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Arbeiten mit einem Analyseindex

Arbeiten mit einem Index der Freien Analyse

Hat der Nut­zer einen neu­en Index in der Frei­en Ana­ly­se erstellt (vgl. Anle­gen eines neu­en Index) oder einen bereits bestehen­den Index geöff­net (vgl. Öff­nen und Schlie­ßen eines Index), bie­ten sich ihm fol­gen­de Funk­tio­nen, die in die­sem Kapi­tel erläu­tert wer­den:

Neuen Indexeintrag hinzufügen

Um einen Inde­xein­trag auf der ers­ten Ebe­ne des Index hin­zu­zu­fü­gen, öff­net der Nut­zer das Pop-up-Menü im Index­fens­ter mit rech­tem Maus­klick, wäh­rend sich der Maus­zei­ger im frei­en Bereich der Benut­zer­ober­flä­che befin­det. Durch Ankli­cken des Menü­punk­tes “Neu­en Inde­xein­trag hin­zu­fü­gen” öff­net sich das Dia­log­fens­ter “Inde­xein­trag hin­zu­fü­gen”:

Abb. Dia­log­fens­ter “Inde­xein­trag hin­zu­fü­gen”

In das Feld neu­er Inde­xein­trag wird der Name des Ein­trags ein­ge­ge­ben.

Im Feld For­mat kann dem Inde­xein­trag und sei­nen Text­stel­len zur bes­se­ren Über­sicht­lich­keit eine indi­vi­du­el­le For­ma­tie­rung zuge­ord­net wer­den. Hier­zu klickt der Nut­zer mit der lin­ken Maus­tas­te in das freie Feld neben der Feld­be­zeich­nung “For­mat”, wel­ches noch beige hin­ter­legt ist. Dar­auf­hin öff­net sich ein neu­es Fens­ter mit einem Text­edi­tor. Dort kann der Nut­zer die Far­be des Ein­trags, die Schrift­art, ‑grö­ße, die Aus­rich­tung etc. bestim­men. Im Edi­tor ist ein Bei­spiel­satz hin­ter­legt, der ledig­lich der bes­se­ren Sicht­bar­keit der gewähl­ten For­ma­tie­rung dient und spä­ter nicht im Index auf­taucht. Nach­dem der User sich nun für eine For­ma­tie­rung ent­schie­den hat, bestä­tigt er sei­ne Aus­wahl mit “OK” und das Edi­tor­fens­ter schließt sich. Im Dia­log­fens­ter “Inde­xein­trag hin­zu­fü­gen” erscheint nun im Feld “For­mat” der Code der jewei­li­gen For­ma­tie­rung. Wur­de eine Far­be gewählt, so ist das Feld mit der aus­ge­wähl­ten Far­be hin­ter­legt. Ab jetzt wird der Inde­xein­trag im Index­fens­ter, aber auch die ihm zuge­ord­ne­ten Text­stel­len im Text­fens­ter mit die­ser For­ma­tie­rung gekenn­zeich­net.

Außer­dem kön­nen Inde­x­ein­trä­ge mit zusätz­li­chen Infor­ma­tio­nen ver­se­hen wer­den. Der Nut­zer kann einen exter­nen Link ein­fü­gen (-> Web­link), den Inde­xein­trag mit einem FuD-Doku­ment ver­lin­ken (-> FuD-Doku­ment­link) und eine Notiz (-> Bemer­kung) hin­ter­le­gen. Des Wei­te­ren kön­nen zusätz­li­che Fel­der index- und pro­jekt­spe­zi­fisch kon­fi­gu­riert und so dem spe­zi­fi­schen metho­di­schen Vor­ge­hen des For­schungs­vor­ha­bens ange­passt wer­den. So ist bspw. für den Per­so­nen­in­dex ein Feld für den Link zur GND (Gemein­sa­me Norm­da­tei) vor­ge­se­hen.

