Unter dem Menü­punkt “Recher­che” und dann “Suche” haben Sie die Mög­lich­keit, im gesam­ten Daten­be­stand des FuD-Daten­bank­sys­tems eine Voll­text­su­che durch­zu­füh­ren. Über die Bereichs­su­che und die Selek­ti­ons­op­tio­nen kann die Such­an­fra­ge gezielt for­mu­liert und die Ergeb­nis­se gedruckt oder gespei­chert werden.

Die Voll­text­su­che bezieht sich – sofern die Selek­ti­ons­op­tio­nen nicht ver­än­dert wur­den – stets auf den gesam­ten Quel­len­be­stand einer FuD-Instanz. Sie kön­nen somit auch in Quel­len recher­chie­ren, die nicht für Sie frei­ge­schal­tet sind. Auf die­se Wei­se kön­nen Sie sich einen voll­stän­di­gen Über­blick aller in einer FuD-Instanz inven­ta­ri­sier­ten Quel­len ver­schaf­fen. Der Frei­ga­be­sta­tus der ein­zel­nen Doku­men­te und das in FuD hin­ter­leg­te Rech­te­ma­nage­ment wird aller­dings in der Tref­fer­an­zei­ge berück­sich­tigt. Grund­sätz­lich erhält kein/-e User*in Zugriff auf Daten, die nicht für sie oder ihn frei­ge­ge­ben wer­den. Es wer­den zwar stets alle Tref­fer auf­ge­lis­tet, doch abhän­gig davon, ob der oder die ein­ge­logg­te Nutzer*in Zugriff auf das Doku­ment hat, in dem der Such­be­griff gefun­den wur­de, wer­den die ein­zel­nen Ergeb­nis­se in der Tref­fer­lis­te unter­schied­lich ange­zeigt. Auf die­se Wei­se wird sicher­ge­stellt, dass auch über die Suche nur die Doku­men­te bzw. Ele­men­te eines Doku­ments ein­ge­se­hen wer­den kön­nen, auf die der oder die Nutzer*in auch tat­säch­lich Zugriff hat. Soll­ten Sie bei Ihrer Recher­che auf Quel­len­ma­te­ri­al sto­ßen, wel­ches für Sie rele­vant, aber nicht frei­ge­schal­tet ist, kön­nen Sie sich mit dem jewei­li­gen Besit­zer in Ver­bin­dung set­zen und um Frei­schal­tung bitten.

Suchanfrage formulieren – Suchbegriffe

Die Voll­text­su­che bezieht sich nicht nur auf den eigent­li­chen Text (Erfas­sungs­mas­ke “Text erfas­sen”) eines Doku­ments, son­dern auf sämt­li­che Daten­sät­ze, die in den ver­schie­de­nen Erfas­sungs­mas­ken der Inven­ta­ri­sie­rungs­um­ge­bung ein­ge­tra­gen sind. Beim Anwäh­len des Menü­punkts “Recher­che” erscheint fol­gen­de Suchmaske:

• “alle Berei­che”: Die Suche bezieht sich auf sämt­li­che Erfassungsmasken
• “Inven­ta­ri­sie­rungs­da­ten”: Die Suche bezieht sich auf die Erfas­sungs­mas­ken “Inven­ta­ri­sie­rung Doku­ment” und “Inven­ta­ri­sie­rung Überlieferung”
• “Beschrei­bung”: Die Suche bezieht sich auf die Erfas­sungs­mas­ke “Kurzbeschreibung/Regest” bzw. bei visu­el­len Medi­en auf die Erfas­sungs­mas­ke “Objekt­be­schrei­bung”
• “Text”: Die Suche bezieht sich auf die Erfas­sungs­mas­ke “Text erfas­sen” bzw. bei visu­el­len Medi­en auf die Erfas­sungs­mas­ke “Begleit­text”
• “Kom­men­tar”: Die Suche bezieht sich auf die Erfas­sungs­mas­ke “Kom­men­tar”
• “Per­sön­li­che Ein­trä­ge”: Die Suche bezieht sich auf die Erfas­sungs­mas­ke “Per­sön­li­che Einträge”
• “Inde­xie­rung”: Die Suche bezieht sich auf die Erfas­sungs­mas­ke “Index/Schlagworte”

