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Dokumente öffnen, bearbeiten und drucken

Dokumente öffnen, bearbeiten und drucken

Sie haben jeder­zeit die Mög­lich­keit bereits ange­leg­te Doku­men­te in der Daten­bank zu bear­bei­ten. Hier­zu muss das gewünsch­te Doku­ment zunächst geöff­net wer­den. Dies geschieht mit­hil­fe des Öff­nen-Dia­logs, der in die­sem Kapi­tel aus­führ­lich beschrie­ben wird.

Abb. Öff­nen-Dia­log

Aufbau des Öffnen-Dialogs

Im Öff­nen-Dia­log wer­den alle Doku­men­te ange­zeigt, die der oder die ange­mel­de­te Nutzer*in ange­legt hat bzw. die ihm oder ihr frei­ge­ge­ben wur­den. Stan­dard­mä­ßig sind die Doku­men­te nach dem Zeit­punkt der letz­ten Bear­bei­tung sor­tiert, das zuletzt bear­bei­te­te Doku­ment steht ent­spre­chend an obers­ter Stelle.

In der ers­ten Spal­te ist grund­sätz­lich die Ident-Nr. des Doku­ments auf­ge­führt, für alle ande­ren Spal­ten las­sen sich die ange­zeig­ten Daten kon­fi­gu­rie­ren. Pro Spal­te kön­nen die Wer­te aus einem oder meh­re­ren Fel­dern aus­ge­ge­ben werden.

infoDas Ver­än­dern von Regis­ter- und Lis­ten­ein­trä­gen, die in einem oder meh­re­ren Doku­ment aus­ge­wählt wur­den, führt eben­falls dazu, dass die­se Doku­men­te als bear­bei­tet gel­ten und ent­spre­chend weit oben im Öff­nen-Dia­log ange­zeigt wer­den. Dies kann dazu füh­ren, dass Doku­men­te, die nicht direkt bear­bei­tet wur­den, an obers­ter Stel­le im Öff­nen-Dia­log ange­zeigt werden.

Dokument öffnen über den Öffnen-Dialog

Möch­ten Sie ein bereits inven­ta­ri­sier­tes Doku­ment bear­bei­ten, müs­sen Sie dies zunächst öffnen.

Sie wäh­len im Menü “Inven­ta­ri­sie­rung” ent­we­der den Punkt “Doku­ment öff­nen” oder “Map­pe öff­nen” aus. Im ers­ten Fall erscheint sofort der Öff­nen-Dia­log mit allen eige­nen Doku­men­ten. Im zwei­ten Fall wäh­len Sie zunächst die Map­pe aus, in der sich das zu öff­nen­de Doku­ment befin­det und bestä­ti­gen Ihre Aus­wahl. Dar­auf­hin wer­den Ihnen alle Doku­men­te der Map­pe ange­zeigt. Haben Sie nun das gewünsch­te Doku­ment mar­kiert, kön­nen Sie es mit Klick auf den But­ton “Doku­ment bear­bei­ten” oder mit­tels Dop­pel­klick öffnen.

Abb. Doku­ment öff­nen via Menü “Inven­ta­ri­sie­rung”

 

Im Öff­nen-Dia­log der Inven­ta­ri­sie­rungs­um­ge­bung wer­den stan­dard­mä­ßig alle eige­nen Doku­men­te ange­zeigt. Neben den eige­nen Doku­men­ten kann der Nut­zer sich aber auch alle für ihn frei­ge­ge­be­nen Doku­men­te anzei­gen las­sen. Hier­zu wäh­len Sie über dem Aus­wahl­fens­ter des Öff­nen-Dia­logs in der Doku­ment­aus­wahl die ent­spre­chen­de Opti­on an. Mit ein­fa­chem Links­klick auf die jewei­li­ge Opti­on erscheint ein Häk­chen im Kas­ten vor der Opti­on. Die­se ist somit ange­wählt. Im Anschluss muss der Benut­zer den Über­neh­men-But­ton hin­ter den Aus­wahl­mög­lich­kei­ten betä­ti­gen, um die Aus­wahl wirk­sam wer­den zu lassen.

