Nach der Festlegung der Rechte und Freigaben kann der/die Datengeber*in den Rechteverwaltern für deren Datensammlung und die Weitergabeoptionen bestimmen. Dieser Rechteverwalter*innen beantworten später die Anfragen und entscheidet nach Maßgabe der Weitergabeoptionen, ob und unter welchen Bedingungen die Datensammlung weitergegeben werden darf.
Rechteverwalter für Datensammlung festlegen
Sie wählen im Menü “Archivieren” unter “Datensammlung für Export vorbereiten” die Option “Rechteverwalter für Datensammlung festlegen” aus.
Es öffnet sich eine Übersicht mit allen bereits angelegten Datensammlungen. Sie markieren die Datensammlung, für die Sie den Rechteverwalter bestimmen möchte, und klicken danach auf “Sammlung auswählen”. Nun öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auswahlliste der zur Verfügung stehenden Rechteverwalter.
Für jedes Teilprojekt des SFB 600 ist ein eigener Rechteverwalter vorgesehen, der auch nach dem Ende des SFB 600 für Anfragen zur Verfügung steht. In der Regel übernimmt der/die Teilprojektleiter*in die Rolle des Rechteverwalters. Hat das Teilprojekt keinen eigenen Rechteverwalter bestimmt, dann kann de/die Datengeber*in den Rechteverwalter des Gesamt-SFB auswählen. Sollte für den ausgewählten Rechteverwalter keine Person bekannt sein, dann geht die Rolle des Rechteverwalters automatisch auf den Rechtsnachfolger des Datenarchivs über, derzeitig das Forschungszentrum Europa.
Nachdem Sie Ihren Rechteverwalter ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button “Eintragen”.
WEITERGABEOPTIONEN FESTLEGEN
In den Weitergabeoptionen legt der/die Datengeber*in fest, ob und unter welchen Bedingungen der Rechteverwalter die geschützten Archivobjekte an die Nutzer*innen des Virtuellen Datenarchivs weitergeben dürfen.
Sie wählen im Hauptmenü “Archivieren” unter “Datensammlung für Export vorbereiten” den Menüpunkt “Weitergabeoptionen festlegen” aus. Rechts öffnet sich ein Kontextmenü und Sie können wählen, ob Sie die Weitergabeoptionen für die Datensammlung oder für die Teilsammlung definieren möchte.
Legt der Datengeber die Weitergabeoptionen auf Ebene der Datensammlung fest, dann werden die Einstellungen zunächst auf alle enthaltenen Teilsammlungen und Dokumente vererbt. Gelten für die Dokumente einer bestimmen Teilsammlung restriktivere rechtliche Bestimmungen, dann können Sie für diese Teilsammlung abweichende Weitergabeoptionen definieren. Ändern Sie aber danach nochmals die Weitergabeoptionen der Datensammlung, dann werden alle bei der Teilsammlung angegebenen Weitergabeoptionen überschrieben.
Zunächst sollten Sie die Weitergabeoptionen für die Datensammlung definieren. Dazu klicken Sie im Kontextmenü auf “für Datensammlung”.
Nun öffnet sich eine Übersicht mit allen bereits angelegten Datensammlungen. Sie müssen nun die gewünschte Datensammlung markieren und danach auf den Button “auswählen” klicken. Es öffnet sich folgendes Fenster:
In dieser Maske legt der/die Datengeber*in fest, unter welchen Bedingungen der ausgewählte Rechteverwalter bestimmte Dokumentbestandteile weitergeben darf. Um es den Datengebern zu ermöglichen, bestimmten Benutzer*innen nur einen Teil der in der Datenbank vorliegenden Dokumentbestandteile zugänglich zu machen, werden beim Export drei verschiedene Archivobjekte erzeugt. Diese können von den Nutzer*innen des Archivs auf Anfrage als separate Datei heruntergeladen werden, sofern der/die Datengeber*in dies erlaubt. Für folgende Archivobjekte kann der/die Datengeber*in Weitergabeoptionen definieren:
- ausgewählte Dokumentinformationen mit Volltext: Dieses Dokument enthält die obligatorischen Metadaten und die unter dem Menüpunkt “Rechte und Freigaben” ggf. zusätzlich öffentlich freigegebenen Metadaten sowie den Volltext, falls dieser ins Archiv übernommen wurde.
- Gesamtdokument (ohne Anhänge/Bilder/Digitalisate): Dieses Dokument enthält alle in den Erfassungsmasken eingegebenen Daten (außer die Eingaben unter dem Karteireiter “Persönliche Einträge”) und den Volltext, aber keine Anhänge, Bilder oder sonstigen Digitalisate.
- Anhänge/Bilder/Digitalisate: Hier sind die unter dem Karteireiter “Anhang” oder “Objekt erfassen” hochgeladenen Digitalisate betroffen, sofern der Datengeber diese Objekte unter dem Menüpunkt “Rechte und Freigaben” ins Archiv überführt hat.
Dem Datengebern stehen für diese Archivobjekte folgende Weitergabeoptionen zur Verfügung:
- nie: Hat der/die Datengeber*in die Option “nie” ausgewählt, dann darf der Rechteverwalter unter keinen Umständen das Archivobjekt an die Nutzer*innen des digitalen Archivs weitergeben. Die Archivobjekte stehen dann lediglich dem Datengeber selbst zur Verfügung.
- auf Anfrage: Hat der/die Datengeber*in die Option “auf Anfrage” ausgewählt, dann darf der Rechteverwalter dieses Archivobjekt nur auf Anfrage eines registrierten Nutzers freigeben. Diese Anfrage erfolgt über ein Online-Formular, in dem neben dem Namen und der E‑Mail-Adresse auch das Forschungsinteresse und das Institut erfragt werden. Hat der/die Datengeber*in keine Einschränkungen im Feld “Anmerkungen” eingetragen, dann entscheidet der Rechteverwalter auf Basis der vorliegenden Informationen.
Anmerkungen: In diesem Feld kann der/die Datengeber*in zusätzliche Hinweise und Informationen für den Rechteverwalter eintragen, die ihm dabei helfen sollen, eine Entscheidung über die Weitergabe zu treffen (z. B. Weitergabe nur nach Vorlage der Einwilligungserklärung durch den Rechteinhaber erlaubt).
Die Festlegung der Weitergabeoptionen für die Teilsammlungen erfolgt nach dem gleichen Prinzip.