Wird ein Such­be­griff in das Feld “alle Berei­che” ein­ge­tra­gen, kön­nen kei­ne Such­be­grif­fe in die rest­li­chen Such­fel­der (z. B. Feld “Inven­ta­ri­sie­rungs­da­ten”, “Beschrei­bung” etc.) ein­ge­tra­gen wer­den, da sich die Anfra­ge bereits auf sämt­li­che Erfas­sungs­mas­ken der Inven­ta­ri­sie­rungs­um­ge­bung bezieht. Die übri­gen Such­fel­der sind in die­sem Fall grau hin­ter­legt. Ansons­ten haben Sie die Mög­lich­keit, Such­be­grif­fe in meh­re­re Such­fel­der (Such­feld 2–6) ein­zu­tra­gen und auf die­se Wei­se die Suche zu erwei­tern. Dabei wer­den die Ein­trä­ge vom Sys­tem auto­ma­tisch mit UND ver­knüpft. Bei­spiel: Tra­gen Sie den Such­be­griff “Armut” in die Fel­der “Inven­ta­ri­sie­rungs­da­ten” sowie “Kom­men­tar” ein, so wird nach Doku­men­ten gesucht, bei denen der Such­be­griff in bei­den Erfas­sungs­mas­ken vor­kommt. Bei der Ein­ga­be des Such­be­griffs wird zwi­schen Groß- und Klein­schrei­bung stan­dard­mä­ßig nicht unter­schie­den. Mit Hil­fe von Anfüh­rungs­zei­chen kön­ne Sie nach Phra­sen suchen, also nach Wor­ten, die in genau der ein­ge­ge­be­nen Rei­hen­fol­ge inner­halb eines Fel­des vorkommen.

Verknüpfungsmöglichkeiten durch logische Operatoren

Bei der For­mu­lie­rung der Such­an­fra­ge haben Sie die Mög­lich­keit nach meh­re­ren Such­wör­tern inner­halb eines Such­fel­des zu recher­chie­ren. Sie kön­nen die­se durch logi­sche Ope­ra­to­ren (Bool’sche Ope­ra­to­ren) ver­knüp­fen und damit die Suche spe­zi­fi­zie­ren. Fol­gen­de Ver­knüp­fungs­mög­lich­kei­ten, die frei mit­ein­an­der kom­bi­nier­bar sind, ste­hen zur Verfügung:

• Und-Ver­knüp­fung: Es kön­nen belie­big vie­le Such­wör­ter pro Such­feld, getrennt durch ein Leer­zei­chen, ein­ge­tra­gen werden.
  Bei­spiel: Armut Obdach­lo­sig­keit Krank­heit – in die­sem Fall wird nach Doku­men­ten gesucht, in denen alle drei Such­be­grif­fe gleich­zei­tig vorkommen.
• Oder-Ver­knüp­fung: Es kön­nen belie­big vie­le Such­wör­ter pro Such­feld, getrennt durch “|”, ein­ge­tra­gen werden.
  Bei­spiel: Armut | Arbeits­lo­sig­keit – in die­sem Fall wird nach Doku­men­ten gesucht, in denen “Armut” oder “Arbeits­lo­sig­keit” vorkommen.
• Ver­knüpf­te Suche: Das sind Kom­bi­na­tio­nen von “UND-” und “ODER-Ver­knüp­fun­gen” in einer Suchanfrage.
  Bei­spiel: (Lehr­Kunst & hel­len) | son­nen­klar sucht nach Doku­men­ten, die Lehr­Kunst und hel­len, oder son­nen­klar enthalten.
  Lehr­Kunst & (hel­len | son­nen­klar) sucht nach Doku­men­ten, die hel­len oder son­nen­klar, und zusätz­lich das Wort Lehr­kunst enthalten.
• Trun­kier­te Suche (Platz­hal­ter): Trun­kie­ren (Abkür­zen) ist am Wort­ende und am Wort­an­fang mög­lich. Das Trun­kie­rungs­zei­chen ist “*”.
  Bei­spiel: Mit dem Such­be­griff arbeits* wird nach den Begrif­fen arbeits­los, Arbeits­lo­sig­keit, Arbeits­zeit etc. gesucht.Diese Opti­on funk­tio­niert auch inner­halb eines Wortes.
  Bei­spiel: ar*t → arzt, arbeit, etc. Die Anzahl der Zei­chen inner­halb eines Wor­tes ist dabei beliebig.Ein wei­te­res Trun­kie­rungs­zei­chen, das genau ein Zei­chen ersetzt, ist “?”.
  Bei­spiel: ar?t→ arzt.

