Wenn alle Dokumente geprüft sind, die Metadaten zur Datensammlung und ggf. zu den Teilsammlungen eingetragen sowie die Angaben zur Rechteverwaltung vollständig gemacht wurden, können Sie die Datensammlung fürs Archiv exportieren.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem die zu exportierende Datensammlung mit Doppelklick ausgewählt wird.
Das System prüft, ob alle notwendigen Angaben zur Datensammlung gemacht wurden. Sollte etwas fehlen, so erhalten Sie vom System die Information, welche Angaben Sie noch vervollständigen muss.
Wenn alle Eingaben gemacht wurden, so erhalten Sie die Meldung, dass die Daten für die Archivierung nun aufbereitet werden.
Das bedeutet, dass sämtliche Daten kopiert und in das Archivierungsformat (XML als MODS & TEI) überführt werden und als zip-Datei auf dem Server zunächst hinterlegt werden. Es kann also mit diesen Dokumenten weitergearbeitet werden und ggf. kann auch eine bereits exportierte Datensammlung weiter bearbeitet werden. Um die neue Version der Datensammlung ins Archiv zu übernehmen, muss der eben beschriebene Vorgang nochmals ausgeführt werden. Es wird dann eine zweite Version der Datensammlung auf dem Server hinterlegt.
Die FuD-Administratoren sehen in der Datenbank die exportierten Datensammlungen und werden dann den Datengebervertrag für die Datengeber*innen vorbereiten und zur Unterschrift zusenden. Dabei wird davon ausgegangen, dass die neueste Version der Datensammlung in das Virtuelle Datenarchiv überführt werden soll. Im Datengebervertrag wird die Versionsnummer festgehalten. D. h. es wird nur diejenige Datensammlung im Datenarchiv sichtbar, für die der oder die Datengeber unterschrieben haben. Sollten Sie nach dem Aufsetzen des Vertrages nochmals die Datensammlung exportieren, so würde die vorherige Version, für die unterschrieben wurde, ins Datenarchiv überführt werden.
