Der ers­te Schritt ist die Vor­be­rei­tung der Daten für die Archi­vie­rung. Dazu steht die Funk­ti­on “Doku­men­te prü­fen” zur Ver­fü­gung. Der Nut­zer kann die­se Kom­po­nen­te ver­wen­den, um die spä­ter öffent­lich sicht­ba­ren Anga­ben auf Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit zu prü­fen. Nicht alle Funk­tio­nen sind stan­dard­mä­ßig in der Demo­ver­si­on frei­ge­schal­tet. Zum Ein­rich­ten eini­ger Funk­tio­nen müs­sen Export- und Archi­vie­rungs­richt­li­ni­en in Abspra­che mit dem FuD-Team fest­ge­legt wer­den.

Unter der Funk­ti­on “Doku­men­te prü­fen” hat der Nut­zer fol­gen­de Optio­nen:

• Alle Doku­men­te prü­fen: Es öff­net sich der Öff­nen-Dia­log mit allen bis­her erfass­ten Doku­men­ten des Nut­zers.
• Doku­men­te einer Map­pe prü­fen: Der Nut­zer kann eine bestimm­te Map­pe auf­ru­fen, die er in der Doku­ment­ver­wal­tung ange­legt hat und die dar­in ent­hal­te­nen Doku­men­te prü­fen.
• Doku­men­te einer Teil­samm­lung prü­fen: Der Nut­zer kann die Doku­men­te prü­fen, die er bereits einer Teil­samm­lung zuge­ord­net hat.
• Doku­men­te einer Daten­samm­lung prü­fen: Der Nut­zer kann die Doku­men­te prü­fen, die er bereits einer Daten­samm­lung zuge­ord­net hat.

Dokumente einer Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) prüfen

Wählt der Nut­zer die Opti­on “Doku­men­te einer Map­pe prü­fen”, erscheint zunächst eine Über­sicht mit allen in der Doku­ment­ver­wal­tung ange­leg­ten Map­pen.

Der Nut­zer wählt die gewünsch­te Map­pe aus und es öff­net sich eine Über­sicht mit allen in der Map­pe ent­hal­te­nen Doku­men­ten.

Die ange­zeig­ten Spal­ten des Öff­nen-Dia­logs kön­nen unter dem Menü­punkt “Ein­stel­lun­gen” ange­passt wer­den.

Dokument aus der Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) entfernen

Um ein Doku­ment aus der Map­pe (Teil­samm­lung oder Daten­samm­lung) zu ent­fer­nen, muss der Nut­zer das Doku­ment mar­kie­ren und dann die Funk­ti­on “Doku­ment ent­fer­nen” aus­wäh­len. Das Doku­ment wird aus der Map­pe ent­fernt.