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Freigabe von Dokumenten/Zugriffsrechte vergeben

Grund­sätz­lich gilt: Der Nut­zer, der ein Dokument/Analyseindex ange­legt hat, ist des­sen Eigen­tü­mer. Er allein ent­schei­det über die Ver­ga­be von Zugriffs­rech­ten.

Unab­hän­gig von der Daten­ein­ga­be kann der Eigen­tü­mer ent­schei­den, wel­ches Dokument/welcher Ana­ly­se­in­dex frei zugäng­lich sein soll. Außer­dem hat er die Mög­lich­keit zu bestim­men, wel­che Inhal­te frei­ge­schal­tet wer­den. Hier­bei kann der Zugang auf die Inven­ta­ri­sie­rungs­da­ten des Doku­ments, den Voll­text, die Anhän­ge oder den Kom­men­tar ein­ge­schränkt wer­den. Zudem kann der Eigen­tü­mer die Rech­te defi­nie­ren, die er an ande­re Nut­zer ver­ge­ben möch­te (Lese­recht, Kopier­recht, Bear­bei­tungs­recht). Eben­so kann er den Per­so­nen­kreis, dem er das Mate­ri­al zur Ver­fü­gung stel­len möch­te, genau fest­le­gen.

In die­sem Kapi­tel des Hand­buchs wer­den die fol­gen­den Punk­te beschrie­ben:

Freigabe Dokument(e)

Möch­te der Benut­zer eines oder meh­re­re eige­ne Doku­men­te frei­ge­ben, so wählt er im Haupt­me­nü “Frei­ga­be” den Menü­punkt “Frei­ga­be Doku­ment”.

Abb. Menü­punkt Frei­ga­be Dokument(e)

 

Anschlie­ßend erscheint der Öff­nen-Dia­log, in der sämt­li­che eige­ne Doku­men­te auf­ge­lis­tet sind. Hier wählt der Benut­zer nun das oder die Doku­men­te aus, die frei­ge­ge­ben wer­den sol­len. Ein ein­zel­nes Doku­ment kann er mit Links­klick mar­kie­ren. Möch­te der User meh­re­re Doku­men­te frei­ge­ben, mar­kiert er zunächst ein Doku­ment im Öff­nen-Dia­log mit ein­fa­chem Links­klick, drückt im Anschluss die STRG-Tas­te und wählt ein wei­te­res Doku­ment mit Links­klick aus. So wer­den bei­de Doku­men­te mar­kiert. Dies kann der Benut­zer mit belie­big vie­len Doku­men­ten wie­der­ho­len, solan­ge er dabei die STRG-Tas­te gedrückt hält. Anschlie­ßend bestä­tigt der Benut­zer sei­ne Aus­wahl mit Klick auf den But­ton “aus­wäh­len” im unte­ren Teil des Öff­nen-Dia­logs.

Nun erscheint fol­gen­de Dia­log­box:

Abb. Dia­log­box “Frei­ga­be Dokument(e)”

Der Nut­zer kann aus­wäh­len, an wen er Zugriffs­rech­te ver­ge­ben und wel­che Ele­men­te des oder der Doku­men­te — damit ein­her­ge­hend wel­che Rech­te — er frei­schal­ten möch­te. Er kann ein­zel­ne Per­so­nen und/oder ein­zel­ne Pro­jek­te aus­wäh­len oder die aus­ge­wähl­ten Doku­men­te für sämt­li­che Nut­zer frei­schal­ten.

Zugriffs­rech­te an ein­zel­ne Per­so­nen kön­nen über den But­ton “hin­zu­fü­gen” unter­halb der Zei­le “Frei­ga­be für Per­so­nen” ver­ge­ben wer­den. Der Benut­zer kann aus einer Lis­te sämt­li­cher Per­so­nen des Sys­tems wäh­len.

Abb. Per­son aus­wäh­len

Die Frei­ga­be der Doku­men­te für “Grup­pe (Projekt/Arbeitskreis/Workshop etc.)” funk­tio­niert nach dem glei­chen Prin­zip. Hier­bei erscheint eine Aus­wahl­lis­te mit sämt­li­chen Pro­jek­ten, die im Sys­tem ange­legt wur­den. Bei der Frei­ga­be für alle Benut­zer der Instanz erscheint in der Dia­log­box sofort die Aus­wahl der frei­zu­schal­ten­den Ele­men­te (s. u.).

