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Dateneingabe

Nach­dem der Nut­zer ein neu­es Doku­ment ange­legt (vgl. Doku­ment anle­gen) oder über den Öff­nen-Dia­log das zu bear­bei­ten­de Doku­ment aus­ge­sucht hat (vgl. Doku­ment öff­nen), kann mit der Inven­ta­ri­sie­rung und inhalt­li­chen Erfas­sung des Doku­ments begon­nen wer­den.

In die­sem Kapi­tel des Hand­buchs wer­den die fol­gen­den Punk­te beschrie­ben:

Erfassungsmaske

Die Erfas­sungs­mas­ke der Doku­men­te in FuD ist in unter­schied­li­che Regis­ter­kar­ten unter­teilt. Der Nut­zer kann über die Kar­tei­rei­ter zwi­schen die­sen Regis­ter­kar­ten hin und her wech­seln. Die jeweils ange­wähl­te Regis­ter­kar­te ist in der Menü­leis­te aktiv geschal­tet, d. h. hell­grau unter­legt.

Im All­ge­mei­nen ste­hen in den unter­schied­li­chen Doku­ment­ty­pen unter­schied­li­che Regis­ter­kar­ten zur Ver­fü­gung, die die sys­te­ma­ti­sche Erschlie­ßung der Quel­len unter­stüt­zen.

So gibt es z. B. Regis­ter­kar­ten für die Anga­be von Meta­da­ten zum Doku­ment (Grund­da­ten wie z. B. Auf­be­wah­rungs­ort, Titel, Datum usw.), zur Ver­schlag­wor­tung des Doku­ments, für die Anga­be von Lite­ra­tur­nach­wei­sen zum Doku­ment, zur Erfas­sung von Voll­text (z. B. Doku­ment­in­halt), zum Anhän­gen von Datei­en (“Anhang”) oder zum Erstel­len von per­sön­li­chen Kom­men­ta­ren.

Abb. Bei­spiel: Kar­tei­rei­ter für die unter­schied­li­chen Regis­ter­kar­ten im Stan­dard­do­ku­ment
Abb. Bei­spiel: Kar­tei­rei­ter für die unter­schied­li­chen Regis­ter­kar­ten im Per­so­nendo­ku­ment­typ

Die Regis­ter­kar­ten kön­nen nach Abspra­che mit dem FuD-Team anwen­der­spe­zi­fisch kon­fi­gu­riert wer­den.

Sol­len die vor­ge­nom­me­nen Ände­run­gen in der Erfas­sungs­mas­ke gespei­chert wer­den, betä­tigt der Benut­zer den But­ton “spei­chern” am unte­ren Ende der Erfas­sungs­mas­ke. Möch­te der Nut­zer die Infor­ma­tio­nen des Doku­ments aus­dru­cken, so wählt er den But­ton “dru­cken” an. Dar­auf­hin erscheint die Dia­log­box “Dru­cken”, in der der Benut­zer die Erfas­sungs­mas­ken aus­wäh­len kann, die er aus­dru­cken möch­te (vgl. “Dru­cken”).

Feldtypen

Zur Daten­ein­ga­be in der Erfas­sungs­mas­ke des Doku­ments ste­hen unter­schied­li­che Feld­ty­pen zur Ver­fü­gung. Nähe­re Erläu­te­run­gen zu den ver­schie­de­nen Feld­ty­pen fin­den sie im ent­spre­chen­den Hand­buch­ab­schnitt.

Obligatorische Felder

Fel­der, die hin­ter ihrer Bezeich­nung sowohl mit einem Stern (*) gekenn­zeich­net als auch fett mar­kiert sind, sind obli­ga­to­ri­sche Fel­der. Die­se müs­sen min­des­tens aus­ge­füllt wer­den, damit das Doku­ment erfolg­reich gespei­chert wer­den kann. Falls die­se nicht aus­ge­füllt wer­den, erscheint beim Ver­such das Doku­ment zu spei­chern ein ent­spre­chen­der Hin­weis. Obli­ga­to­ri­sche Fel­der sind z. B. “Doku­ment­ti­tel” im Stan­dard­do­ku­ment­typ oder “Geschlecht” im Per­so­nendo­ku­ment­typ.