• Umge­bungs­su­che (nur in der Voll­text­su­che): Hier kön­nen Sie Such­be­grif­fe in ver­schie­de­nen Schritt­wei­ten (Anzahl von dazwi­schen ste­hen­den Wör­tern) von­ein­an­der suchen las­sen. Das Zei­chen für die Schritt­wei­te ist “<n<”: n = Anzahl der dar­auf­fol­gen­den Wörter.
  Bei­spiel: Kinderarmut<2<Tuberkulose → “Kin­der­ar­mut und Tuber­ku­lo­se”; “Kin­der­ar­mut sowie Tuberkulose”
  Sie haben die Mög­lich­keit genau zu defi­nie­ren, wie vie­le Wor­te maxi­mal zwi­schen zwei (oder meh­re­ren) Such­be­grif­fen vor­kom­men sollen.
  Bei­spiel: Landarbeiter<5<Armut → “Land­ar­bei­ter leben in größ­ter Armut”; “Armut ist für Landarbeiter …”.
  In die­sem Fall wird nach Doku­men­ten gesucht, in denen bei­de Such­be­grif­fe (egal in wel­cher Rei­hen­fol­ge) vor­kom­men; dazwi­schen ste­hen maxi­mal vier Worte.
• Umge­bungs­su­che mit exak­tem Wort­ab­stand: D. h., dass Sie Such­be­grif­fe in einer fes­ten Schritt­wei­te von­ein­an­der suchen las­sen kön­nen. Das Zei­chen für die Schritt­wei­te ist {Suchbegriff_1} =3= {Suchbegriff_2}
  Bei­spiel: Lehr­Kunst =4= son­nen­klar Das vier­te Wort nach Lehr­Kunst ist son­nen­klar. Die Rei­hen­fol­ge der Begrif­fe ist also nicht beliebig.
• Suche nach stan­dar­di­sier­ten Daten: Möch­ten Sie z. B. das Datum 2014-11-04 suchen, müs­sen Sie es wie folgt ein­ge­ben: 2014=1=11=1=04. Dabei steht “=1=” für den Wort­ab­stand zwi­schen “2014”, “11” und “04”. Sie erhal­ten so zwar auch Doku­men­te, in denen viel­leicht “2014–11/4” als Signa­tur abge­legt wur­de, doch ist die Wahr­schein­lich­keit recht gering.

Selektionsoptionen

Wie bereits dar­ge­legt, bezieht sich die Voll­text­su­che – wenn die Selek­ti­ons­op­tio­nen nicht ent­spre­chend ver­än­dert wur­den – stets auf den gesam­ten Quel­len­be­stand des Daten­bank­sys­tems (Vor­ein­stel­lung). Möch­ten Sie nicht im gesam­ten Quel­len­be­stand recher­chie­ren, müs­sen Sie von der Mas­ke “Such­be­grif­fe” in die Mas­ke “Selek­ti­ons­op­tio­nen” wech­seln durch Anwäh­len des Kar­tei­rei­ters “Selek­ti­ons­op­tio­nen”:

Sie kön­nen der­zeit zwi­schen fol­gen­den Selek­ti­ons­op­tio­nen wählen:

