen-Dialog mit dem Mausrad nach rechts und links gescrollt werden.

Falls mehrere Personen gleichzeitig auf demselben Account arbeiten und einer der User ein Dokument geöffnet hat, wird dieses Dokument für die anderen User gesperrt und es erscheint eine entsprechende Meldung.

Anpassen des Öffnen-Dialogs

Der Öffnen-Dialog lässt sich über den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" für eine Sitzung benutzerspezifisch anpassen. Dies wird im Kapitel Einstellungen genauer erläutert. So können hier die Reihenfolge und die Anzahl der angezeigten Spalten abgeändert sowie zwischen kontinuierlicher und seitenweiser Ansicht umgeschaltet werden.

Dokumentauswahl filtern

Mithilfe des Feldes "Filter" über dem Auswahlfenster können die angezeigten Dokumente im Öffnen-Dialog anhand von Begriffen eingeschränkt werden. Hier kann auch nach Dokument-ID gefiltert werden. Dabei kann eine Trunkierung mit Eingabe des Sternsymbols "*" vorgenommen werden. Bei den Suchbegriffen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Ob ein Filter gerade aktiv ist, erkennt der Benutzer daran, wenn hinter "Filter:" ein oder mehrere Suchbegriffe angezeigt wird.

Die Filterfunktion ist eine Phrasensuche. Wenn also zwei Wörter hintereinander eingegeben werden, bedeutet dies, dass nach "Wort 1 Wort 2" gesucht wird (und nicht: Wort 1 UND Wort 2).

Filterfunktion_Oeffnen_Dialog.png

Abb. Filterfunktion

Ein Filter wird immer nur auf die angezeigten Dokumente angewendet. D. h., wenn eine Anzeige nach einem ersten Filterbegriff schon eingeschränkt ist, wird bei der Eingabe eines zweiten Begriffs diese schon gefilterte Dokumentauswahl weiter eingeschränkt. Erst wenn der Reset-Button gedrückt wird, wird der komplette Filter wieder aufgehoben und alle Dokumente werden ungefiltert angezeigt.

Seitenweiser Öffnen-Dialog

Für Projekte mit einer großen Menge an Dokumenten steht ein spezieller Öffnen-Dialog zur Verfügung, in dem nur eine bestimmte Anzahl Dokumente pro Seite angezeigt wird. In diesem Dialog kann der Nutzer über die Schaltflächen "vorwärts" und "rückwärts" blättern oder eine Seitenzahl eingeben und mit "OK" direkt zur gewählten Seite springen. Die Filterfunktion steht nicht zur Verfügung. Unter Einstellungen -> Öffnen Dialog ändern kann zwischen der seitenweisen und der kontinuierlichen Ansicht umgeschaltet werden.

Dokument bearbeiten und speichern

Dok_bearbeiten_2.png

Abb. "Dokument bearbeiten" in Dokument-Öffnen-Fenster

Möchte der Nutzer ein Dokument ändern, muss er zunächst das Dokument markieren. Dann betätigt er entweder die Schaltfläche "Dokument bearbeiten" unter dem Auswahlfenster oder öffnet das Dokument mittels Doppelklick. Er gelangt nun direkt zur Erfassungsmaske "Inventarisierung Dokument" und kann die eingegebenen Daten bearbeiten. Er hat entweder die Möglichkeit Informationen in noch unbenutzte Felder hinzuzufügen (vgl. Dateneingabe) oder bereits gemachte Angaben zu überarbeiten. Die Bearbeitung bereits vorhandener Daten erfolgt durch einfaches Überschreiben der bereits eingegebenen Informationen in den Feldern.

Ist die Bearbeitung abgeschlossen, klickt er im Dokument auf die Schaltfläche "Speichern". Nachdem das Dokument geschlossen wurde, gelangt der Nutzer zurück zur Dokumentübersicht und kann das nächste Dokument bearbeiten.

Standard_speichern.png

Abb. "Speichern" in Inventarisierungsmaske

Einmal gemachte Änderungen können nach einem Speichervorgang nicht rückgängig gemacht werden. Sollte der Benutzer noch nicht gespeichert haben, kann er über den Abbruch-Button und das erneute Aufrufen des Dokuments den Stand vor der Bearbeitung herstellen. Alle (!) seit dem letzten Speichern gemachten vorherigen Änderungen sind allerdings verloren!

Übersicht drucken

Möchte der Nutzer die Dokumente vorzugsweise auf einem Papierausdruck prüfen, kann er die Option "Übersicht drucken" auswählen.