Dokument speichern

Um das neu­an­ge­leg­te Doku­ment mit sämt­li­chen Daten oder Ände­run­gen in schon vor­han­de­nen Doku­men­ten zu spei­chern, klickt der Benut­zer auf den Spei­chern-But­ton am unte­ren Ende der Erfas­sungs­mas­ke.

infoBei der Neu­an­la­ge eines Doku­ments soll­te vor allem bei lang­sa­men Inter­net­ver­bin­dun­gen abge­war­tet wer­den, bis die Doku­ment-ID ange­zeigt wird und damit das Doku­ment ange­legt wur­de, da ein mehr­ma­li­ges Betä­ti­gen des Spei­cher-But­tons zu Anla­ge dop­pel­ter Daten­sät­ze füh­ren kann.

Dokument-ID

Die Doku­ment-ID setzt sich zusam­men aus dem Kür­zel der Grup­pe, dem das Doku­ment zuge­ord­net ist, dem Kür­zel für den Doku­ment­typ, und einer hexa­de­zi­ma­len fort­lau­fen­den Zahl, also z.B.

DZ-m2-0002

Falls der Benut­zer ver­sucht, das Doku­ment zu schlie­ßen, ohne vor­her abge­spei­chert zu haben, erscheint ein Hin­weis. Die­ser macht den Benut­zer dar­auf auf­merk­sam, dass er Ände­run­gen am Doku­ment vor­ge­nom­men hat, die er noch nicht gespei­chert hat. Nun hat er die Mög­lich­keit, die­se Ände­run­gen ent­we­der zu spei­chern oder das Doku­ment zu ver­las­sen ohne zu spei­chern.

infoBeim Ver­las­sen des Doku­ments ohne vor­he­ri­ges Spei­chern gehen alle gemach­ten Ände­run­gen ver­lo­ren.

Nach dem Spei­chern und dem erneu­ten Öff­nen des Doku­ments erscheint unter­halb der Menü­leis­te die Infor­ma­ti­ons­zei­le mit fol­gen­den Anga­ben: Doku­ment­grup­pe / Doku­ment­typ, Doku­ment-ID sowie der Name des Nut­zers, der das Doku­ment ange­legt hat.

Der Benut­zer hat eben­falls die Mög­lich­keit, getä­tig­te Ände­run­gen im Doku­ment mit Hil­fe des Dis­ket­ten-Sym­bols abzu­spei­chern. Die Funk­tio­nen der ande­ren Schnell­zu­griff-But­tons ent­neh­men Sie bit­te dem Kapi­tel “All­ge­mei­nes zu FuD”.

Abb. Sym­bol “Spei­chern”

Neues Dokument des gleichen Dokumenttyps anlegen

Mit dem But­ton “Neu­es Doku­ment anle­gen” wird ein neu­es Doku­ment des glei­chen Doku­ment­typs wie das zuletzt geöff­ne­te Doku­ment ange­legt.

Abb. Sym­bol “Neu­es Doku­ment anle­gen”

Übernahme von einzelnen Datensätzen

Hat der Nut­zer die Inven­ta­ri­sie­rungs­da­ten abge­spei­chert und möch­te ein wei­te­res Doku­ment des glei­chen Doku­ment­typs ein­ge­ben, so hat er zudem die Mög­lich­keit, bereits ein­ge­ge­be­ne Daten in die neue Erfas­sungs­mas­ke zu über­neh­men. Hier­zu muss er die Käst­chen hin­ter den Fel­dern anwäh­len, deren Inhalt für die Erfas­sung des neu­en Doku­ments über­nom­men wer­den soll. Dar­auf­hin erscheint in den ange­wähl­ten Käst­chen eine Mar­kie­rung.

Beim Anle­gen eines neu­en Doku­ments des glei­chen Doku­ment­typs wer­den die Anga­ben aus den mar­kier­ten Fel­dern in die neue Erfas­sungs­mas­ke kopiert. Dadurch beschleu­nigt sich der Ein­ga­be­pro­zess, da iden­ti­sche Infor­ma­tio­nen für das neue Doku­ment über­nom­men wer­den kön­nen.

Abb. Über­nah­me aus­ge­wähl­ter Daten­sät­ze

Übernahme von Datensätzen in wiederholbaren Feldern

Beim Aus­fül­len von wie­der­hol­ba­ren Fel­dern kön­nen eben­falls bestimm­te Daten über­nom­men wer­den. Setzt man ein Häk­chen am Ende der gewünsch­ten Zei­le und spei­chert dann, wer­den beim Hin­zu­fü­gen eines neu­en wie­der­hol­ba­ren Fel­des die ent­spre­chen­den Daten über­nom­men.