Sie haben zur Doku­men­ten­aus­wahl fol­gen­de Optio­nen, die Sie auch mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren können:

  1. Sie kön­nen sich sämt­li­che eige­ne Doku­men­te anzei­gen las­sen (Opti­on: “eige­ne”).
  2. Sie kön­nen sich sämt­li­che Doku­men­te anzei­gen las­sen, die für Sie per­sön­lich frei­ge­schal­tet wur­den (Opti­on: “per­sön­lich”).
  3. Sie kön­nen sich sämt­li­che Doku­men­te anzei­gen las­sen, die expli­zit für die­je­ni­gen Teil­pro­jek­te, Arbeits­krei­se sowie Tagungen/Workshops frei­ge­schal­tet wur­den, in denen Sie Mit­glied sind (Opti­on: “Pro­jekt”).
  4. Sie kön­nen sich sämt­li­che Doku­men­te anzei­gen las­sen, die für alle Nutzer*innen frei­ge­schal­tet wur­den (Opti­on: “Alle”).
Abb. Aus­ge­wähl­te Anzei­geop­tio­nen: eige­ne und für den Nut­zer frei­ge­ge­be­ne Dokumente

 

Bei Aus­wahl der Kate­go­rien “Pro­jekt” sowie “Alle” wer­den auch die eige­nen Doku­men­te gelis­tet, sofern die­se für die aus­ge­wähl­te Kate­go­rie frei­ge­ge­ben wur­de. Die Farb­mar­kie­rung der Doku­ment-IDs in der ers­ten Spal­te des Öff­nen-Dia­logs wei­sen auf den jewei­li­gen Frei­ga­be­sta­tus des Doku­ments hin:

  • Grün für die eige­nen Dokumente
  • Gelb für frei­ge­ge­be­ne Dokumente

In der Fens­ter­über­schrift des Öff­nen-Dia­logs wird ange­zeigt, wie vie­le Doku­men­te sich in der gewähl­ten Lis­te befin­den. Sie kön­nen in der Aus­wahl­lis­te mit dem Maus­rad scrollen.

infoFalls meh­re­re Per­so­nen gleich­zei­tig auf dem­sel­ben Account arbei­ten und einer der User*innen ein Doku­ment geöff­net hat, wird die­ses Doku­ment für die ande­ren User*innen gesperrt und es erscheint eine ent­spre­chen­de Meldung.

Anpassen des Öffnen-Dialogs

Der Öff­nen-Dia­log lässt sich über den Haupt­me­nü­punkt “Ein­stel­lun­gen” für eine Sit­zung benut­zer­spe­zi­fisch anpas­sen. Dies wird im Kapi­tel Ein­stel­lun­gen genau­er erläu­tert. So kön­nen hier die Rei­hen­fol­ge und die Anzahl der ange­zeig­ten Spal­ten abge­än­dert sowie zwi­schen kon­ti­nu­ier­li­cher und sei­ten­wei­ser Ansicht umge­schal­tet werden.

Dokumentauswahl filtern

Mit­hil­fe des Fel­des “Fil­ter” über dem Aus­wahl­fens­ter kön­nen die ange­zeig­ten Doku­men­te im Öff­nen-Dia­log anhand von Begrif­fen ein­ge­schränkt wer­den. Hier kann auch nach Doku­ment-ID gefil­tert wer­den. Dabei kann eine Trun­kie­rung mit Ein­ga­be des Stern­sym­bols “*” vor­ge­nom­men wer­den. Bei den Such­be­grif­fen wird nicht zwi­schen Groß- und Klein­schrei­bung unter­schie­den. Ob ein Fil­ter gera­de aktiv ist, erken­nen Sie  dar­an, wenn hin­ter “Fil­ter:” ein oder meh­re­re Such­be­grif­fe ange­zeigt werden.

infoDie Fil­ter­funk­ti­on ist eine Phra­sen­su­che. Wenn also zwei Wör­ter hin­ter­ein­an­der ein­ge­ge­ben wer­den, bedeu­tet dies, dass nach “Wort 1 Wort 2” gesucht wird (und nicht: Wort 1 UND Wort 2).
Abb. Fil­ter­funk­ti­on

 

infoEin Fil­ter wird immer nur auf die ange­zeig­ten Doku­men­te ange­wen­det. D. h., wenn eine Anzei­ge nach einem ers­ten Fil­ter­be­griff schon ein­ge­schränkt ist, wird bei der Ein­ga­be eines zwei­ten Begriffs die­se schon gefil­ter­te Doku­ment­aus­wahl wei­ter ein­ge­schränkt. Erst wenn der Reset-But­ton gedrückt wird, wird der kom­plet­te Fil­ter wie­der auf­ge­ho­ben und alle Doku­men­te wer­den unge­fil­tert angezeigt.

