Datensammlung für den Export vorbereiten
Bevor die Daten ins Virtuelle Datenarchiv überführt werden können, müssen Sie unter dem Menüpunkt “Rechte und Freigaben” die Freigabeoptionen für Ihre Datensammlung und ggf. Teilsammlung(en) festlegen. Hier geben Sie an, wer im Falle einer Anfrage an das Archiv darüber entscheidet, ob eine Daten-/Teilsammlung freigegeben wird. Ebenso legen Sie fest, ob und unter welchen Bedingungen die Daten weitergegeben werden dürfen.
Um die Rechte und Freigaben für die Datensammlung oder Teilsammlung festzulegen, wählen Sie im Hauptmenü “Archivierung” den Punkt “Datensammlung für Export vorbereiten” aus. Rechts öffnet sich anschließend das Kontextmenü (siehe Abbildung).
Wählen Sie den Menüpunkt “Rechte und Freigaben” an, dann öffnet sich neben dem Pfeil ein weiteres Kontextmenü mit den Optionen “zur Datensammlung” und “zur Teilsammlung”.
Rechte und Freigaben zur Datensammlung
Wählen Sie im Kontextmenü “Rechte und Freigaben” die Option “zur Datensammlung” aus, dann öffnet sich zunächst eine Übersicht mit allen bereits angelegten Datensammlungen. Mit einem Doppelklick können Sie die gewünschte Datensammlung auswählen. Nun erscheint folgendes Fenster:
Auf der ersten Registerkarte “Metadaten” erhalten Sie Informationen zu den im Archiv generell öffentlich sichtbaren Metadaten und kann darüber hinaus weitere Datenfelder aus den Erfassungsmasken für die Öffentlichkeit freigeben. Klicken Sie auf den Button “Infos obligatorische Angaben”, öffnet sich ein pdf-Dokument. Dieses Dokument ist nach den in FuD verfügbaren Dokumenttypen gegliedert. Sie können über das Inhaltsverzeichnis zu den für Sie relevanten Dokumenttypen blättern und sich in den Screenshots anschauen, welche Metadatenfelder jeweils betroffen sind. Die in den Screenshots gelb hinterlegten Felder sind generell öffentlich sichtbar:
Neben den obligatorischen Metadaten können Sie weitere Felder öffentlich freigeben. Welche Felder beim jeweiligen Dokumenttyp betroffen sind, wird in der Info-Datei angezeigt, die man sich als pdf herunterladen kann.
Wenn Sie entschieden haben, welche zusätzlichen Felder Sie freigeben möchten, setzen Sie ein Häkchen bei “öffentlich freigeben”. Danach klicken Sie auf den Button “Speichern”.
Auf der zweiten Registerkarte “Volltext/Bilder/Anhänge” entscheiden Sie, ob Sie Anhänge/Bilder und Volltexte ins Archiv überführen und für registrierte Nutzer*innen freigeben möchte.
Welche Felder bzw. Karteireiter beim jeweiligen Dokumenttyp betroffen sind, wird in der Info-Datei angezeigt, die man sich als pdf herunterladen kann.
Dem Nutzer stehen folgende Optionen offen:
- Ins Datenarchiv übernehmen: Hier kann der Datengeber entscheiden, ob die Anhänge/Bilder oder Volltexte überhaupt archiviert werden sollen. Ggf. verbieten rechtliche Bestimmungen oder besondere Schutzfristen die Vervielfältigung und langfristige Speicherung des Datenmaterials. In diesem Fall sollten Sie hier kein Häkchen setzen. Wenn Sie bei “ins Datenarchiv übernehmen” ein Häkchen setzen, werden die Dokumente ins digitale Archiv übernommen. Zunächst stehen sie dann nur dem Datengeber selbst zur Verfügung, sofern Sie bei der Option “für registrierte Nutzer*innen freigeben” kein Häkchen gesetzt haben. Ob und unter welchen Bedingungen die archivierten Anhänge/Bilder und Volltexte an die Nutzer*innen des digitalen Archivs weitergeben werden dürfen, kann der/die Datengeber*in unter dem Menüpunkt “Weitergabeoptionen” festlegen.
- Für registrierte Nutzer*innen freigeben: Setzt der/die Datengeber*in hier ein Häkchen, dann werden die Anhänge/Bilder oder Volltexte für registrierte Nutzer*innen des digitalen Archivs einsehbar. Die Dokumente sind dann zwar nicht öffentlich frei, sie können aber ohne Anfrage an den Rechteverwalter von den registrierten Nutzer*innen eingesehen und heruntergeladen werden. Die Freigabe für registrierte Nutzer*innen ist nur möglich, wenn Sie vorher bei der Option “ins Datenarchiv übernehmen” ein Häkchen gesetzt haben.
- Weder der Volltext noch die Bilder oder Anhänge sollen ins Archiv übernommen werden: Wenn Sie diese Option ankreuzen, werden Anhänge und Volltexte nicht archiviert, d. h. der/die Datengeber*in selbst kann später nicht mehr auf seine Daten zugreifen, wenn diese sie nicht selbst auf anderem Wege gesichert hat.
Mindestens eine der drei Möglichkeiten muss ausgewählt werden!
Bitte prüfen Sie auch, ob Anhänge/Bilder und Volltexte überhaupt archiviert werden dürfen.
Link zum deutschen Urheberrecht: Klicken Sie hier.
Die Festlegung der Rechte und Freigaben für die Teilsammlung erfolgt nach dem gleichen Prinzip.