Hat der Nut­zer die Per­son, für die er das oder die Doku­men­te frei­schal­ten möch­te, aus­ge­wählt, wird die­se Per­son in der Dia­log­box hin­zu­ge­fügt:

Abb. Dia­log­box “Frei­ga­be Dokument(e)“ — Aus­wahl der frei­zu­schal­ten­den Ele­men­te

Der Nut­zer kann nun ent­schei­den, wel­che Ele­men­te des oder der Doku­men­te er für den aus­ge­wähl­ten Nut­zer frei­schal­ten möch­te. Er kann dabei fol­gen­de Ele­men­te, die den Regis­ter­kar­ten­ty­pen der Erfas­sungs­mas­ken ent­spre­chen, anwäh­len:

  • Inven­ta­ri­sie­rung”
  • Kurzerfassung/Objektbeschreibung”
  • Text/Objekt”
  • Kom­men­tar”
  • Anhang”

Zum Lesen frei­ge­ben Um ein oder meh­re­re Ele­men­te aus­zu­wäh­len, auf die der aus­ge­wähl­te Nut­zer lesen­den Zugriff haben soll, setzt der Benut­zer mit­tels Klick in das jewei­li­ge Käst­chen vor dem gewünsch­ten Ele­ment ein Häk­chen. Falls er alle Ele­men­te zum Lesen frei­ge­ben möch­te, klickt er auf die Schalt­flä­che “Alles Lesen”. Es wer­den nun auto­ma­tisch Häk­chen vor alle Ele­men­te gesetzt.

Zum Schrei­ben frei­ge­ben Möch­te der Benut­zer ein Doku­ment zum Schrei­ben frei­ge­ben, setzt er ein Häk­chen ganz rechts vor “Schrei­ben”. Die­se Opti­on bedeu­tet, dass gleich­zei­tig sämt­li­che Ele­men­te des Doku­ments auch zum Lesen frei­ge­ge­ben wer­den. Dies erkennt der Benut­zer dar­an, dass nun auto­ma­tisch Häk­chen vor alle Ele­men­te der lesen­den Frei­ga­be gesetzt wer­den. Es wer­den auch alle Noti­zen des Doku­ments zum Lesen und Schrei­ben frei­ge­ge­ben. Eben­so dür­fen die Voll­tex­te ana­ly­siert wer­den.

Nach­dem die Ele­men­te mar­kiert wor­den sind, auf die der aus­ge­wähl­te Nut­zer Zugriff haben soll, wird die Aus­wahl mit dem But­ton “über­neh­men” bestä­tigt. Erst dann wird die Frei­schal­tung umge­setzt und der aus­ge­wähl­te Nut­zer kann die frei­ge­schal­te­ten Daten ein­se­hen.

infoText­stel­len wer­den jedoch nur von den­je­ni­gen Indi­zes sicht­bar, für die der Nut­zer Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen hat. Sie­he dazu die Erläu­te­run­gen zur Frei­ga­be von Text­stel­len.

 

infoMit der Frei­schal­tung des Ele­ments “Text/Objekt” ist auto­ma­tisch das Recht ver­bun­den, dass ande­re Nut­zer das Doku­ment im Rah­men der Quel­len­ana­ly­se indi­zie­ren kön­nen (vgl. Quel­len­ana­ly­se)

Möch­te der Nut­zer das oder die aus­ge­wähl­ten Doku­men­te für wei­te­re Per­so­nen frei­schal­ten, muss er den oben beschrie­be­nen Vor­gang ent­spre­chend oft wie­der­ho­len.

Freigabe von Dokumenten in einer Mappe

Über den Menü­punkt “Frei­ga­be von Doku­men­ten in Map­pe” hat der Nut­zer die Mög­lich­keit, alle Doku­men­te einer von ihm ange­leg­ten Map­pe frei­zu­ge­ben. Sobald der Benut­zer die Map­pe aus­ge­wählt hat, deren Inhalt frei­ge­ge­ben wer­den soll, geht er nach dem glei­chen Prin­zip vor, wie bei der Frei­ga­be eines ein­zel­nen Doku­ments (vgl. Frei­ga­be Dokument(e)).

infoWenn Doku­men­te einer Map­pe frei­ge­ge­ben wur­den und die­ser Map­pe im Anschluss wei­te­re Doku­men­te hin­zu­ge­fügt wer­den, sind die neu hin­zu­ge­füg­ten Doku­men­te nicht auto­ma­tisch frei­ge­ge­ben. Sie müs­sen manu­ell frei­ge­ge­ben wer­den. Auch wenn Doku­men­te aus einer frei­ge­ge­be­nen Map­pe ent­fernt wer­den, sind die­se wei­ter­hin frei­ge­ge­ben. Hier muss eben­falls, falls gewünscht, die Frei­ga­be manu­ell zurück­ge­nom­men wer­den.
Abb. Menü­punkt: Frei­ga­be von Doku­men­ten in einer Map­pe

Änderung von Zugriffsrechten und Übersicht Dokument- und Analysefreigaben

Möch­te sich der Nut­zer dar­über infor­mie­ren, wel­che Zugriffs­rech­te für ein Doku­ment bereits exis­tie­ren und möch­te er die­se ggf. ändern, wählt er den Menü­punkt “Frei­ga­be Doku­ment” an und wählt das gewünsch­te Doku­ment im Öff­nen-Dia­log aus. Im sich dar­auf­hin öff­nen­den Fens­ter “Frei­ga­be für ein­zel­nes Doku­ment” kann er den Frei­ga­be­sta­tus des ange­wähl­ten Doku­ments ein­se­hen und die gewünsch­ten Ände­run­gen vor­neh­men.

