Datensammlung für den Export vorbereiten

Bevor die Daten ins Vir­tu­el­le Daten­ar­chiv über­führt wer­den kön­nen, müs­sen Sie unter dem Menü­punkt “Rech­te und Frei­ga­ben” die Frei­ga­be­op­tio­nen für Ihre Daten­samm­lung und ggf. Teilsammlung(en) fest­le­gen. Hier geben Sie an, wer im Fal­le einer Anfra­ge an das Archiv dar­über ent­schei­det, ob eine Daten-/Teil­samm­lung frei­ge­ge­ben wird. Eben­so legen Sie fest, ob und unter wel­chen Bedin­gun­gen die Daten wei­ter­ge­ge­ben wer­den dürfen.

Um die Rech­te und Frei­ga­ben für die Daten­samm­lung oder Teil­samm­lung fest­zu­le­gen, wäh­len Sie im Haupt­me­nü “Archi­vie­rung” den Punkt “Daten­samm­lung für Export vor­be­rei­ten” aus. Rechts öff­net sich anschlie­ßend das Kon­text­me­nü (sie­he Abbildung).

Wäh­len Sie den Menü­punkt “Rech­te und Frei­ga­ben” an, dann öff­net sich neben dem Pfeil ein wei­te­res Kon­text­me­nü mit den Optio­nen “zur Daten­samm­lung” und “zur Teilsammlung”.

Rechte und Freigaben zur Datensammlung

Wäh­len Sie im Kon­text­me­nü “Rech­te und Frei­ga­ben” die Opti­on “zur Daten­samm­lung” aus, dann öff­net sich zunächst eine Über­sicht mit allen bereits ange­leg­ten Daten­samm­lun­gen. Mit einem Dop­pel­klick kön­nen Sie die gewünsch­te Daten­samm­lung aus­wäh­len. Nun erscheint fol­gen­des Fenster:

Auf der ers­ten Regis­ter­kar­te “Meta­da­ten” erhal­ten Sie Infor­ma­tio­nen zu den im Archiv gene­rell öffent­lich sicht­ba­ren Meta­da­ten und kann dar­über hin­aus wei­te­re Daten­fel­der aus den Erfas­sungs­mas­ken für die Öffent­lich­keit frei­ge­ben. Kli­cken Sie auf den But­ton “Infos obli­ga­to­ri­sche Anga­ben”, öff­net sich ein pdf-Doku­ment. Die­ses Doku­ment ist nach den in FuD ver­füg­ba­ren Doku­ment­ty­pen geglie­dert. Sie kön­nen über das Inhalts­ver­zeich­nis zu den für Sie rele­van­ten Doku­ment­ty­pen blät­tern und sich in den Screen­shots anschau­en, wel­che Meta­da­ten­fel­der jeweils betrof­fen sind. Die in den Screen­shots gelb hin­ter­leg­ten Fel­der sind gene­rell öffent­lich sichtbar:

Neben den obli­ga­to­ri­schen Meta­da­ten kön­nen Sie wei­te­re Fel­der öffent­lich frei­ge­ben. Wel­che Fel­der beim jewei­li­gen Doku­ment­typ betrof­fen sind, wird in der Info-Datei ange­zeigt, die man sich als pdf her­un­ter­la­den kann.

Wenn Sie ent­schie­den haben, wel­che zusätz­li­chen Fel­der Sie frei­ge­ben möch­ten, set­zen Sie ein Häk­chen bei “öffent­lich frei­ge­ben”. Danach kli­cken Sie auf den But­ton “Spei­chern”.

Auf der zwei­ten Regis­ter­kar­te “Volltext/Bilder/Anhänge” ent­schei­den Sie, ob Sie Anhänge/Bilder und Voll­tex­te ins Archiv über­füh­ren und für regis­trier­te Nutzer*innen frei­ge­ben möchte.

Wel­che Fel­der bzw. Kar­tei­rei­ter beim jewei­li­gen Doku­ment­typ betrof­fen sind, wird in der Info-Datei ange­zeigt, die man sich als pdf her­un­ter­la­den kann.

Dem Nut­zer ste­hen fol­gen­de Optio­nen offen:

• Ins Daten­ar­chiv über­neh­men: Hier kann der Daten­ge­ber ent­schei­den, ob die Anhänge/Bilder oder Voll­tex­te über­haupt archi­viert wer­den sol­len. Ggf. ver­bie­ten recht­li­che Bestim­mun­gen oder beson­de­re Schutz­fris­ten die Ver­viel­fäl­ti­gung und lang­fris­ti­ge Spei­che­rung des Daten­ma­te­ri­als. In die­sem Fall soll­ten Sie hier kein Häk­chen set­zen. Wenn Sie bei “ins Daten­ar­chiv über­neh­men” ein Häk­chen set­zen, wer­den die Doku­men­te ins digi­ta­le Archiv über­nom­men. Zunächst ste­hen sie dann nur dem Daten­ge­ber selbst zur Ver­fü­gung, sofern Sie bei der Opti­on “für regis­trier­te Nutzer*innen frei­ge­ben” kein Häk­chen gesetzt haben. Ob und unter wel­chen Bedin­gun­gen die archi­vier­ten Anhänge/Bilder und Voll­tex­te an die Nutzer*innen des digi­ta­len Archivs wei­ter­ge­ben wer­den dür­fen, kann der/die Datengeber*in unter dem Menü­punkt “Wei­ter­ga­be­op­tio­nen” festlegen.
• Für regis­trier­te Nutzer*innen frei­ge­ben: Setzt der/die Datengeber*in hier ein Häk­chen, dann wer­den die Anhänge/Bilder oder Voll­tex­te für regis­trier­te Nutzer*innen des digi­ta­len Archivs ein­seh­bar. Die Doku­men­te sind dann zwar nicht öffent­lich frei, sie kön­nen aber ohne Anfra­ge an den Rech­te­ver­wal­ter von den regis­trier­ten Nutzer*innen ein­ge­se­hen und her­un­ter­ge­la­den wer­den. Die Frei­ga­be für regis­trier­te Nutzer*innen ist nur mög­lich, wenn Sie vor­her bei der Opti­on “ins Daten­ar­chiv über­neh­men” ein Häk­chen gesetzt haben.
• Weder der Voll­text noch die Bil­der oder Anhän­ge sol­len ins Archiv über­nom­men wer­den: Wenn Sie die­se Opti­on ankreu­zen, wer­den Anhän­ge und Voll­tex­te nicht archi­viert, d. h. der/die Datengeber*in selbst kann spä­ter nicht mehr auf sei­ne Daten zugrei­fen, wenn die­se sie nicht selbst auf ande­rem Wege gesi­chert hat.

Min­des­tens eine der drei Mög­lich­kei­ten muss aus­ge­wählt werden!

Bit­te prü­fen Sie auch, ob Anhänge/Bilder und Voll­tex­te über­haupt archi­viert wer­den dürfen.

Link zum deut­schen Urhe­ber­recht: Kli­cken Sie hier.

Die Fest­le­gung der Rech­te und Frei­ga­ben für die Teil­samm­lung erfolgt nach dem glei­chen Prinzip.