All die­se Anga­ben kön­nen zu einem spä­te­ren Zeit­punkt noch ein­mal ver­än­dert wer­den (vgl. Inde­xein­trag ändern). Nach Abschluss der Ein­ga­ben wird mit “Hin­zu­fü­gen” der neue Inde­xein­trag bestä­tigt. Das Dia­log­fens­ter schließt sich und der neue Ein­trag wird je nach Vor­ein­stel­lung, alpha­be­tisch oder in indi­vi­du­el­ler Sor­tie­rung (vgl. Inde­xat­tri­bu­te bear­bei­ten), im Index­baum ein­ge­fügt.

Abb. Index­fens­ter “Freie Ana­ly­se” mit neu­em Inde­xein­trag

Wenn ein neu­er Inde­xein­trag einem bereits bestehen­den Ein­trag unter­ge­ord­net wer­den soll, also auf einer unte­ren Ebe­ne ein­ge­fügt wer­den soll, so muss der Ein­trag aus­ge­wählt wer­den, dem der neue unter­ge­ord­net wer­den soll. Mit rech­tem Maus­klick öff­net sich das Pop-up-Menü des Inde­xein­trags. Der Nut­zer muss nun den Menü­punkt “Hin­zu­fü­gen” aus­wäh­len, so dass sich das Dia­log­fens­ter öff­net.

Abb. Neu­en Inde­xein­trag auf der 2. Ebe­ne hin­zu­fü­gen

Alles Wei­te­re erfolgt wie im Kapi­tel “Neu­en Inde­xein­trag hin­zu­fü­gen” beschrie­ben.

Indexeintrag anzeigen

Um sich einen Inde­xein­trag anzei­gen zu las­sen, öff­net der Nut­zer mit Rechtsklick auf dem jewei­li­gen Inde­xein­trag das Pop-up-Menü und wählt den Menü­punkt “anzei­gen” an. Es öff­net sich das Dia­log­fens­ter “Inde­xein­trag anzei­gen”, das dem des “Inde­xein­trag hin­zu­fü­gen” gleicht. Hier kön­nen jedoch kei­ne Ände­run­gen vor­ge­nom­men wer­den (zum Ändern des Inde­xein­trags vgl. Inde­xein­trag bear­bei­ten). Mit Klick auf das Pfeil­sym­bol wird im Text­fens­ter der Ana­ly­se­um­ge­bung das ver­link­te Doku­ment geöff­net. Das Pfeil-Sym­bol wird nur dann ange­zeigt, wenn es sich bei dem Doku­ment, auf das ver­linkt wird, um ein eige­nes oder für den aktu­el­len Nut­zer frei­ge­ge­be­nes Doku­ment han­delt. Nur in die­sen Fäl­len kann also das ver­link­te Doku­ment geöff­net wer­den. Falls z. B. ein zuvor frei­ge­ge­be­nes Doku­ment ver­linkt wur­de, zu dem die Zugriffs­rech­te zwi­schen­zeit­lich zurück­ge­nom­men wur­den, wer­den ledig­lich Doku­ment-ID und Name des Ver­ant­wort­li­chen ange­zeigt.

Die­se Funk­ti­on ist nicht stan­dard­mä­ßig ver­füg­bar, kann aber in Abspra­che mit dem FuD-Team kon­fi­gu­riert wer­den. Falls die­se Funk­ti­on bei Ihnen nicht frei­ge­schal­tet ist, Sie dies aber wün­schen, wen­den Sie sich bit­te an das FuD-Team.

Abb. Dia­log­fens­ter “Inde­xein­trag anzei­gen”

Hat der Nut­zer einen Web­link hin­ter­legt, kann er die­sen per Maus­klick auf das ent­spre­chen­de Pfeil­sym­bol öff­nen.

