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Dokumente hinzufügen

Unter dem Haupt­me­nü “Archi­vie­ren” befin­det sich der Menü­punkt “Doku­men­te hin­zu­fü­gen”. Der Nut­zer muss zunächst ent­schei­den, ob er Doku­men­te zu einer Daten­samm­lung oder zu einer Teil­samm­lung hin­zu­fü­gen möch­te. Die Ver­fah­rens­wei­se ist für bei­de Optio­nen gleich.

Der Nut­zer kann ent­we­der Ein­zel­do­ku­men­te, alle Doku­men­te oder den Inhalt einer Map­pe zu einer Daten­samm­lung oder Teil­samm­lung hin­zu­fü­gen.

Einzeldokumente hinzufügen

Wählt der Benut­zer “Ein­zel­do­ku­men­te hin­zu­fü­gen” aus, dann erscheint zunächst eine Über­sicht mit allen bereits ange­leg­ten Daten­samm­lun­gen oder Teil­samm­lun­gen.

Nach­dem die ent­spre­chen­de Samm­lung aus­ge­wählt wur­de, erscheint ein Öff­nen-Dia­log, in dem alle erfass­ten Doku­men­te auf­ge­lis­tet sind. Über das Opti­ons­feld “Doku­men­ten­aus­wahl” kann der Nut­zer die Anzei­ge auf die eige­nen Doku­men­te oder die frei­ge­schal­te­ten Doku­men­te von ande­ren Nut­zern ein­schrän­ken. Der Nut­zer kann nun die Doku­men­te, die er zu der aus­ge­wähl­ten Samm­lung hin­zu­fü­gen möch­te, mar­kie­ren (Mehr­fach­aus­wahl mög­lich). Nach der Aus­wahl der gewünsch­ten Doku­men­te muss er die Schalt­flä­che “aus­wäh­len” sowie den noch­mals zur Kon­trol­le erschei­nen­den OK-But­ton betä­ti­gen. Dar­auf­hin wer­den die mar­kier­ten Doku­men­te zur aus­ge­wähl­ten Samm­lung hin­zu­ge­fügt.

Alle Dokumente hinzufügen

Möch­te der Nut­zer sei­nen gesam­ten Doku­ment­be­stand archi­vie­ren, ist es sinn­voll, die Funk­ti­on “alle Doku­men­te hin­zu­fü­gen” aus­zu­wäh­len. Zunächst erscheint wie­der eine Über­sicht mit allen bereits ange­leg­ten Daten­samm­lun­gen oder Teil­samm­lun­gen. Nach­dem der Nut­zer die gewünsch­te Samm­lung aus­ge­wählt hat, wer­den auto­ma­tisch alle Doku­men­te des Nut­zers hin­zu­ge­fügt. Zur Kon­trol­le erscheint ein Dia­log­fens­ter mit der Mel­dung “XY Doku­men­te zur Map­pe hin­zu­ge­fügt”. Der Nut­zer muss nun mit “OK” bestä­ti­gen.

Inhalt einer Mappe hinzufügen

Wenn der Nut­zer sei­nen Doku­ment­be­stand bereits in Map­pen sor­tiert hat, dann kann er für die Archi­vie­rung den Inhalt einer Map­pe zu einer Daten­samm­lung oder Teil­samm­lung hin­zu­fü­gen. Dazu wählt der die Funk­ti­on “Inhalt einer Map­pe hin­zu­fü­gen” aus. Nun muss er in der sich öff­nen­den Über­sicht die ent­spre­chen­de Daten­samm­lung oder Teil­samm­lung aus­wäh­len, zu der der Map­pen­in­halt hin­zu­ge­fügt wer­den soll. Danach erscheint eine Aus­wahl­box, in der sämt­li­che Map­pen auf­ge­lis­tet sind, die der Nut­zer bereits in der Doku­ment­ver­wal­tung ange­legt hat. Nun muss der Nut­zer die Map­pe mar­kie­ren, deren Inhalt zur Daten­samm­lung oder Teil­samm­lung hin­zu­ge­fügt wer­den soll und danach auf die Schalt­flä­che “aus­wäh­len” kli­cken. Zur Kon­trol­le erscheint eine Dia­log­box mit den IDs der Doku­men­te, die der Samm­lung hin­zu­ge­fügt wur­den. Der Nut­zer muss nun mit “OK” bestä­ti­gen.

Den Inhalt einer Daten­samm­lung oder Teil­samm­lung kann der Nut­zer nun über die Funk­ti­on “Doku­men­te prü­fen” anse­hen und kon­trol­lie­ren.