• “Per­so­nen”: In der Aus­wahl­lis­te “Per­so­nen” wer­den sämt­li­che Nutzer*innen des Daten­bank­sys­tems auf­ge­führt. Sie kön­nen ein­zel­ne Per­so­nen mar­kie­ren (vgl. hier­zu die Aus­füh­run­gen wei­ter unten) und damit sei­ne Such­an­fra­ge auf die Quel­len der mar­kier­ten Per­so­nen (ein­schließ­lich sei­nes eige­nen Quel­len­be­stands) beschränken.
• “Grup­pen”: In der Aus­wahl­lis­te “Grup­pen” wer­den sämt­li­che Teil­pro­jek­te, Arbeits­krei­se sowie Tagungen/Workshops auf­ge­führt. Sie kön­nen ein­zel­ne Grup­pen mar­kie­ren (vgl. hier­zu die Aus­füh­run­gen wei­ter unten) und damit sei­ne Such­an­fra­ge auf die Quel­len der mar­kier­ten Grup­pen beschränken.
• “Doku­ment­ty­pen”: In der Aus­wahl­lis­te “Doku­ment­ty­pen” wer­den die in der Inven­ta­ri­sie­rungs­um­ge­bung auf­ge­führ­ten Doku­ment­ty­pen ange­zeigt. Sie kön­nen ein­zel­ne Doku­ment­ty­pen mar­kie­ren (vgl. hier­zu die Aus­füh­run­gen wei­ter unten) und damit sei­ne Such­an­fra­ge auf bestimm­te Doku­ment­ty­pen beschränken.

Die Selek­ti­ons­op­tio­nen sind in einer Baum­struk­tur (hier­ar­chisch geglie­dert) dar­ge­stellt. Sie kön­nen durch das Anwäh­len der mit “+” und “–” gekenn­zeich­ne­ten Käst­chen die ein­zel­nen Ebe­nen auf- und zublät­tern und sich die ver­schie­de­nen Aus­wahl­lis­ten (“Per­so­nen”, “Grup­pen” und “Doku­ment­ty­pen”) anschauen.

Direkt vor den ein­zel­nen Ein­trä­gen der Aus­wahl­lis­ten befin­den sich Käst­chen, die Sie anwäh­len kön­nen. In den ange­wähl­ten Käst­chen erscheint jeweils ein Häk­chen. Stan­dard­mä­ßig sind die Ein­trä­ge “Personen”/“alle” sowie “Dokumenttypen”/“alle” ange­wählt (Vor­ein­stel­lung), d. h. die Such­an­fra­ge bezieht sich auf den gesam­ten Quel­len­be­stand. Durch das erneu­te Anwäh­len der bereits mar­kier­ten Käst­chen ver­schwin­den die Mar­kie­run­gen, und Sie kön­nen sich ganz indi­vi­du­ell die gewünsch­ten Selek­ti­ons­op­tio­nen zusam­men­stel­len. Zu beach­ten ist, dass Ein­trä­ge aus der Aus­wahl­lis­te “Per­so­nen” und “Grup­pen” nicht mit­ein­an­der kom­bi­niert wer­den kön­nen, d. h. die Suche kann ent­we­der auf die Quel­len­be­stän­de ein­zel­ner Per­so­nen oder auf die Quel­len­be­stän­de ein­zel­ner Grup­pen beschränkt wer­den. Dage­gen sind Ein­trä­ge aus der Aus­wahl­lis­te “Per­so­nen” und “Doku­ment­ty­pen” sowie “Grup­pen” und “Doku­ment­ty­pen” frei kombinierbar.

Suche starten – Trefferanzeige

Nach­dem der Suchbegriff/die Such­be­grif­fe ein­ge­ge­ben und ggf. die Selek­ti­ons­op­tio­nen modi­fi­ziert wur­den, kann die Funk­ti­on “Suche star­ten” ange­wählt wer­den. Dar­auf­hin erscheint im unte­ren Bereich der Such­mas­ke die Ergeb­nis­lis­te (falls kei­ne Such­ergeb­nis­se gefun­den wur­den, erfolgt eine ent­spre­chen­de Rück­mel­dung): Direkt ober­halb des Anzei­gen­be­reichs wird die Gesamt­zahl der Tref­fer ange­zeigt; dabei wer­den pro Sei­te zehn Tref­fer gelis­tet. Über die Pfeil­sym­bo­le rechts ober­halb des Anzei­gen­be­reichs kön­nen Sie in der Ergeb­nis­lis­te vor- und zurückblättern.