Indexeintrag löschen

Um einen Inde­xein­trag zu löschen, öff­net der Nut­zer mit rech­tem Maus­klick das Pop-up-Menü des Inde­xein­trags und wählt den Menü­punkt “Löschen” an. Es öff­net sich das Dia­log­fens­ter “Inde­xein­trag löschen”, in dem alle Infor­ma­tio­nen zum Inde­xein­trag ange­zeigt wer­den. Mit dem But­ton “Löschen” wird der Lösch­vor­gang gestar­tet. Es erscheint eine Dia­log­box, die eine Bestä­ti­gung des Lösch­vor­gangs mit “Ja” ver­langt. Wählt der Nut­zer den But­ton “Ja, außer Text­stel­len” an, so wird der Inde­xein­trag gelöscht, aber die Text­stel­len wer­den bei Unter­ein­trä­gen dem Ein­trag eine Ebe­ne höher zuge­ord­net. Soll­te der zu löschen­de Inde­xein­trag in der Hier­ar­chie­ebe­ne schon auf obers­ter Posi­ti­on ste­hen, wer­den auch die ange­häng­ten Text­stel­len unwi­der­ruf­lich gelöscht!

Abb. Dia­log­fens­ter “Inde­xein­trag löschen” mit Dia­log­box zur Bestä­ti­gung des Lösch­vor­gangs

Danach erscheint die Infor­ma­ti­on, dass der Inde­xein­trag gelöscht wur­de.

Abb. Bestä­ti­gung des Lösch­vor­gangs
infoDie Mar­kie­run­gen im Text wer­den nicht auto­ma­tisch und sofort ange­passt. Erst nach einer wei­te­ren Akti­on (z. B. Hin­zu­fü­gen einer Text­stel­le zu einem Inde­xein­trag) oder dem erneu­ten Auf­ru­fen des Doku­men­tes wer­den die Mar­kie­run­gen im Text ange­passt.

Indexeintrag bearbeiten

Indexeintrag ändern

Um die Attri­bu­te des Inde­xein­trags wie den Namen, die Beschrei­bung, die For­ma­tie­rung oder wei­te­re Anga­ben zu ändern, öff­net der Nut­zer mit Rechtsklick auf dem Inde­xein­trag das Pop-up-Menü und wählt den Menü­punkt “Ändern” an. Es öff­net sich das Dia­log­fens­ter “Inde­xein­trag ändern”, das der Ein­ga­be­mas­ke “Inde­xein­trag hin­zu­fü­gen” gleicht.

Abb. Dia­log­box “Inde­xein­trag ändern”

Die gewünsch­ten Kor­rek­tu­ren am Inde­xein­trag kön­nen nun vor­ge­nom­men wer­den.

Mit dem But­ton “Ändern” kön­nen die Ände­run­gen bestä­tigt wer­den.

Position eines Indexeintrags innerhalb einer Ebene ändern

Um die Posi­ti­on des Inde­xein­trags inner­halb einer Ebe­ne zu ändern, öff­net der Nut­zer mit Rechtsklick auf dem Inde­xein­trag das Pop-up-Menü und wählt den Menü­punkt “Inde­xein­trag posi­tio­nie­ren” an. Es öff­net sich ein wei­te­res Pop-up-Menü, in dem über die Menü­punk­te “Posi­ti­on nach oben” und “Posi­ti­on nach unten” aus­ge­wählt wird, wohin der Inde­xein­trag um eine Posi­ti­on ver­scho­ben wer­den soll.

infoDie Posi­ti­on eines Inde­xein­trags inner­halb einer Ebe­ne kann nur ver­än­dert wer­den, wenn die Sor­tie­rung der Inde­x­ein­trä­ge in den Inde­xat­tri­bu­ten auf “indi­vi­du­ell” (1) ein­ge­stellt wur­de. Bei der alpha­be­ti­schen Sor­tie­rung der Inde­x­ein­trä­ge (2) steht die­se Funk­ti­on nicht zur Ver­fü­gung und ist grau hin­ter­legt. Zum Ändern der Inde­xat­tri­bu­te vgl. “Inde­xat­tri­bu­te ändern”.
Abb. Pop-up-Menü um die Posi­ti­on des Inde­xein­trags zu ver­än­dern

Nach der Anwahl mit einem Links­klick wird der Inde­xein­trag um eine Posi­ti­on nach oben oder unten inner­halb der Ebe­ne ver­scho­ben.

