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Inventarisierung eines neuen Dokuments

Der Haupt­me­nü­punkt “Inven­ta­ri­sie­rung” stellt den ers­ten Schritt bei der Bear­bei­tung von Text- und Bild­ma­te­ri­al in der gemein­sa­men Daten­bank dar. Er beinhal­tet die Erfas­sung der Grund­da­ten einer Quel­le, des Doku­ment­in­halts und sei­ne glo­ba­le Ver­schlag­wor­tung (“Inde­xie­rung”). Zudem hat der Nut­zer die Mög­lich­keit, Datei­an­hän­ge zu einem Doku­ment abzu­spei­chern (z. B. das digi­ta­le Foto eines Doku­ments) oder einen Kom­men­tar zu ver­fas­sen.

Neues Dokument anlegen

Möch­te der Nut­zer ein neu­es Doku­ment in der Daten­bank anle­gen, wählt er im Haupt­me­nü “Inven­ta­ri­sie­rung”, dann den Menü­punkt “Neu­es Doku­ment anle­gen” an. Dar­auf­hin erscheint zunächst eine Dia­log­box mit den ver­schie­de­nen Doku­ment­grup­pen. Im Anschluss kann der pas­sen­de Doku­ment­typ aus­ge­wählt wer­den. Die Inven­ta­ri­sie­rungs­kom­po­nen­te von FuD bie­tet eine Viel­zahl fle­xi­bel kon­fi­gu­rier­ba­rer Ein­ga­be­mas­ken zur Text- und Meta­da­ten­er­fas­sung für unter­schied­li­che Doku­ment­ty­pen (Text- und Bild­quel­len, audio-visu­el­le Medi­en, archäo­lo­gi­sche Objek­te etc.). Doku­ment­ty­pen kön­nen pro­jekt­spe­zi­fisch hin­zu­ge­schal­tet und/oder auf die Anfor­de­run­gen des Pro­jekts abge­stimmt wer­den.

Es besteht eben­falls die Mög­lich­keit, ver­schie­de­ne Doku­ment­grup­pen zu defi­nie­ren. Die Doku­ment­ty­pen kön­nen dann die­sen Doku­ment­grup­pen zuge­ord­net wer­den. Die zur Ver­fü­gung ste­hen­den Doku­ment­grup­pen kön­nen pro­jekt­spe­zi­fisch ein­ge­rich­tet wer­den.

Die hier abge­bil­de­ten Doku­ment­grup­pen und ‑typen zei­gen eine Aus­wahl der in FuD ent­hal­te­nen Mög­lich­kei­ten der Daten­er­fas­sung.

Abb. Aus­wahl Doku­ment­grup­pe
Abb. Aus­wahl Doku­ment­typ der Doku­ment­grup­pe “Stan­dard”

Falls der Nut­zer bei meh­re­ren Pro­jek­ten ange­mel­det ist, erscheint nach Aus­wahl des Doku­ment­typs zunächst eine Dia­log­box, in der sämt­li­che “Grup­pen” (Teil­pro­jek­te, Arbeits­krei­se sowie Workshops/Tagungen) auf­ge­lis­tet wer­den, denen der Nut­zer ange­hört bzw. an denen er sich betei­ligt. Der Benut­zer ent­schei­det nun, wel­cher Arbeits­grup­pe das Doku­ment, das er auf­neh­men möch­te, zuge­ord­net wer­den soll. Das Kür­zel der aus­ge­wähl­ten Grup­pe erscheint dar­auf­hin in der Doku­ment-ID, die z. B. auch in der ers­ten Spal­te des Öff­nen-Dia­lo­ges gelis­tet wird, um Doku­men­te zu unter­schei­den. Auf die­se Wei­se wird sicher­ge­stellt, dass bei jedem Doku­ment, wel­ches in die gemein­sa­me Daten­bank ein­ge­stellt wird, auf den ers­ten Blick sicht­bar wird, aus wel­chem Kon­text (Teil­pro­jekt, Arbeits­kreis, Tagung/Workshop) das Doku­ment stammt.

Falls der Nut­zer ledig­lich an einem Pro­jekt betei­ligt ist, wird das neue Doku­ment nach Aus­wahl des Doku­ment­typs direkt geöff­net. Die Zuord­nung des Doku­ments zum Pro­jekt erfolgt auto­ma­tisch.

Die zur Ver­fü­gung ste­hen­den Doku­ment­ty­pen mit ihren Erfas­sungs­mas­ken sind an die Bedürf­nis­se des jewei­li­gen Pro­jek­tes ange­passt. Sie kön­nen nach Abspra­che mit dem FuD-Team anwen­der­spe­zi­fisch kon­fi­gu­riert wer­den.

Die Inven­ta­ri­sie­rungs­ober­flä­chen unter­schei­den sich in ihrer Form, da sie auf das jewei­li­ge Pro­jekt und die jeweils aus­ge­wähl­te Doku­ment­grup­pe bzw. den aus­ge­wähl­ten Doku­ment­typ abge­stimmt sind.

Im Doku­ment kann mit dem Maus­rad über die Erfas­sungs­mas­ken gescrollt wer­den.

Abb. Bei­spiel: Stan­dard­do­ku­ment­typ
Abb. Bei­spiel: Per­so­nendo­ku­ment­typ