Uebersicht_drucken_2.png

Abb. Button "Übersicht drucken"

Nun öffnet sich der Browser in dem die Übersicht als html-Text angezeigt wird. Von hier kann der Nutzer selbst entscheiden, ob er diese Ansicht drucken oder als .html-Datei abspeichern möchte. Hierzu klickt er mit der rechten Maustaste in das Dokument im Browser und wählt im Menü entweder "Drucken…" oder "Speichern unter…"

Uebersicht_drucken_Vorschau.png

Abb. Druckvorschau im Browserfenster

Ausgewählte Dokumente drucken

Möchte der Benutzer mehrere bestimmte Dokumente drucken, muss er zunächst die gewünschten Dokumente im Auswahlfenster anwählen. Hierzu hat er mittels Tastenkürzel (Shortcuts) folgende Möglichkeiten:

STRG-A: Bei gleichzeitigem Drücken der STRG-Taste und dem Buchstaben A wählt der Nutzer alle Dokumente im Öffnen-Dialog aus (z. B. um ein Multiple Edit durchzuführen. Dies ist jedoch nur bei gleichen Dokumenttypen möglich vgl. Multiple Edit).

Markiert der User ein Dokument im Öffnen-Dialog mit einfachem Linksklick, drückt im Anschluss die STRG-Taste und wählt ein weiteres Dokument mit Linksklick aus, so werden beide Dokumente markiert. Dies kann der Benutzer mit beliebig vielen Dokumenten wiederholen, solange er dabei die STRG-Taste gedrückt hält.

Markiert der Nutzer ein Dokument mit Linksklick aus, drückt im Anschluss die UMSCHALT-Taste und wählt ein weiteres Dokument mit Mausklick aus, so werden alle Dokumente bis zum zuerst ausgewählten Dokument markiert.

Hat der User nun die gewünschten Dokumente ausgewählt, betätigt er die Schaltfläche "ausgewählte Dokumente drucken" unterhalb des Auswahlfensters.

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Abb. "ausgewählte Dokumente drucken" in Dokument-Öffnen-Fenster

Wenn der Benutzer mehrere Dokumente des gleichen Dokumenttyps ausgewählt hat, so kann er, nachdem er "ausgewählte Dokumente drucken" betätigt hat, einzelne Elemente für den Druck festlegen. Hierzu erscheint ein neues Fenster, in dem sämtliche Registerkarten der Erfassungsmaske des Dokumenttyps angegeben sind. Standardmäßig sind alle Elemente angewählt. Durch das erneute Anwählen eines bereits markierten Elements wird die Markierung wieder gelöscht.

Auswahl_Elemente_2.png

Abb. Auswahl der Registerkarten für den Druck

Hat der Benutzer mehrere Dokumente unterschiedlicher Dokumenttypen zum Drucken ausgewählt, so wird ihm die Vorschau direkt im Browser angezeigt.

Möchte der Nutzer die Dokumente einer zuvor angelegten Mappe drucken, muss er diese zunächst öffnen. Anschließend verfährt er wie oben beschrieben.

Geöffnetes Dokument drucken

Der User kann ein einzelnes Dokument auch ausdrucken, wenn er dieses bereits geöffnet hat. Er wählt im geöffneten Dokument dazu den Button "drucken" am unteren Ende aus.

Standard_drucken.png

Abb. "Drucken"-Button in Inventarisierungsmaske

Über diese Funktion hat der Nutzer die Möglichkeit das Dokument bzw. Teile des Dokuments als Papierkopie auszudrucken und/oder zur Weiterbearbeitung als HTML zu speichern, um es dann in andere Dateiformate (z. B. Word) zu konvertieren. Nach dem Anwählen der Funktion "drucken" erscheint ein Fenster, in dem der Nutzer auswählen kann, welche Elemente des Dokuments er drucken möchte. Hierzu erscheint ein neues Fenster, in dem sämtliche Registerkarten der Erfassungsmaske des Dokumenttyps angegeben sind. Standardmäßig sind alle Elemente angewählt. Durch das erneute Anwählen eines bereits markierten Elements wird die Markierung wieder gelöscht.

Auswahl_Elemente_2.png

Abb. Auswahl der Registerkarten für den Druck

Die Bilder der visuellen Medien können ausgedruckt werden, indem nach dem Öffnen des entsprechenden Dokuments (Bildwerk, Photographie, Projektionsbild, Archäologische Objekte), das Element "Grafik" im Druckdialog angewählt wird.

Hat der Nutzer die entsprechenden Elemente markiert, klickt er auf "OK" und die Druckvorschau wird ihm im Browser angezeigt. Von hier kann der Nutzer selbst entscheiden, ob er diese Ansicht drucken oder als .html-Datei abspeichern möchte. Hierzu klickt er mit der rechten Maustaste in das Dokument im Browser und wählt im Menü entweder "Drucken…" oder "Speichern unter…"

HTML_Export.png

Abb. Dialogfenster: "Speichern unter" zur Auswahl des Speicherortes

Nun gibt es zwei Möglichkeiten das Dokument in das gewünschte Dateiformat zu überführen.

1. Wenn jetzt die Funktion "Speichern" unten rechts in der Dialogbox angewählt wird, wird das Dokument als HTML-Datei im ausgewählten Verzeichnis gespeichert. Der Nutzer kann das als HTML gespeicherte Dokument im entsprechenden Verzeichnis öffnen und per "copy & paste" in andere Bearbeitungsprogramme (z. B. Word) exportieren und dort unter dem gewünschten Dateiformat speichern.

