Der erste Schritt ist die Vorbereitung der Daten für die Archivierung. Dazu steht die Funktion “Dokumente prüfen” zur Verfügung. Sie können diese Komponente verwenden, um die später öffentlich sichtbaren Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Nicht alle Funktionen sind standardmäßig in der Demoversion freigeschaltet. Zum Einrichten einiger Funktionen müssen Export- und Archivierungsrichtlinien in Absprache mit dem FuD-Team festgelegt werden.
Unter der Funktion “Dokumente prüfen” haben Sie folgende Optionen:
- Alle Dokumente prüfen: Es öffnet sich der Öffnen-Dialog mit allen bisher von Ihnen erfassten Dokumenten.
- Dokumente einer Mappe prüfen: Sie können eine bestimmte Mappe aufrufen, die Sie in der Dokumentverwaltung angelegt haben und die darin enthaltenen Dokumente prüfen.
- Dokumente einer Teilsammlung prüfen: Sie können die Dokumente prüfen, die Sie bereits einer Teilsammlung zugeordnet haben.
- Dokumente einer Datensammlung prüfen: Sie können die Dokumente prüfen, die Sie bereits einer Datensammlung zugeordnet haben.
Dokumente einer Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) prüfen
Wählen Sie die Option “Dokumente einer Mappe prüfen”, erscheint zunächst eine Übersicht mit allen in der Dokumentverwaltung angelegten Mappen.
Sie wählen die gewünschte Mappe aus und es öffnet sich eine Übersicht mit allen in der Mappe enthaltenen Dokumenten.
Die angezeigten Spalten des Öffnen-Dialogs können unter dem Menüpunkt “Einstellungen” angepasst werden.
Dokument aus der Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) entfernen
Um ein Dokument aus der Mappe (Teilsammlung oder Datensammlung) zu entfernen, müssen Sie das Dokument markieren und dann die Funktion “Dokument entfernen” auswählen. Das Dokument wird aus der Mappe entfernt.