Möch­te er sich ledig­lich einen Über­blick zu bereits erteil­ten Frei­ga­ben ver­schaf­fen, wählt der Benut­zer unter dem Haupt­me­nü­punkt wahl­wei­se “Über­sicht Doku­ment­frei­ga­be”, “Über­sicht Doku­ment­frei­ga­be in Map­pen” oder “Über­sicht Ana­ly­se­frei­ga­ben”. Im sich nun öff­nen­den Brow­ser-Fens­ter wird dem Benut­zer eine Lis­te der Frei­ga­ben ange­zeigt.

Abb. Menü­punkt Über­sicht der Frei­ga­ben
infoDer Nut­zer kann jeder­zeit wei­te­re Zugriffs­rech­te ver­ge­ben. Die Zurück­nah­me von Zugriffs­rech­ten ist aller­dings nur solan­ge mög­lich, wie der Nut­zer, für den der Daten­satz frei­ge­schal­tet wur­de, das Doku­ment noch nicht im Rah­men der Quel­len­ana­ly­se indi­ziert hat. Ist dies der Fall, erfolgt eine ent­spre­chen­de Rück­mel­dung.

Falls an dem aus­ge­wähl­ten Doku­ment von dem Nut­zer, dem die Zugriffs­rech­te ent­zo­gen wer­den sol­len, noch kei­ne Indi­zie­run­gen im Rah­men der Quel­len­ana­ly­se vor­ge­nom­men wur­den, kann die Frei­schal­tung rück­gän­gig gemacht wer­den. Hier­zu müs­sen die für die Frei­schal­tung mar­kier­ten Ele­men­te noch­mals ange­wählt wer­den. Dar­auf­hin ver­schwin­den die ent­spre­chen­den Mar­kie­run­gen. Nach dem Betä­ti­gen des Über­neh­men-But­tons wer­den dem ange­wähl­ten Nut­zer die Zugriffs­rech­te ent­zo­gen. Er hat damit kei­nen Zugriff mehr auf das Doku­ment oder auf aus­ge­wähl­te Ele­men­te davon.

Änderungen in freigegebenen Texten

Ein Nut­zer, dem die Berech­ti­gung gewährt wur­de, den Text eines Doku­ments ein­zu­se­hen, kann die­sen in der Ana­ly­se­um­ge­bung indi­zie­ren. Er kann dort also z. B. Inde­x­ein­trä­gen Text­stel­len die­ses Doku­ments zuord­nen. Wenn nun der Eigen­tü­mer des Doku­ments Ände­run­gen an die­sem Text vor­nimmt, so wird die­ser, wenn er die Ände­run­gen spei­chern möch­te, dar­auf hin­ge­wie­sen, dass das Spei­chern der Ände­run­gen die Text­pas­sa­gen eines ande­ren Nut­zers ver­än­dert. Der Name des Benut­zers wird ihm dabei ange­zeigt. Der Eigen­tü­mer kann nun die Ände­rung spei­chern oder, falls gewünscht, den Inha­ber der Text­stel­len kon­tak­tie­ren.

Freigabe von Indizes

Für die bes­se­re Zusam­men­ar­beit kön­nen Indi­zes zur Ansicht, Kopie oder zur gemein­sa­men Bear­bei­tung für Per­so­nen, Grup­pen oder für sämt­li­che Benut­zer frei­ge­schal­tet wer­den. Eine Frei­schal­tung kann unter bestimm­ten Bedin­gun­gen zurück­ge­nom­men wer­den: Ist der Index nur zur Ansicht oder Kopie frei­ge­ge­ben, so geht dies pro­blem­los. Ist ein Index aber zur Bear­bei­tung frei­ge­ge­ben, so kann die­se Frei­ga­be nur zurück­ge­nom­men wer­den, wenn der Begüns­tig­te noch nicht am Index gear­bei­tet hat. Hat er/sie einen Inde­xein­trag oder eine Text­stel­le hin­zu­ge­fügt, kann die Frei­schal­tung nicht mehr rück­gän­gig gemacht wer­den.

infoBei der Frei­ga­be von Indi­zes wer­den die Doku­men­te, deren Text­stel­len dem frei­zu­schal­ten­den Index zuge­ord­net sind, den Begüns­tig­ten eben­falls frei­ge­schal­tet. Ist ein Index zur Bear­bei­tung frei­ge­schal­tet, so wer­den auch alle zukünf­ti­gen Doku­men­te, die mit die­sem Index bear­bei­tet wer­den, den ande­ren Betei­lig­ten frei­ge­ge­ben.