Seitenweiser Öffnen-Dialog

Für Pro­jek­te mit einer gro­ßen Men­ge an Doku­men­ten steht ein spe­zi­el­ler Öff­nen-Dia­log zur Ver­fü­gung, in dem nur eine bestimm­te Anzahl Doku­men­te pro Sei­te ange­zeigt wird. In die­sem Dia­log kön­nen Sie über die Schalt­flä­chen “vor­wärts” und “rück­wärts” blät­tern oder eine Sei­ten­zahl ein­ge­ben und mit “OK” direkt zur gewähl­ten Sei­te sprin­gen. Die Fil­ter­funk­ti­on steht nicht zur Ver­fü­gung. Unter Ein­stel­lun­gen -> Öff­nen Dia­log ändern kann zwi­schen der sei­ten­wei­sen und der kon­ti­nu­ier­li­chen Ansicht umge­schal­tet werden.

Dokument bearbeiten und speichern

Abb. “Doku­ment bear­bei­ten” in Dokument-Öffnen-Fenster

 

Möch­ten Sie ein Doku­ment ändern, müs­sen Sie zunächst das Doku­ment mar­kie­ren. Dann betä­ti­gen Sie ent­we­der die Schalt­flä­che “Doku­ment bear­bei­ten” unter dem Aus­wahl­fens­ter oder öff­nen das Doku­ment mit­tels Dop­pel­klick. Sie gelan­gen nun direkt zur Erfas­sungs­mas­ke “Inven­ta­ri­sie­rung Doku­ment” und kön­nen die ein­ge­ge­be­nen Daten bear­bei­ten. Sie haben ent­we­der die Mög­lich­keit Infor­ma­tio­nen in noch unbe­nutz­te Fel­der hin­zu­zu­fü­gen (vgl. Daten­ein­ga­be) oder bereits gemach­te Anga­ben zu über­ar­bei­ten. Die Bear­bei­tung bereits vor­han­de­ner Daten erfolgt durch ein­fa­ches Über­schrei­ben der bereits ein­ge­ge­be­nen Infor­ma­tio­nen in den Feldern.

Ist die Bear­bei­tung abge­schlos­sen, kli­cken Sie im Doku­ment auf die Schalt­flä­che “Spei­chern”. Nach­dem das Doku­ment geschlos­sen wur­de, gelan­gen Sie zurück zur Doku­men­tüber­sicht und kann das nächs­te Doku­ment bearbeiten.

error_outlineEin­mal gemach­te Ände­run­gen kön­nen nach einem Spei­cher­vor­gang nicht rück­gän­gig gemacht wer­den. Soll­ten Sie noch nicht gespei­chert haben, kön­nen über den Abbruch-But­ton und das erneu­te Auf­ru­fen des Doku­ments den Stand vor der Bear­bei­tung her­stel­len. Alle (!) seit dem letz­ten Spei­chern gemach­ten vor­he­ri­gen Ände­run­gen sind aller­dings verloren!

Übersicht drucken

Möch­ten Sie die Doku­men­te vor­zugs­wei­se auf einem Papier­aus­druck prü­fen, kann er die Opti­on “Über­sicht dru­cken” auswählen.

