Volltextsuche

Unter dem Menüpunkt "Recherche" und dann "Suche" hat der Nutzer die Möglichkeit, im gesamten Datenbestand des FuD-Datenbanksystems eine Volltextsuche durchzuführen. Über die Bereichssuche und die Selektionsoptionen kann die Suchanfrage gezielt formuliert und die Ergebnisse gedruckt oder gespeichert werden.

Die Volltextsuche bezieht sich – sofern die Selektionsoptionen nicht verändert wurden – stets auf den gesamten Quellenbestand einer FuD-Instanz. Der Nutzer kann somit auch in Quellen recherchieren, die nicht für ihn freigeschaltet sind. Auf diese Weise kann er sich einen vollständigen Überblick aller in einer FuD-Instanz inventarisierten Quellen verschaffen. Der Freigabestatus der einzelnen Dokumente und das in FuD hinterlegte Rechtemanagement wird allerdings in der Trefferanzeige berücksichtigt. Grundsätzlich erhält kein User Zugriff auf Daten, die nicht für ihn freigegeben werden. Es werden zwar stets alle Treffer aufgelistet, doch abhängig davon, ob der eingeloggte Nutzer Zugriff auf das Dokument hat, in dem der Suchbegriff gefunden wurde, werden die einzelnen Ergebnisse in der Trefferliste unterschiedlich angezeigt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Nutzer, der die Suchanfrage formuliert, nur die Dokumente bzw. Elemente eines Dokuments einsehen kann, auf die er auch tatsächlich Zugriff hat. Sollte der Nutzer bei seiner Recherche auf Quellenmaterial stoßen, welches für ihn relevant, aber nicht freigeschaltet ist, kann er sich mit dem jeweiligen Besitzer in Verbindung setzen und um Freischaltung bitten.

Suchanfrage formulieren – Suchbegriffe

Die Volltextsuche bezieht sich nicht nur auf den eigentlichen Text (Erfassungsmaske "Text erfassen") eines Dokuments, sondern auf sämtliche Datensätze, die in den verschiedenen Erfassungsmasken der Inventarisierungsumgebung eingetragen sind. Beim Anwählen des Menüpunkts "Recherche" erscheint folgende Suchmaske:

Volltextsuche_Suchmaske.png

Abb.: Ansicht Recherche - Volltextsuche: Maske "Suchbegriffe"

  • "alle Bereiche": Die Suche bezieht sich auf sämtliche Erfassungsmasken

  • "Inventarisierungsdaten": Die Suche bezieht sich auf die Erfassungsmasken "Inventarisierung Dokument" und "[Inventarisierung Überlieferung][6]"

  • "Beschreibung": Die Suche bezieht sich auf die Erfassungsmaske "Kurzbeschreibung/Regest" bzw. bei visuellen Medien auf die Erfassungsmaske "Objektbeschreibung"

  • "Text": Die Suche bezieht sich auf die Erfassungsmaske "Text erfassen" bzw. bei visuellen Medien auf die Erfassungsmaske "Begleittext"

  • "Kommentar": Die Suche bezieht sich auf die Erfassungsmaske "Kommentar"

  • "Persönliche Einträge": Die Suche bezieht sich auf die Erfassungsmaske "Persönliche Einträge"

  • "Indexierung": Die Suche bezieht sich auf die Erfassungsmaske "Index/Schlagworte"

Wird ein Suchbegriff in das Feld "alle Bereiche" eingetragen, können keine Suchbegriffe in die restlichen Suchfelder (z. B. Feld "Inventarisierungsdaten", "Beschreibung" etc.) eingetragen werden, da sich die Anfrage bereits auf sämtliche Erfassungsmasken der Inventarisierungsumgebung bezieht. Die übrigen Suchfelder sind in diesem Fall grau hinterlegt. Ansonsten hat der Nutzer die Möglichkeit, Suchbegriffe in mehrere Suchfelder (Suchfeld 2-6) einzutragen und auf diese Weise die Suche zu erweitern. Dabei werden die Einträge vom System automatisch mit UND verknüpft. Beispiel: Trägt der Nutzer den Suchbegriff "Armut" in die Felder "Inventarisierungsdaten" sowie "Kommentar" ein, so wird nach Dokumenten gesucht, bei denen der Suchbegriff in beiden Erfassungsmasken vorkommt. Bei der Eingabe des Suchbegriffs wird zwischen Groß- und Kleinschreibung standardmäßig nicht unterschieden. Es sei denn, der Nutzer hat unterhalb des Suchfeldes "Indexierung"die Funktion "Groß/Kleinschreibung" markiert. Mit Hilfe von Anführungszeichen kann der Nutzer nach Phrasen suchen, also nach Worten, die in genau der eingegebenen Reihenfolge innerhalb eines Feldes vorkommen.