Indexeintrag in eine andere Ebene verschieben

Um einen Inde­xein­trag in eine ande­re Ebe­ne zu ver­schie­ben, öff­net der Nut­zer mit Rechtsklick auf dem Inde­xein­trag das Pop-up-Menü und wählt den Menü­punkt “Inde­xein­trag posi­tio­nie­ren” aus. Es öff­net sich ein wei­te­res Pop-up-Menü, in dem über die Menü­punk­te “Ebe­ne nach oben” und ” Ebe­ne nach unten” aus­ge­wählt wird. Bei der Anwahl “Ebe­ne nach unten” öff­net sich das Dia­log­fens­ter “Ziel der Ver­schie­bung aus­wäh­len”. In der dar­in befind­li­chen Aus­wahl­lis­te wer­den alle Inde­x­ein­trä­ge der Ebe­ne des zu ver­schie­ben­den Ein­trags ange­zeigt. Der Nut­zer wählt den­je­ni­gen Inde­xein­trag aus, dem der zu ver­schie­ben­de Ein­trag unter­ge­ord­net wer­den soll und bestä­tigt mit “OK”.

Abb. Aus­wahl des Ziel­ein­trags bei einem Ebe­nen­wech­sel eines Ein­trags nach unten
Abb. Inde­xein­trag um eine Ebe­ne nach unten ver­schie­ben

Bei der Anwahl “Ebe­ne nach oben” wird der aus­ge­wähl­te Ein­trag eine Ebe­ne nach oben an das Ende der Inde­x­ein­trä­ge ver­scho­ben.

Indexeintrag kopieren/ausschneiden und einfügen

Inde­x­ein­trä­ge kön­nen inner­halb eines Index, aber auch in einen ande­ren Index der Frei­en Ana­ly­se kopiert bzw. aus­ge­schnit­ten und dann wie­der ein­ge­fügt wer­den. Somit kön­nen gan­ze Zwei­ge von Inde­x­ein­trä­gen mit ihren Text­stel­len an ande­re Posi­tio­nen des Index oder in einen ande­ren Index ver­setzt bzw. kopiert wer­den.

Dazu wählt der Nut­zer den Inde­xein­trag mit­tels Rechtsklick aus und wählt im sich öff­nen­den Pop-up-Menü “Kopie­ren” oder “Aus­schnei­den” an.

Abb. Inde­xein­trag “Neu-Eng­land” aus­schnei­den

Der Inde­xein­trag wird mit den Text­stel­len kopiert/ausgeschnitten und in der Zwi­schen­ab­la­ge gespei­chert.

Der Nut­zer wählt nun den über­ge­ord­ne­ten Ein­trag (ggf. in einem ande­ren Index) aus, dem der kopierte/ausgeschnittene Inde­xein­trag unter­ge­ord­net wer­den soll. Mit einem Rechtsklick wird das Pop-up-Menü wie­der­um geöff­net und “Ein­fü­gen” ange­wählt.

Beim Aus­schnei­den eines Inde­xein­tra­ges ist zu beach­ten, dass die­ser an sei­ner ursprüng­li­chen Stel­le gelöscht wird. Beim Kopie­ren bleibt er an bei­den Stel­len erhal­ten.

Abb. Inde­xein­trag ein­fü­gen

Der Inde­xein­trag wird je nach Vor­ein­stel­lung alpha­be­tisch oder in Ein­ga­be­rei­hen­fol­ge im Zweig des aus­ge­wähl­ten Inde­xein­trags ein­ge­fügt.

Abb. Aus­ge­schnit­te­ner Inde­xein­trag ein­ge­fügt

Genau­so kann auch ein Inde­xein­trag aus einem ande­ren Index der Frei­en Ana­ly­se aus­ge­wählt wer­den.

Indexeinträge zusammenführen

Ein Inde­xein­trag kann inner­halb des glei­chen Inde­xes mit einem ande­ren zusam­men­ge­führt wer­den. Dabei wird der zusam­men­ge­führ­te Ein­trag mit sämt­li­chen zusätz­li­chen Infor­ma­tio­nen gelöscht und mög­li­che zuge­ord­ne­te Text­stel­len die­ses Ein­trags auf den Ziel­ein­trag über­tra­gen.

