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Archivieren von Dokumenten

Beschreibung der FuD-Archivierungskomponente (ViDa-Prototyp)

Die Archi­vie­rungs­kom­po­nen­te dient der Zusam­men­stel­lung von Doku­men­ten, die sich im Erfas­sungs- und Ana­ly­se­sys­tem befin­den, um sie in das Vir­tu­el­le Daten­ar­chiv (VIDA) der Uni­ver­si­tät Trier zu über­füh­ren.

Der Nut­zer hat hier die Mög­lich­keit, eine Daten­samm­lung anzu­le­gen und die­se mit bestimm­ten Archi­vie­rungs­me­ta­da­ten (z. B. Daten­ge­ber, Pro­jekt­zu­ge­hö­rig­keit, Daten­qua­li­tät) zu den ent­hal­te­nen Doku­men­ten zu ver­se­hen. Eine Daten­samm­lung soll im Ide­al­fall dann ange­legt wer­den, wenn ein For­schungs­pro­jek­t/-pha­se, wie z. B. eine Qua­li­fi­ka­ti­ons­ar­beit, ein Auf­satz oder ein Teil­pro­jekt, abge­schlos­sen wur­de.

infoDie Archi­vie­rungs­kom­po­nen­te ist in der Demo-Ver­si­on nicht stan­dard­mä­ßig frei­ge­schal­tet. Zum Ein­rich­ten die­ser Funk­ti­on ist es not­wen­dig, dass Export- bzw. Archi­vie­rungs­in­hal­te in Abspra­che mit dem FuD-Team fest­ge­legt wer­den.

Eine Daten­samm­lung ist eine Samm­lung von Ein­zel­do­ku­men­ten, die z. B. für ein For­schungs­pro­jekt oder ein Publi­ka­ti­ons­vor­ha­ben ver­wen­det und archi­viert wur­de. Die Daten­samm­lung wird durch einen Satz von Meta­da­ten beschrie­ben. Die­se Meta­da­ten geben u. a. Aus­kunft über den For­schungs­kon­text, den Daten­ge­ber, die Daten­qua­li­tät, den Archi­vie­rungs­grund, den Ent­ste­hungs­zeit­raum der Doku­men­te und die Anzahl der ent­hal­te­nen Ein­zel­do­ku­men­te. Mit­tels einer Teil­samm­lung kön­nen the­ma­ti­sche oder admi­nis­tra­ti­ve Teil­kor­po­ra einer Daten­samm­lung ange­legt wer­den. Ein­zel­do­ku­men­te sind wis­sen­schaft­li­che Pri­mär­da­ten unter­schied­li­chen Typs (z. B. Archi­va­li­en wie Ver­wal­tungs­schrift­gut und Urkun­den, edier­te Quel­len, Bild­quel­len etc.). Die Ein­zel­do­ku­men­te wer­den durch Meta­da­ten (z. B. Ent­ste­hungs­da­tum, Fund- oder Druck­ort, Titel­an­ga­ben) beschrie­ben. Ein­zel­do­ku­men­te kön­nen sowohl einer Daten­samm­lung als auch einer Teil­samm­lung zuge­ord­net wer­den. Inner­halb einer Daten­samm­lung kann ein Ein­zel­do­ku­ment nur ein­mal hin­zu­ge­fügt wer­den.