Verknüpfungsmöglichkeiten durch logische Operatoren

Bei der Formulierung der Suchanfrage hat der Nutzer die Möglichkeit nach mehreren Suchwörtern innerhalb eines Suchfeldes zu recherchieren. Er kann diese durch logische Operatoren (Bool’sche Operatoren) verknüpfen und damit die Suche spezifizieren. Folgende Verknüpfungsmöglichkeiten, die frei miteinander kombinierbar sind, stehen zur Verfügung:

  • Und-Verknüpfung: Es können beliebig viele Suchwörter pro Suchfeld, getrennt durch ein Leerzeichen, eingetragen werden.
    Beispiel: Armut Obdachlosigkeit Krankheit – in diesem Fall wird nach Dokumenten gesucht, in denen alle drei Suchbegriffe gleichzeitig vorkommen.

  • Oder-Verknüpfung: Es können beliebig viele Suchwörter pro Suchfeld, getrennt durch "|", eingetragen werden.
    Beispiel: Armut | Arbeitslosigkeit – in diesem Fall wird nach Dokumenten gesucht, in denen "Armut" oder "Arbeitslosigkeit" vorkommen.

  • Verknüpfte Suche: Das sind Kombinationen von "UND-" und "ODER-Verknüpfungen" in einer Suchanfrage.
    Beispiel: (LehrKunst & hellen) | sonnenklar sucht nach Dokumenten, die LehrKunst und hellen, oder sonnenklar enthalten.
    LehrKunst & (hellen | sonnenklar) sucht nach Dokumenten, die hellen oder sonnenklar, und zusätzlich das Wort Lehrkunst enthalten.

  • Trunkierte Suche (Platzhalter): Trunkieren (Abkürzen) ist am Wortende und am Wortanfang möglich. Das Trunkierungszeichen ist "*".
    Beispiel: Mit dem Suchbegriff arbeits* wird nach den Begriffen arbeitslos, Arbeitslosigkeit, Arbeitszeit etc. gesucht.

    Diese Option funktioniert auch innerhalb eines Wortes.
    Beispiel: ar*t → arzt, arbeit, etc. Die Anzahl der Zeichen innerhalb eines Wortes ist dabei beliebig.

    Ein weiteres Trunkierungszeichen, das genau ein Zeichen ersetzt, ist "?".
    Beispiel: ar?t→ arzt.

  • Umgebungssuche (nur in der Volltextsuche): Hier kann der Nutzer Suchbegriffe in verschiedenen Schrittweiten (Anzahl von dazwischen stehenden Wörtern) voneinander suchen lassen kann. Das Zeichen für die Schrittweite ist "<n<": n = Anzahl der darauffolgenden Wörter.
    Beispiel: Kinderarmut<2<Tuberkulose → "Kinderarmut und Tuberkulose"; "Kinderarmut sowie Tuberkulose"

Zudem hat der Nutzer die Möglichkeit genau zu definieren, wie viele Worte maximal zwischen zwei (oder mehreren) Suchbegriffen vorkommen sollen.
Beispiel: Landarbeiter<5<Armut → "Landarbeiter leben in größter Armut"; "Armut ist für Landarbeiter ...".
In diesem Fall wird nach Dokumenten gesucht, in denen beide Suchbegriffe (egal in welcher Reihenfolge) vorkommen; dazwischen stehen maximal fünf Worte.

  • Umgebungssuche mit exaktem Wortabstand: D. h., dass der Benutzer Suchbegriffe in einer festen Schrittweite voneinander suchen lassen kann. Das Zeichen für die Schrittweite ist {Suchbegriff_1} =3= {Suchbegriff_2}
    Beispiel: LehrKunst =4= sonnenklar Das vierte Wort nach LehrKunst ist sonnenklar. Die Reihenfolge der Begriffe ist also nicht beliebig.

  • Suche nach standardisierten Daten: Möchte der Benutzer z. B. das Datum 2014-11-04 suchen, muss er es wie folgt eingeben: 2014=1=11=1=04. Dabei steht "=1=" für den Wortabstand zwischen "2014", "11" und "04". Er erhält so zwar auch Dokumente, in denen vielleicht "2014-11/4" als Signatur abgelegt wurde, doch ist die Wahrscheinlichkeit recht gering.

