Der erste Schritt ist die Vorbereitung der Daten für die Archivierung. Dazu steht die Funktion “Dokumente prüfen” zur Verfügung. Der Nutzer kann diese Komponente verwenden, um die später öffentlich sichtbaren Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Nicht alle Funktionen sind standardmäßig in der Demoversion freigeschaltet. Zum Einrichten einiger Funktionen müssen Export- und Archivierungsrichtlinien in Absprache mit dem FuD-Team festgelegt werden.
Unter der Funktion “Dokumente prüfen” hat der Nutzer folgende Optionen:
- Alle Dokumente prüfen: Es öffnet sich der Öffnen-Dialog mit allen bisher erfassten Dokumenten des Nutzers.
- Dokumente einer Mappe prüfen: Der Nutzer kann eine bestimmte Mappe aufrufen, die er in der Dokumentverwaltung angelegt hat und die darin enthaltenen Dokumente prüfen.
- Dokumente einer Teilsammlung prüfen: Der Nutzer kann die Dokumente prüfen, die er bereits einer Teilsammlung zugeordnet hat.
- Dokumente einer Datensammlung prüfen: Der Nutzer kann die Dokumente prüfen, die er bereits einer Datensammlung zugeordnet hat.
Dokumente einer Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) prüfen
Wählt der Nutzer die Option “Dokumente einer Mappe prüfen”, erscheint zunächst eine Übersicht mit allen in der Dokumentverwaltung angelegten Mappen.
Der Nutzer wählt die gewünschte Mappe aus und es öffnet sich eine Übersicht mit allen in der Mappe enthaltenen Dokumenten.
Die angezeigten Spalten des Öffnen-Dialogs können unter dem Menüpunkt “Einstellungen” angepasst werden.
Dokument aus der Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) entfernen
Um ein Dokument aus der Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) zu entfernen, muss der Nutzer das Dokument markieren und dann die Funktion “Dokument entfernen” auswählen. Das Dokument wird aus der Mappe entfernt.