Abb. But­ton “Über­sicht drucken”

Nun öff­net sich der Brow­ser in dem die Über­sicht als html-Text ange­zeigt wird. Von hier kön­nen Sie selbst ent­schei­den, ob Sie die­se Ansicht dru­cken oder als .html-Datei abspei­chern möch­te. Hier­zu kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­tas­te in das Doku­ment im Brow­ser und wäh­len im Menü ent­we­der “Dru­cken…” oder “Spei­chern unter…”

Ausgewählte Dokumente drucken

Möch­ten Sie meh­re­re bestimm­te Doku­men­te dru­cken, müs­sen Sie zunächst die gewünsch­ten Doku­men­te im Aus­wahl­fens­ter anwäh­len. Hier­zu haben Sie mit­tels Tas­ten­kür­zel (Short­cuts) fol­gen­de Möglichkeiten:

STRG‑A: Bei gleich­zei­ti­gem Drü­cken der STRG-Tas­te und dem Buch­sta­ben A wäh­len Sie alle Doku­men­te im Öff­nen-Dia­log aus (z. B. um ein Mul­ti­ple Edit durch­zu­füh­ren. Dies ist jedoch nur bei glei­chen Doku­ment­ty­pen mög­lich vgl. Mul­ti­ple Edit).

Mar­kie­ren Sie ein Doku­ment im Öff­nen-Dia­log mit ein­fa­chem Links­klick, drü­cken Sie im Anschluss die STRG-Tas­te und wäh­len ein wei­te­res Doku­ment mit Links­klick aus, so wer­den bei­de Doku­men­te mar­kiert. Dies kön­ne Sie mit belie­big vie­len Doku­men­ten wie­der­ho­len, solan­ge Sie dabei die STRG-Tas­te gedrückt hält.

Haben Sie ein Doku­ment mit Links­klick mar­kiert, drü­cken Sie im Anschluss die UMSCHALT-Tas­te und wäh­len ein wei­te­res Doku­ment mit Maus­klick aus, so wer­den alle Doku­men­te bis zum zuerst aus­ge­wähl­ten Doku­ment markiert.

Haben Sie nun die gewünsch­ten Doku­men­te aus­ge­wählt, betä­ti­gen Sie die Schalt­flä­che “aus­ge­wähl­te Doku­men­te dru­cken” unter­halb des Auswahlfensters.

Abb. “aus­ge­wähl­te Doku­men­te dru­cken” in Dokument-Öffnen-Fenster

Wenn Sie meh­re­re Doku­men­te des glei­chen Doku­ment­typs aus­ge­wählt haben, so kön­nen Sie, nach­dem Sie “aus­ge­wähl­te Doku­men­te dru­cken” betä­tigt haben, ein­zel­ne Ele­men­te für den Druck fest­le­gen. Hier­zu erscheint ein neu­es Fens­ter, in dem sämt­li­che Regis­ter­kar­ten der Erfas­sungs­mas­ke des Doku­ment­typs ange­ge­ben sind. Stan­dard­mä­ßig sind alle Ele­men­te ange­wählt. Durch das erneu­te Anwäh­len eines bereits mar­kier­ten Ele­ments wird die Mar­kie­rung wie­der gelöscht.

Haben Sie meh­re­re Doku­men­te unter­schied­li­cher Doku­ment­ty­pen zum Dru­cken aus­ge­wählt, so wird Ihnen die Vor­schau direkt im Brow­ser angezeigt.

Möch­ten Sie die Doku­men­te einer zuvor ange­leg­ten Map­pe dru­cken, müs­sen Sie die­se zunächst öff­nen. Anschlie­ßend ver­fah­ren Sie wie oben beschrieben.

Geöffnetes Dokument drucken

Sie kön­nen ein ein­zel­nes Doku­ment auch aus­dru­cken, wenn Sie die­ses bereits geöff­net hat. Wäh­len Sie im geöff­ne­ten Doku­ment dazu den But­ton “dru­cken” am unte­ren Ende aus.

 

Über die­se Funk­ti­on haben Sie die Mög­lich­keit das Doku­ment bzw. Tei­le des Doku­ments als Papier­ko­pie aus­zu­dru­cken und/oder zur Wei­ter­be­ar­bei­tung als HTML zu spei­chern, um es dann in ande­re Datei­for­ma­te (z. B. Word) zu kon­ver­tie­ren. Nach dem Anwäh­len der Funk­ti­on “dru­cken” erscheint ein Fens­ter, in dem Sie aus­wäh­len kön­nen, wel­che Ele­men­te des Doku­ments Sie dru­cken möch­te. Hier­zu erscheint ein neu­es Fens­ter, in dem sämt­li­che Regis­ter­kar­ten der Erfas­sungs­mas­ke des Doku­ment­typs ange­ge­ben sind. Stan­dard­mä­ßig sind alle Ele­men­te ange­wählt. Durch das erneu­te Anwäh­len eines bereits mar­kier­ten Ele­ments wird die Mar­kie­rung wie­der gelöscht.