Selektionsoptionen

Wie bereits dargelegt, bezieht sich die Volltextsuche – wenn die Selektionsoptionen nicht entsprechend verändert wurden – stets auf den gesamten Quellenbestand des Datenbanksystems (Voreinstellung). Möchte der Nutzer nicht im gesamten Quellenbestand recherchieren, muss er von der Maske "Suchbegriffe" in die Maske "Selektionsoptionen" wechseln durch Anwählen des Karteireiters "Selektionsoptionen":

Volltextsuche_Selektionsoptionen.png

Ansicht Recherche – Volltextsuche: Maske "Selektionsoptionen"

Der Nutzer kann derzeit zwischen folgenden Selektionsoptionen wählen:

  • "Personen": In der Auswahlliste "Personen" werden sämtliche Nutzer des Datenbanksystems aufgeführt. Der Nutzer kann einzelne Personen markieren (vgl. hierzu die Ausführungen weiter unten) und damit seine Suchanfrage auf die Quellen der markierten Personen (einschließlich seines eigenen Quellenbestands) beschränken.
  • "Gruppen": In der Auswahlliste "Gruppen" werden sämtliche Teilprojekte, Arbeitskreise sowie Tagungen/Workshops aufgeführt. Der Nutzer kann einzelne Gruppen markieren (vgl. hierzu die Ausführungen weiter unten) und damit seine Suchanfrage auf die Quellen der markierten Gruppen beschränken.
  • "Dokumenttypen": In der Auswahlliste "Dokumenttypen" werden die in der Inventarisierungsumgebung aufgeführten Dokumenttypen angezeigt. Der Nutzer kann einzelne Dokumenttypen markieren (vgl. hierzu die Ausführungen weiter unten) und damit seine Suchanfrage auf bestimmte Dokumenttypen beschränken.

Die Selektionsoptionen sind in einer Baumstruktur (hierarchisch gegliedert) dargestellt. Der Nutzer kann durch das Anwählen der mit "+" und "–" gekennzeichneten Kästchen die einzelnen Ebenen auf- und zublättern und sich die verschiedenen Auswahllisten ("Personen", "Gruppen" und "Dokumenttypen") anschauen.

Direkt vor den einzelnen Einträgen der Auswahllisten befinden sich Kästchen, die der Nutzer anwählen kann. In den angewählten Kästchen erscheint jeweils ein Häkchen. Standardmäßig sind die Einträge "Personen"/"alle" sowie "Dokumenttypen"/"alle" angewählt (Voreinstellung), d. h. die Suchanfrage bezieht sich auf den gesamten Quellenbestand. Durch das erneute Anwählen der bereits markierten Kästchen verschwinden die Markierungen, und der Nutzer kann sich ganz individuell die gewünschten Selektionsoptionen zusammenstellen. Zu beachten ist, dass Einträge aus der Auswahlliste "Personen" und "Gruppen" nicht miteinander kombiniert werden können, d. h. die Suche kann entweder auf die Quellenbestände einzelner Personen oder auf die Quellenbestände einzelner Gruppen beschränkt werden. Dagegen sind Einträge aus der Auswahlliste "Personen" und "Dokumenttypen" sowie "Gruppen" und "Dokumenttypen" frei kombinierbar.

Suche starten – Trefferanzeige

Nachdem der Suchbegriff/die Suchbegriffe eingegeben und ggf. die Selektionsoptionen modifiziert wurden, kann die Funktion "Suche starten" angewählt werden. Daraufhin erscheint im unteren Bereich der Suchmaske die Ergebnisliste (falls keine Suchergebnisse gefunden wurden, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung): Direkt oberhalb des Anzeigenbereichs wird die Gesamtzahl der Treffer angezeigt; dabei werden pro Seite zehn Treffer gelistet. Über die Pfeilsymbole rechts oberhalb des Anzeigenbereichs kann der Nutzer in der Ergebnisliste vor- und zurückblättern.