Wie bereits dar­ge­legt, wer­den in die Suche auch Doku­men­te ein­be­zo­gen, die für den oder die ein­ge­logg­ten Benutzer*in nicht frei­ge­schal­tet sind. Der Frei­ga­be­sta­tus der ein­zel­nen Doku­men­te wird aller­dings in der Ergeb­nisan­zei­ge berück­sich­tigt. Dabei wer­den in der Tref­fer­lis­te zunächst die Doku­men­te auf­ge­lis­tet, die frei­ge­schal­tet sind. Bei Doku­men­ten, die für den ein­ge­logg­ten Nut­zer nicht frei­ge­schal­tet sind, wird hin­ge­gen ledig­lich die Infor­ma­ti­ons­zei­le ange­zeigt. Es wer­den fol­gen­de Infor­ma­tio­nen mit­ge­führt: 1) Doku­ment-ID, 2) Datum des Doku­ments, 3) Name des Besit­zers sowie 4) Anzahl der Tref­fer pro Doku­ment. Unter­halb der Infor­ma­ti­ons­zei­le ist ver­merkt, dass kei­ne Berech­ti­gung für das Doku­ment vor­liegt. Bei Doku­men­ten, die für den ein­ge­logg­ten Nut­zer frei­ge­schal­tet sind, wird neben der Infor­ma­ti­ons­zei­le die genaue Text­stel­le, in wel­cher das Such­wort gefun­den wur­de, in Form eines Zitats ange­zeigt. Zudem wird ange­zeigt, aus wel­chem Bereich der Inven­ta­ri­sie­rungs­um­ge­bung die jewei­li­ge Text­stel­le stammt:

• “I”: Die Text­stel­le stammt aus den Erfas­sungs­mas­ken “Inven­ta­ri­sie­rung” und “Inven­ta­ri­sie­rung Überlieferung”.
• “B”: Die Text­stel­le stammt aus den Erfas­sungs­mas­ken “Kurzbeschreibung/Regest” bzw. bei visu­el­len Medi­en aus der Erfas­sungs­mas­ke “Objekt­be­schrei­bung”.
• “T”: Die Text­stel­le stammt aus den Erfas­sungs­mas­ken “Text erfas­sen” bzw. bei visu­el­len Medi­en aus der Erfas­sungs­mas­ke “Begleit­text”.
• “K”: Die Text­stel­le stammt aus der Erfas­sungs­mas­ke “Kom­men­tar”.
• “P”: Die Text­stel­le stammt aus der Erfas­sungs­mas­ke “Per­sön­li­che Einträge”.
• “X”: Die Text­stel­le stammt aus der Erfas­sungs­mas­ke “Index/Schlagworte”.

Bei frei­ge­schal­te­ten Doku­men­ten haben die ein­ge­logg­ten Nutzer*innen zudem die Mög­lich­keit, das ent­spre­chen­de Doku­ment direkt in der Ergeb­nis­lis­te aus­zu­wäh­len und in der Inven­ta­ri­sie­rungs­um­ge­bung zu laden.

Suchergebnisse sichern innerhalb von FuD – als Mappe speichern

Um die Such­ergeb­nis­se inner­halb der FuD-Umge­bung zu sichern, müs­sen Sie neben der Auf­lis­tung der Such­ergeb­nis­se den But­ton “Spei­chern als Map­pe” betä­ti­gen. Danach wird das Dia­log­fens­ter “Map­pe anle­gen aus Recher­che­er­geb­nis­sen” geöffnet.

Geben Sie der Map­pe einen ent­spre­chen­den Titel und kli­cken auf “Anle­gen”. Danach erscheint in einem Dia­log­fens­ter die Infor­ma­ti­on, dass die Doku­men­te des Such­ergeb­nis­ses in der neu ange­leg­ten Map­pe gespei­chert wur­den. Um sich die Such­ergeb­nis­se nun im Ein­zel­nen anzu­se­hen, kli­cken Sie im Menü­punkt “Inven­ta­ri­sie­rung” auf “Map­pe öff­nen” und wäh­len dann die ange­leg­te Map­pe aus der Lis­te aus (vgl. Map­pen anle­gen und bear­bei­ten).

Suchergebnisse außerhalb von FuD sichern – Drucken oder Exportieren

Über den But­ton “Druck­vor­schau” kön­nen Sie sich eine Über­sicht der Doku­ment­lis­ten anzei­gen las­sen, bevor er sie ausdruckt.