Im Gegen­satz zur Funk­ti­on “Ein­fü­gen”, wer­den hier die Text­stel­len des aus­ge­schnit­te­nen Inde­xein­trags dem Ziel­ein­trag zuge­wie­sen. Beim Ein­fü­gen eines Inde­xein­trags hin­ge­gen, wird die­ser unter­halb des Ziel­ein­trags ein­ge­fügt.

Die­se Funk­ti­on eig­net sich ins­be­son­de­re dann, wenn sich im Lau­fe der Arbeit mit dem Index her­aus­stellt, dass sich ver­schie­de­ne Kate­go­rien zu einer ein­zi­gen zusam­men­fas­sen las­sen und die Text­stel­len eben­falls zu einer ein­zi­gen Kate­go­rie gehö­ren kön­nen.

error_outlineDie­se Akti­on kann nicht mehr rück­gän­gig gemacht wer­den. Wenn der Ana­ly­se­in­dex auch als Aus­wahl­lis­te für ein Inven­ta­ri­sie­rungs­feld genutzt wird, wer­den die zuge­hö­ri­gen Ein­trä­ge in den ent­spre­chen­den Fel­dern eben­falls abge­än­dert.

Um Inde­x­ein­trä­ge zusam­men­zu­füh­ren, wählt der Nut­zer zunächst den Inde­xein­trag aus, der mit einem ande­ren zusam­men­ge­führt wer­den soll. Mit­tels Rechtsklick öff­net er auf die­sem Ein­trag das Pop-up-Menü und wählt dort unter dem Menü­punkt “Zusam­men­füh­ren” den Unter­me­nü­punkt “Zusam­men­füh­ren von” an.

Abb. Menü­punkt “Zusam­men­füh­ren von” Aus­wahl des Inde­xein­tra­ges der mit einem Ziel­ein­trag zusam­men­ge­führt wird.

Im Anschluss öff­net der Nut­zer mit Rechtsklick das Pop-up-Menü des Inde­xein­tra­ges, mit dem der zuvor aus­ge­wähl­te Inde­xein­trag zusam­men­ge­führt wer­den soll (Ziel­ein­trag) und wählt nun unter dem Menü­punkt “Zusam­men­füh­ren” den Unter­me­nü­punkt ” ‘Inde­xein­trag’ zusam­men­füh­ren mit” an. Der Name des zuvor aus­ge­wähl­ten Inde­xein­tra­ges wird im Pop-up-Menü ange­zeigt.

Abb. Menü­punkt ” ‘aus­ge­wähl­ten Inde­xein­trag’ Zusam­men­füh­ren mit” aus­ge­wähl­ten Ziel­ein­trag

Die Inde­x­ein­trä­ge wur­den nun zusam­men­ge­führt, mög­li­che Unter­ein­trä­ge und alle damit ver­bun­de­nen Text­stel­len wur­den dem Ziel­ein­trag zuge­ord­net. Der zuerst aus­ge­wähl­te Inde­xein­trag ist gelöscht.

error_outlineDer aus­ge­wähl­te Inde­xein­trag, der mit dem Ziel­ein­trag zusam­men­ge­führt wer­den soll, darf kei­ne Eigen­schaf­ten mehr ent­hal­ten. Soll­te dies noch der Fall sein, wird das Sys­tem dem Nut­zer eine ent­spre­chen­de Info­box anzei­gen und den Vor­gang abbre­chen. Danach muss der Nut­zer auf “Inde­xein­trag ändern” gehen, die vor­han­de­nen Eigen­schaf­ten (z.B. Beschrei­bung) ggf. in den Ziel­ein­trag inte­grie­ren und anschlie­ßend löschen. Damit soll ver­hin­dert wer­den, dass der Nut­zer die­se Infor­ma­tio­nen unbe­wusst löscht.