infoDie Bil­der der visu­el­len Medi­en kön­nen aus­ge­druckt wer­den, indem nach dem Öff­nen des ent­spre­chen­den Doku­ments (Bild­werk, Pho­to­gra­phie, Pro­jek­ti­ons­bild, Archäo­lo­gi­sche Objek­te), das Ele­ment “Gra­fik” im Druck­dia­log ange­wählt wird.

Haben Sie die ent­spre­chen­den Ele­men­te mar­kiert, kli­cken Sie auf “OK” und die Druck­vor­schau wird Ihnen im Brow­ser ange­zeigt. Von hier kön­ne Sie selbst ent­schei­den, ob Sie die­se Ansicht dru­cken oder als .html-Datei abspei­chern möch­te. Hier­zu kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­tas­te in das Doku­ment im Brow­ser und wählt im Menü ent­we­der “Dru­cken…” oder “Spei­chern unter…”

Abb. Dia­log­fens­ter: “Spei­chern unter” zur Aus­wahl des Speicherortes

Nun gibt es zwei Mög­lich­kei­ten das Doku­ment in das gewünsch­te Datei­for­mat zu überführen.

1. Wenn jetzt die Funk­ti­on “Spei­chern” unten rechts in der Dia­log­box ange­wählt wird, wird das Doku­ment als HTML-Datei im aus­ge­wähl­ten Ver­zeich­nis gespei­chert. Sie kön­nen das als HTML gespei­cher­te Doku­ment im ent­spre­chen­den Ver­zeich­nis öff­nen und per “copy & pas­te” in ande­re Bear­bei­tungs­pro­gram­me (z. B. Word) expor­tie­ren und dort unter dem gewünsch­ten Datei­for­mat speichern.

Abb. Ansicht eines als HTML-Datei gespei­cher­ten Doku­ments im Browser

2. Nach­dem Sie das ent­spre­chen­de Doku­ment als HTML-Datei in dem von Ihnen aus­ge­such­ten Ver­zeich­nis gespei­chert haben, kön­nen Sie das HTML-Doku­ment auch sofort mit dem von Ihnen gewünsch­ten Bear­bei­tungs­pro­gramm (z. B. Word) öff­nen und das Doku­ment dort mit “Spei­chern unter” im gewünsch­ten Datei­for­mat abspeichern.

Abb. Ansicht des im HTML-For­mat gespei­cher­ten Doku­ments, geöff­net in Word


Dokumentauswahl als Mappe speichern oder zu Mappe hinzufügen

Sie haben im Öff­nen-Dia­log die Mög­lich­keit, eines oder meh­re­re Doku­men­te in einer neu­en Map­pe abzu­le­gen und zu spei­chern. Hier­zu müs­sen Sie zunächst die gewünsch­ten Doku­men­te im Öff­nen-Dia­log aus­wäh­len (vgl. Mög­lich­kei­ten zum Aus­wäh­len meh­re­rer Doku­men­te). Im Anschluss betä­ti­gen Sie die Schalt­flä­che “Aus­wahl als Map­pe spei­chern” unter dem Auswahlfenster.

Abb. Aus­ge­wähl­te Doku­men­te im Öff­nen-Dia­log sol­len als Map­pe gespei­chert werden

Es öff­net sich nun das Fens­ter “Map­pe anle­gen”, in dem Sie den Titel der Map­pe ein­ge­ben und schließ­lich auf “Anle­gen” kli­cken. Der Vor­gang kann mit “Abbruch” abge­bro­chen wer­den. Nach­dem Sie auf “Anle­gen” geklickt haben, erhal­ten Sie die Mel­dung, dass die Map­pe erfolg­reich ange­legt wur­de. Falls der Titel der Map­pe bereits an eine ande­re Map­pe ver­ge­ben sein soll­te, so wer­den Sie in einer Info­box dar­auf hin­ge­wie­sen. Sie wäh­len einen ande­ren Titel und kli­cken schließ­lich auf “Anle­gen”.

