Unter dem Hauptmenü “Archivieren” befindet sich der Menüpunkt “Dokumente hinzufügen”. Sie müssen zunächst entscheiden, ob Sie Dokumente zu einer Datensammlung oder zu einer Teilsammlung hinzufügen möchten. Die Verfahrensweise ist für beide Optionen gleich.
Sie können entweder Einzeldokumente, alle Dokumente oder den Inhalt einer Mappe zu einer Datensammlung oder Teilsammlung hinzufügen.
Einzeldokumente hinzufügen
Wählen Sie “Einzeldokumente hinzufügen” aus, dann erscheint zunächst eine Übersicht mit allen bereits angelegten Datensammlungen oder Teilsammlungen.
Nachdem die entsprechende Sammlung ausgewählt wurde, erscheint ein Öffnen-Dialog, in dem alle erfassten Dokumente aufgelistet sind. Über das Optionsfeld “Dokumentenauswahl” können Sie die Anzeige auf die eigenen Dokumente oder die freigeschalteten Dokumente von anderen Nutzer*innen einschränken. Sie können nun die Dokumente, die Sie zu der ausgewählten Sammlung hinzufügen möchten, markieren (Mehrfachauswahl möglich). Nach der Auswahl der gewünschten Dokumente müssen Sie die Schaltfläche “auswählen” sowie den nochmals zur Kontrolle erscheinenden OK-Button betätigen. Daraufhin werden die markierten Dokumente zur ausgewählten Sammlung hinzugefügt.
Alle Dokumente hinzufügen
Möchten Sie Ihre gesamten Dokumentbestand archivieren, ist es sinnvoll, die Funktion “alle Dokumente hinzufügen” auszuwählen. Zunächst erscheint wieder eine Übersicht mit allen bereits angelegten Datensammlungen oder Teilsammlungen. Nachdem Sie die gewünschte Sammlung ausgewählt haben, werden automatisch alle Dokumente hinzugefügt. Zur Kontrolle erscheint ein Dialogfenster mit der Meldung “XY Dokumente zur Mappe hinzugefügt”. Sie müssen nun mit “OK” bestätigen.
Inhalt einer Mappe hinzufügen
Wenn Sie Ihr Dokumentbestand bereits in Mappen sortiert haben, dann können Sie für die Archivierung den Inhalt einer Mappe zu einer Datensammlung oder Teilsammlung hinzufügen. Dazu wählen Sie die Funktion “Inhalt einer Mappe hinzufügen” aus. Nun müssen Sie in der sich öffnenden Übersicht die entsprechende Datensammlung oder Teilsammlung auswählen, zu der der Mappeninhalt hinzugefügt werden soll. Danach erscheint eine Auswahlbox, in der sämtliche Mappen aufgelistet sind, die Sie bereits in der Dokumentverwaltung angelegt haben. Nun müssen Sie die Mappe markieren, deren Inhalt zur Datensammlung oder Teilsammlung hinzugefügt werden soll und danach auf die Schaltfläche “auswählen” klicken. Zur Kontrolle erscheint eine Dialogbox mit den IDs der Dokumente, die der Sammlung hinzugefügt wurden. Sie müssen nun mit “OK” bestätigen.
Den Inhalt einer Datensammlung oder Teilsammlung können Sie nun über die Funktion “Dokumente prüfen” ansehen und kontrollieren.