HTML_im_Browser.png

Abb. Ansicht eines als HTML-Datei gespeicherten Dokuments im Browser

2. Nachdem der Nutzer das entsprechende Dokument als HTML-Datei in dem von ihm ausgesuchten Verzeichnis gespeichert hat, kann er das HTML-Dokument auch sofort mit dem von ihm gewünschten Bearbeitungsprogramm (z. B. Word) öffnen und das Dokument dort mit "Speichern unter" im gewünschten Dateiformat abspeichern.

HTML_Word.png

Abb. Ansicht des im HTML-Format gespeicherten Dokuments, geöffnet in Word

Dokumentauswahl als Mappe speichern

Der Benutzer hat im Öffnen-Dialog die Möglichkeit, eines oder mehrere Dokumente in einer neuen Mappe abzulegen und zu speichern. Hierzu muss er zunächst die gewünschten Dokumente im Öffnen-Dialog auswählen (vgl. Möglichkeiten zum Auswählen mehrerer Dokumente). Im Anschluss betätigt er die Schaltfläche "Auswahl als Mappe speichern" unter dem Auswahlfenster.

Auswahl_Mappe_speichern.png Abb. Ausgewählte Dokumente im Öffnen-Dialog sollen als Mappe gespeichert werden

Es öffnet sich nun das Fenster "Mappe anlegen", in dem der Benutzer den Titel der Mappe eingibt und schließlich auf "Anlegen" klickt. Der Vorgang kann mit "Abbruch" abgebrochen werden. Nachdem er auf "Anlegen" geklickt hat, erhält er die Meldung, dass die Mappe erfolgreich angelegt wurde. Falls der Titel der Mappe bereits an eine andere Mappe vergeben sein sollte, so wird der Nutzer in einer Infobox darauf hingewiesen. Er wählt einen anderen Titel und klickt schließlich auf "Anlegen".

Titel_Mappe.png

Abb. Titel der Mappe eingeben

Eine neue Mappe kann auch mittels Hauptmenüpunkt "Dokumentverwaltung", dann "Neue Mappe anlegen" erstellt werden.

Multiple Editing

Diese Funktion dient der seriellen Vereinheitlichung von Daten in Dokumenten. Möchte der Nutzer z. B. bei 10 Dokumenten des gleichen Typs in einem oder mehreren Feldern denselben Eintrag machen, um die Daten zu vereinheitlichen oder zu komplettieren, so kann er die Multiple Editing Funktion anwenden. Die Änderungen können somit in nur einem Arbeitsschritt vorgenommen werden, ohne dass jedes Dokument einzeln aufgerufen und bearbeitet werden muss.

Diese Funktion überschreibt bei den ausgewählten Dokumenten Dateiinhalte, ohne vorheriges Ansehen oder Prüfen der einzelnen Feldinhalte. Einmal ausgeführt, können die gemachten Änderungen weder rückgängig gemacht noch nachvollzogen werden. Von daher ist bei Anwendung dieser Funktion äußerste Sorgfalt gefragt, um nicht ungewollt große Datenmengen zu überschreiben.

Der Nutzer muss für diese Funktion den Öffnen-Dialog aufrufen (vgl. DOKUMENT ÖFFNEN ÜBER DEN ÖFFNEN-DIALOG). Die Dokumente werden nun im Öffnen-Dialog angezeigt und der Nutzer wählt jene Dokumente mittels Tastenkürzel (vgl. Shortcuts) an, die dieselben Änderungen erfahren sollen.

Es können nur Dokumente des gleichen Typs auf einmal bearbeitet werden. Falls der Benutzer Dokumente unterschiedlichen Typs zur Bearbeitung angewählt hat, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Multiple_Edit_4.png
*Abb. Auswahl mehrerer Dokumente zum Bearbeiten

Es öffnet sich eine leere Eingabemaske mit dem Titel "Multiple Edit" und einem Hinweistext. Dies zeigt an, dass sich der Benutzer nun in diesem Modus der Dokumentbearbeitung befindet. Man füllt nun diejenigen Felder aus, die in allen ausgewählten Dokumenten denselben Eintrag haben sollen. Um sicher zu stellen, welche Felder in den ausgewählten Dokumenten mit den neuen Einträgen überschrieben werden sollen, müssen die Felder mit einem Häkchen markiert werden. Nur in markierten Feldern werden Änderungen durchgeführt!

Multiple_Edit_2.5.png *Abb. Multiple Edit

Anschließend wird der Speichern-Button in der Symbolleiste oder unterhalb der Maske betätigt. Nun werden alle zuvor ausgewählten Dokumente mit den eingegebenen Inhalten aktualisiert.

Diese Änderungen können nicht mehr rückgängig gemacht werden!

Dokumente löschen

Dokumente können vom Benutzer selbst nicht gelöscht werden. Er kann lediglich die Inhalte überschreiben.

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