Abb. Titel der Map­pe eingeben

Eine neue Map­pe kann auch mit­tels Haupt­me­nü­punkt “Doku­ment­ver­wal­tung”, dann “Neue Map­pe anle­gen” erstellt werden.

Mit dem But­ton “Aus­wahl zu Map­pe hin­zu­fü­gen” kön­nen die aus­ge­wähl­ten Doku­men­te zu einer bestehen­den Map­pe hin­zu­fügt werden.

Multiple editing

Die­se Funk­ti­on dient der seri­el­len Ver­ein­heit­li­chung von Daten in Doku­men­ten. Möch­ten Sie z. B. bei 10 Doku­men­ten des glei­chen Typs in einem oder meh­re­ren Fel­dern den­sel­ben Ein­trag machen, um die Daten zu ver­ein­heit­li­chen oder zu kom­plet­tie­ren, so kön­nen Sie die Mul­ti­ple Edi­t­ing Funk­ti­on anwen­den. Die Ände­run­gen kön­nen somit in nur einem Arbeits­schritt vor­ge­nom­men wer­den, ohne dass jedes Doku­ment ein­zeln auf­ge­ru­fen und bear­bei­tet wer­den muss.

infoDie­se Funk­ti­on über­schreibt bei den aus­ge­wähl­ten Doku­men­ten Datei­in­hal­te, ohne vor­he­ri­ges Anse­hen oder Prü­fen der ein­zel­nen Feld­in­hal­te. Ein­mal aus­ge­führt, kön­nen die gemach­ten Ände­run­gen weder rück­gän­gig gemacht noch nach­voll­zo­gen wer­den. Von daher ist bei Anwen­dung die­ser Funk­ti­on äußers­te Sorg­falt gefragt, um nicht unge­wollt gro­ße Daten­men­gen zu überschreiben.

Sie müs­sen für die­se Funk­ti­on den Öff­nen-Dia­log auf­ru­fen (vgl. DOKUMENT ÖFFNEN ÜBER DEN ÖFFNEN-DIALOG). Die Doku­men­te wer­den nun im Öff­nen-Dia­log ange­zeigt und der oder die Nutzer*in wählt jene Doku­men­te mit­tels Tas­ten­kür­zel (vgl. Short­cuts) an, die die­sel­ben Ände­run­gen erfah­ren sollen.

infoEs kön­nen nur Doku­men­te des glei­chen Typs auf ein­mal bear­bei­tet wer­den. Falls Sie Doku­men­te unter­schied­li­chen Typs zur Bear­bei­tung ange­wählt haben, erscheint ein ent­spre­chen­der Hinweis.

Es öff­net sich eine lee­re Ein­ga­be­mas­ke mit dem Titel “Mul­ti­ple Edit” und einem Hin­weis­text. Dies zeigt an, dass Sie sich nun in die­sem Modus der Doku­ment­be­ar­bei­tung befin­den. Man füllt nun die­je­ni­gen Fel­der aus, die in allen aus­ge­wähl­ten Doku­men­ten den­sel­ben Ein­trag haben sol­len. Um sicher zu stel­len, wel­che Fel­der in den aus­ge­wähl­ten Doku­men­ten mit den neu­en Ein­trä­gen über­schrie­ben wer­den sol­len, müs­sen die Fel­der mit einem Häk­chen mar­kiert wer­den. Nur in mar­kier­ten Fel­dern wer­den Ände­run­gen durchgeführt!

Anschlie­ßend wird der Spei­cher-But­ton in der Sym­bol­leis­te oder unter­halb der Mas­ke betä­tigt. Nun wer­den alle zuvor aus­ge­wähl­ten Doku­men­te mit den ein­ge­ge­be­nen Inhal­ten aktualisiert.

Die­se Ände­run­gen kön­nen nicht mehr rück­gän­gig gemacht werden!

infoDas Ändern von Daten in wie­der­hol­ba­ren Mas­ken­ele­men­ten wird  in der Mul­ti­ple Edi­t­ing Funk­ti­on nicht unterstützt.

Dokumente löschen

Doku­men­te kön­nen von Ihnen selbst nicht gelöscht wer­den. Sie kön­nen ledig­lich die Inhal­te überschreiben.