Inventarisierung — Datenerfassung

Im Arbeits­be­reich “Inven­ta­ri­sie­rung” kön­nen For­schungs­da­ten unter­schied­li­cher Gat­tung über stan­dar­di­sier­te Ein­ga­be­mas­ken erfasst und mit einem pro­jekt­über­grei­fen­den Schlag­wort­re­gis­ter erschlos­sen wer­den. Die Soft­ware besitzt bereits Ein­ga­be­mas­ken für diver­se Text­sor­ten wie z. B. Urkun­den, Archiv­gut, Zei­tungs­ar­ti­kel oder Brie­fe, aber auch für visu­el­le Medi­en wie Bil­der, Pho­to­gra­phien, Licht­bil­derpro­jek­tio­nen oder archäo­lo­gi­sche Objek­te sowie Tondokumente.

Neben der Erfas­sung der Doku­ment­in­for­ma­tio­nen, den soge­nann­ten Meta­da­ten, kön­nen auch die Voll­tex­te ein­ge­ge­ben sowie Digi­ta­li­sa­te und wei­te­re Datei­en in unter­schied­li­chen Datei­for­ma­ten ver­wal­tet werden.

Das Sys­tem ver­fügt über Doku­ment­ma­nage­ment­tools zur Orga­ni­sa­ti­on der Doku­ment­samm­lung in Teil­kor­po­ra. Eben­so wer­den eine Voll­text­su­che sowie diver­se Export- und Druck­funk­tio­nen angeboten.

Über eine ein­fa­che Kopier­funk­ti­on kön­nen für einen Doku­ment­typ bestimm­te Fel­der fest­ge­legt wer­den, die bei der anschlie­ßen­den Erzeu­gung eines neu­en Doku­ments schon aus­ge­füllt sind. Damit wird eine Zeit­er­spar­nis erreicht und der Nut­zer muss nur noch die sich ändern­den Meta­da­ten wie z. B. das Datum oder den Titel des neu­en Doku­ments in das Sys­tem eingeben.