In einer Datensammlung können Sie die Forschungsquellen (FuD-Dokumente) für die Archivierung zusammenstellen, die Sie für ein Forschungsprojekt oder eine Publikation verwendet haben. Die Datensammlung kann in mehrere Teilsammlungen untergliedert werden, um das Korpus inhaltlich zu strukturieren oder um unterschiedliche Zugriffsrechte an den Dokumenten im Archiv zu gewähren.
Neue Datensammlung anlegen
Unter dem Hauptmenü “Archivieren” befindet sich der Menüpunkt “Neu anlegen”. Hier müssen Sie im ersten Schritt bestimmen, ob Sie einen neue Datensammlung oder eine Teilsammlung anlegen möchte.
Eine Teilsammlung kann erst angelegt werden, wenn bereits eine Datensammlung vorhanden ist. Sie müssen also zuerst eine Datensammlung anlegen und wählen dazu den Menüpunkt “neue Datensammlung anlegen” aus.
Nun müssen Sie der Datensammlung einen Titel geben. Dabei sollte ein aussagekräftiger, inhaltlich begründeter und präziser Titel gewählt werden, z. B. der Titel der Qualifikationsarbeit oder der Publikation. Nach dem Formulieren des Titels klicken Sie auf die Schaltfläche “Eintragen”. Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf “Abbruch”.
Neue Teilsammlung zur Datensammlung anlegen
Möchten Sie Ihre Datensammlung weiter untergliedern oder einen Datenbestand mit abweichenden Freigaben versehen, dann können Sie Teilsammlungen zur Datensammlung anlegen. Dazu wählen Sie unter dem Hauptmenü “Archivieren” den Punkt “Neu anlegen” und dann “neue Teilsammlung zur Datensammlung anlegen” aus. Nun erscheint zunächst eine Übersicht mit den bereits angelegten Datensammlungen.
Sie müssen jetzt die Datensammlung auswählen, der die Teilsammlung zugeordnet werden soll. Dazu markieren Sie die entsprechende Sammlung und klicken dann auf die Schaltfläche “auswählen”. Nun öffnet sich eine neue Eingabemaske und Sie können den Titel der Teilsammlung eintragen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche “Eintragen” (siehe oben).