Wie bereits dargelegt, werden in die Suche auch Dokumente einbezogen, die für den eingeloggten Benutzer nicht freigeschaltet sind. Der Freigabestatus der einzelnen Dokumente wird allerdings in der Ergebnisanzeige berücksichtigt. Dabei werden in der Trefferliste zunächst die Dokumente aufgelistet, die freigeschaltet sind. Bei Dokumenten, die für den eingeloggten Nutzer nicht freigeschaltet sind, wird hingegen lediglich die Informationszeile angezeigt. Es werden folgende Informationen mitgeführt: 1) Dokument-ID, 2) Datum des Dokuments, 3) Name des Besitzers sowie 4) Anzahl der Treffer pro Dokument. Unterhalb der Informationszeile ist vermerkt, dass keine Berechtigung für das Dokument vorliegt. Bei Dokumenten, die für den eingeloggten Nutzer freigeschaltet sind, wird neben der Informationszeile die genaue Textstelle, in welcher das Suchwort gefunden wurde, in Form eines Zitats angezeigt. Zudem wird angezeigt, aus welchem Bereich der Inventarisierungsumgebung die jeweilige Textstelle stammt:

  • "I": Die Textstelle stammt aus den Erfassungsmasken "Inventarisierung" und "Inventarisierung Überlieferung".
  • "B": Die Textstelle stammt aus den Erfassungsmasken "Kurzbeschreibung/Regest" bzw. bei visuellen Medien aus der Erfassungsmaske "Objektbeschreibung".
  • "T": Die Textstelle stammt aus den Erfassungsmasken "Text erfassen" bzw. bei visuellen Medien aus der Erfassungsmaske "Begleittext".
  • "K": Die Textstelle stammt aus der Erfassungsmaske "Kommentar".
  • "P": Die Textstelle stammt aus der Erfassungsmaske "Persönliche Einträge".
  • "X": Die Textstelle stammt aus der Erfassungsmaske "Index/Schlagworte".

Bei freigeschalteten Dokumenten hat der eingeloggte Nutzer zudem die Möglichkeit, das entsprechende Dokument direkt in der Ergebnisliste auszuwählen und in der Inventarisierungsumgebung zu laden.

Es wird auch in dem Feld "Titel/Bezeichnung" bei der Objekterfassung in den visuellen Medien gesucht. Wird dort der gesuchte Begriff gefunden, so wird das Bild bei den Suchergebnissen angezeigt.

Volltextsuche_Ergebnisse.png

Suchergebnis(se) innerhalb von FuD sichern - "als Mappe speichern"

Um die Suchergebnisse innerhalb der FuD-Umgebung zu sichern, muss der Benutzer neben der Auflistung der Suchergebnisse den Button "Speichern als Mappe" betätigen. Danach wird das Dialogfenster "Mappe anlegen aus Rechercheergebnissen" geöffnet.

Der Nutzer gibt der Mappe einen entsprechenden Titel und klickt auf "Anlegen". Danach erscheint in einem Dialogfenster die Information, dass die Dokumente des Suchergebnisses in der neu angelegten Mappe gespeichert wurden. Um sich die Suchergebnisse nun im Einzelnen anzusehen, klickt der Benutzer im Menüpunkt "Inventarisierung" auf "Mappe öffnen" und wählt dann die angelegte Mappe aus der Liste aus (vgl. Mappen anlegen und bearbeiten).

Es werden nur jene Dokumente in die Mappe übernommen, auf die der Nutzer Zugriffsrechte besitzt.

Suchergebnis(se) außerhalb von FuD sichern - drucken/exportieren

Das Suchergebnis kann extern über den Button "Drucken" im Fenster "Volltextsuche" ausgedruckt werden. Es erscheint die Dialogbox "Drucken" mit einem Unterverzeichnis der Drucker. Der Nutzer sucht zunächst den an seinen PC angeschlossenen Drucker aus dem Verzeichnis aus, dann aktiviert er den Button "Drucken" unten links in der Dialogbox und das Suchergebnis wird ausgedruckt. Dabei werden in Tabellenform zunächst die Dokumente aufgelistet, zu denen der Nutzer eine Zugriffsberechtigung hat. Sie werden mit ihrer Signatur, dem Betreff, dem Datum und der Dokument-ID aufgelistet. In einer zweiten Tabelle werden die Dokument-IDs aufgelistet, zu denen der Nutzer keine Zugriffsberechtigung hat.

Über den Button "Druckvorschau" kann sich der Nutzer eine Übersicht der Dokumentlisten anzeigen lassen bevor er sie ausdruckt. Um das Suchergebnis zu exportieren, wird der Button "Speichern als HTML" betätigt. Nun muss der Nutzer wie in "Speichern als HTML" im Kapitel Drucken und Export vorgehen.

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