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Datensammlung für Archiv exportieren

Wenn alle Doku­men­te geprüft sind, die Meta­da­ten zur Daten­samm­lung und ggf. zu den Teil­samm­lun­gen ein­ge­tra­gen sowie die Anga­ben zur Rech­te­ver­wal­tung voll­stän­dig gemacht wur­den, kann der Nut­zer die Daten­samm­lung fürs Archiv expor­tie­ren.

Es öff­net sich ein Fens­ter, in dem die zu expor­tie­ren­de Daten­samm­lung mit Dop­pel­klick aus­ge­wählt wird.

Das Sys­tem prüft, ob alle not­wen­di­gen Anga­ben zur Daten­samm­lung gemacht wur­den. Soll­te etwas feh­len, so erhält der Nut­zer vom Sys­tem die Infor­ma­ti­on, wel­che Anga­ben er noch ver­voll­stän­di­gen muss.

Wenn alle Ein­ga­ben gemacht wur­den, so erhält der Nut­zer die Mel­dung, dass die Daten für die Archi­vie­rung nun auf­be­rei­tet wer­den.

Das bedeu­tet, dass sämt­li­che Daten kopiert und in das Archi­vie­rungs­for­mat (XML als MODS & TEI) über­führt wer­den und als zip-Datei auf dem Ser­ver zunächst hin­ter­legt wer­den. Es kann also mit die­sen Doku­men­ten wei­ter­ge­ar­bei­tet wer­den und ggf. kann auch eine bereits expor­tier­te Daten­samm­lung wei­ter bear­bei­tet wer­den. Um die neue Ver­si­on der Daten­samm­lung ins Archiv zu über­neh­men, muss der eben beschrie­be­ne Vor­gang noch­mals aus­ge­führt wer­den. Es wird dann eine zwei­te Ver­si­on der Daten­samm­lung auf dem Ser­ver hin­ter­legt.

infoWeil die­ser Pro­zess auf dem Ser­ver je nach Umfang der Daten­samm­lung sehr lan­ge dau­ern kann, erhal­ten Sie kei­ne wei­te­re Nach­richt über den erfolg­rei­chen Abschluss des Exports. Sie kön­nen also das Sys­tem schlie­ßen, wenn Sie die Nach­richt über die Doku­ment­auf­be­rei­tung zur Archi­vie­rung mit “OK” bestä­tigt haben.

Die FuD-Admi­nis­tra­to­ren sehen in der Daten­bank die expor­tier­ten Daten­samm­lun­gen und wer­den dann den Daten­ge­ber­ver­trag für die Daten­ge­ber vor­be­rei­ten und zur Unter­schrift zusen­den. Dabei wird davon aus­ge­gan­gen, dass die neu­es­te Ver­si­on der Daten­samm­lung in das Vir­tu­el­le Daten­ar­chiv über­führt wer­den soll. Im Daten­ge­ber­ver­trag wird die Ver­si­ons­num­mer fest­ge­hal­ten. D. h. es wird nur die­je­ni­ge Daten­samm­lung im Daten­ar­chiv sicht­bar, für die der oder die Daten­ge­ber unter­schrie­ben haben. Soll­te ein Nut­zer nach dem Auf­set­zen des Ver­tra­ges noch­mals die Daten­samm­lung expor­tie­ren, so wür­de die vor­he­ri­ge Ver­si­on, für die unter­schrie­ben wur­de, ins Daten­ar­chiv über­führt wer­den.