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Mappe anlegen und bearbeiten

Ana­log zur Ord­ner­sys­te­ma­tik unter Win­dows kann der Nut­zer inner­halb des Daten­bank­sys­tems Map­pen anle­gen und Ein­zel­do­ku­men­te in Map­pen sor­tie­ren. Er hat damit die Mög­lich­keit, Ein­zel­do­ku­men­te, die sich auf­ein­an­der bezie­hen (z. B. eine Kor­re­spon­denz zu einem bestimm­ten Thema/Vorgang, eine Serie, die aus meh­re­ren Ein­zel­bil­dern besteht, unter­schied­li­che Aus­ga­ben eines Tex­tes etc.), in einer Map­pe unter einem aus­sa­ge­kräf­ti­gen Titel zusam­men­zu­fas­sen und so in der Daten­bank als zusam­men­ge­hö­rend zu mar­kie­ren. Dane­ben kön­nen Ein­zel­do­ku­men­te nach belie­bi­gen ande­ren Gesichts­punk­ten in Map­pen sor­tiert wer­den. Es kann z. B. eine “Arbeits­map­pe” ange­legt wer­den, die die aktu­ell bear­bei­te­ten Doku­men­te ent­hält; sämt­li­che Doku­men­te eines Bestands oder das Quel­len­kor­pus eines Arbeits­krei­ses kön­nen jeweils in Map­pen zusam­men­ge­fasst wer­den etc.

In die­sem Kapi­tel des Hand­buchs wer­den die fol­gen­den Punk­te beschrie­ben:

Neue Mappe anlegen

Möch­te der Nut­zer eine neue Map­pe anle­gen, muss er im Haupt­me­nü “Doku­ment­ver­wal­tung” den Menü­punkt “Neue Map­pe anle­gen” anwäh­len. Es erscheint fol­gen­de Dia­log­box:

Abb. Dia­log­box “Neue Map­pe anle­gen”

 

Nach­dem der Titel der Map­pe in das ent­spre­chen­de Feld ein­ge­tra­gen wur­de, muss der But­ton “Ein­tra­gen” betä­tigt wer­den. Nach dem Anwäh­len des dar­auf­hin erschei­nen­den OK-But­tons wird die Map­pe unter dem ein­ge­tra­ge­nen Titel ange­legt. Soll­te eine Map­pe mit glei­chem Namen schon ein­mal exis­tie­ren, erhält der Nut­zer eine ent­spre­chen­de Mel­dung.

Mappe bearbeiten

Möch­te der Nut­zer eine bereits ange­leg­te Map­pe bear­bei­ten, d. h. den Titel der Map­pe ändern, muss er den Menü­punkt “Map­pe bear­bei­ten” anwäh­len. Es erscheint eine Aus­wahl­box, in der sämt­li­che Map­pen auf­ge­lis­tet sind.

Abb. Aus­wahl­fens­ter “Map­pe bear­bei­ten”

 

Nach­dem der Nut­zer die ent­spre­chen­de Map­pe aus­ge­wählt und den Titel geän­dert hat, muss er den But­ton “Ände­rung spei­chern” betä­ti­gen, damit der neue Titel gespei­chert wird.

Mappe löschen

Möch­te der Nut­zer eine Map­pe löschen, muss er den Menü­punkt “Map­pe löschen” anwäh­len. Es erscheint eine Aus­wahl­box, in der sämt­li­che Map­pen auf­ge­lis­tet sind. Nach­dem die Map­pe, die gelöscht wer­den soll, aus­ge­wählt wur­de und der But­ton “Ja” betä­tigt wur­de, wird die aus­ge­wähl­te Map­pe gelöscht. Beim Löschen einer Map­pe wer­den die dar­in ent­hal­te­nen Ein­zel­do­ku­men­te nicht gelöscht. In der Aus­wahl­box “Doku­ment zu Map­pe hin­zu­fü­gen” (Menü­punkt “Doku­ment­ver­wal­tung”) sowie in der Aus­wahl­box “Doku­ment öff­nen” (Menü­punkt “Inven­ta­ri­sie­rung”) wer­den stets sämt­li­che erfass­te Doku­men­te (die eige­nen sowie die frei­ge­schal­te­ten Doku­men­te ande­rer Nut­zer) auf­ge­lis­tet. Das Löschen von Ein­zel­do­ku­men­ten ist der­zeit nur nach Rück­mel­dung an die Redaktion/Geschäftsstelle mög­lich.

Dokumente zur Mappe hinzufügen

Möch­te der Nut­zer Doku­men­te zu einer Map­pe hin­zu­fü­gen, muss er den Menü­punkt “Doku­ment zur Map­pe hin­zu­fü­gen” anwäh­len. Es erscheint zunächst eine Aus­wahl­box, in der alle Map­pen auf­ge­lis­tet sind. Nach­dem die ent­spre­chen­de Map­pe aus­ge­wählt wur­de, erscheint eine Aus­wahl­box, in der sämt­li­che erfass­te Doku­men­te (die eige­nen sowie die frei­ge­schal­te­ten Doku­men­te ande­rer Nut­zer) auf­ge­lis­tet sind. Der Nut­zer kann nun die Doku­men­te, die er zu der aus­ge­wähl­ten Map­pe hin­zu­fü­gen möch­te, mar­kie­ren (Mehr­fach­aus­wahl mög­lich). Nach der Aus­wahl der gewünsch­ten Doku­men­te muss er den Aus­wäh­len-But­ton sowie den noch­mals zur Kon­trol­le erschei­nen­den OK-But­ton betä­ti­gen. Dar­auf­hin wer­den die mar­kier­ten Doku­men­te in die aus­ge­wähl­te Map­pe sor­tiert. Möch­te sich der Nut­zer dar­über infor­mie­ren, wel­che Doku­men­te in einer Map­pe bereits ent­hal­ten sind, muss er den Menü­punkt “Map­pe öff­nen” (Menü­punkt “Inven­ta­ri­sie­rung”) anwäh­len. Es erscheint eine Aus­wahl­box, in der sämt­li­che Map­pen auf­ge­lis­tet sind. Der Nut­zer muss nun die gewünsch­ten Map­pen anwäh­len und den But­ton “aus­wäh­len” betä­ti­gen. In der dar­auf­hin erschei­nen­den Dia­log­box wer­den sämt­li­che Doku­men­te, die in der aus­ge­wähl­ten Map­pe ent­hal­ten sind, auf­ge­lis­tet. Falls in der ange­wähl­ten Map­pe noch kei­ne Doku­men­te ent­hal­ten sind, erhält der Nut­zer eine ent­spre­chen­de Rück­mel­dung.

Dokument aus Mappe entfernen

Möch­te der Nut­zer Doku­men­te aus einer Map­pe ent­fer­nen, muss er den Menü­punkt “Doku­ment aus Map­pe ent­fer­nen” anwäh­len. Es erscheint zunächst eine Aus­wahl­box, in der sämt­li­che Map­pen auf­ge­lis­tet sind. Nach­dem die ent­spre­chen­de Map­pe aus­ge­wählt wur­de, erscheint eine Aus­wahl­box, in der die Doku­men­te auf­ge­lis­tet sind, die sich in der aus­ge­wähl­ten Map­pe befin­den. Der Nut­zer kann nun die Doku­men­te, die er aus der aus­ge­wähl­ten Map­pe ent­fer­nen möch­te, mar­kie­ren (Mehr­fach­aus­wahl mög­lich). Nach der Aus­wahl der gewünsch­ten Doku­men­te muss er den But­ton “ent­fer­nen” sowie den noch­mals zur Kon­trol­le erschei­nen­den OK-But­ton betä­ti­gen. Dar­auf­hin wer­den die mar­kier­ten Doku­men­te aus der aus­ge­wähl­ten Map­pe ent­fernt.

Mappe zur Mappe hinzufügen

Möch­te der Nut­zer den Inhalt einer Map­pe in eine ande­re Map­pe kopie­ren, muss er den Menü­punkt “Map­pe zur Map­pe hin­zu­fü­gen” anwäh­len. Es erscheint eine Aus­wahl­box, in der sämt­li­che Map­pen auf­ge­lis­tet sind. Der Nut­zer muss zunächst die Ziel-Map­pe anwäh­len und in der dar­auf­hin erneut erschei­nen­den iden­ti­schen Aus­wahl­box die Map­pe mar­kie­ren, deren Inhalt zur Ziel­map­pe hin­zu­ge­fügt wer­den soll. Nach dem Betä­ti­gen des Aus­wäh­len-But­tons sowie des noch­mals zur Kon­trol­le erschei­nen­den OK-But­tons, wer­den sämt­li­che Doku­men­te der aus­ge­wähl­ten Map­pe in die Ziel­map­pe kopiert.

Abb. Aus­wahl­fens­ter “Map­pe zur Map­pe hin­zu­fü­gen”

 

Geöffnetes Dokument zur Mappe hinzufügen

Ist ein Doku­ment in der Inven­ta­ri­sie­rungs- oder Ana­ly­se­um­ge­bung geöff­net und man möch­te das Doku­ment einer Map­pe hin­zu­fü­gen, so wählt man im Menü “Doku­ment­ver­wal­tung” den Menü­punkt “geöff­ne­tes Doku­ment zur Map­pe hin­zu­fü­gen” aus.

Mappe öffnen

Der Menü­punkt “Map­pe öff­nen” befin­det sich zum einen im Haupt­me­nü­punkt Inven­ta­ri­sie­rung, um ein Doku­ment zur Wei­ter­be­ar­bei­tung zu öff­nen. Zum ande­ren im Haupt­me­nü Ana­ly­se, um ein Doku­ment in der Ana­ly­se­um­ge­bung zu bear­bei­ten.

Jeweils nach der Anwahl des Menü­punk­tes öff­net sich die “Map­pen­über­sicht”. Dar­in wählt der Nut­zer die ent­spre­chen­de Map­pe aus, wor­auf­hin sich die bekann­te Doku­men­tüber­sicht mit den ent­hal­te­nen Doku­men­ten öff­net. Mit­tels Dop­pel­klick wird dann das gewünsch­te Doku­ment geöff­net.