Um einen Index frei­zu­schal­ten, wählt der Nut­zer im Haupt­me­nü “Frei­ga­be” den Menü­punkt “Frei­ga­be Ana­ly­se­sche­ma­ta”.

Es öff­net sich das Dia­log­fens­ter “Ana­ly­se-Indi­zes”, in dem in grü­ner Mar­kie­rung die Indi­zes der Frei­en Ana­ly­se, in braun die Argu­men­ta­ti­ons­ana­ly­se und in blau die Wort­feld­ana­ly­se ange­zeigt wer­den. Der Benut­zer mar­kiert den gewünsch­ten Index und bestä­tigt mit­tels “aus­wäh­len”.

Abb. Dia­log­fens­ter “Ana­ly­se-Indi­zes”

Nach­dem der Nut­zer den frei­zu­schal­ten­den Index aus­ge­wählt hat, erscheint die Dia­log­box “Frei­ga­be von Ana­ly­se-Indi­zes”.

Der Nut­zer wählt nun die Per­son, die Grup­pe oder das Pro­jekt aus, für die er das Doku­ment frei­schal­ten möch­te (vgl. Frei­ga­be Dokument(e)). Im Anschluss wird sei­ne Aus­wahl in der Dia­log­box hin­zu­ge­fügt:

Abb. Frei­ga­be des Ana­ly­se-Index

Der Nut­zer kann nun ent­schei­den, wel­che Rech­te er am Index der Per­son oder der Grup­pe über­tra­gen möch­te. Ihm ste­hen fol­gen­de Mög­lich­kei­ten zur Aus­wahl:

  • Lesen: der Index kann ange­se­hen wer­den
  • Kopie­ren: der Index kann ange­se­hen und kopiert wer­den
  • Bear­bei­ten: der Index kann ange­se­hen, kopiert und bear­bei­tet wer­den

Um eine die­ser Optio­nen aus­zu­wäh­len, klickt der Benut­zer in das freie Käst­chen vor dem jewei­li­gen Recht. Dar­auf­hin erscheint dort eine Mar­kie­rung. Wählt der Benut­zer das Recht “Kopie­ren” an, wird die Opti­on “Lesen” auto­ma­tisch aus­ge­wählt. Das Kopie­ren eines Index ist nicht mög­lich, ohne die­sen anse­hen zu kön­nen. Wählt der Benut­zer “Bear­bei­ten” an, wer­den die Optio­nen “Lesen” und “Kopie­ren” auto­ma­tisch aus­ge­wählt. Das Recht zum Bear­bei­ten des Index ohne die­sen anse­hen und kopie­ren zu kön­nen exis­tiert eben­falls nicht.

Die Aus­wahl wird mit dem Über­neh­men-But­ton bestä­tigt und die Frei­schal­tung ist abge­schlos­sen. Die Per­so­nen, Grup­pen oder Pro­jek­te wer­den anschlie­ßend mit ihren jewei­li­gen Zugriffs­rech­ten unter­ein­an­der auf­ge­lis­tet.

infoDas Recht des Bear­bei­tens kann nur solan­ge zurück­ge­nom­men wer­den, wie die betref­fen­de Per­son noch nicht an dem Index gear­bei­tet hat.

Öffnen von freigegebenen Indizes

Um ein für den Nut­zer, sei­ne Grup­pe oder sein Pro­jekt frei­ge­ge­be­nen Index zu öff­nen, muss der Nut­zer im Menü “Ana­ly­se” den Menü­punkt “Kate­go­rien­sche­ma öff­nen” aus­wäh­len. Es öff­net sich das Index­fens­ter mit der Seman­tik­ana­ly­se und der Frei­en Ana­ly­se. Der Nut­zer wählt nun den den ent­spre­chen­den Kar­tei­rei­ter an, zu dem der frei­ge­ge­be­ne Index gehört (hier Bei­spiel Seman­tik­ana­ly­se). Dort öff­net er mit­tels Rechtsklick das Pop-up-Menü der Ana­ly­se­um­ge­bung und wählt den Menü­punkt “Index öff­nen” an.

Abb. Pop-up-Menü mit dem Menü­punkt “Index öff­nen”

In der sich nun öff­nen­den Info­box kann der Nut­zer mit Hil­fe der Radio-But­ton-Leis­te unter­halb des Aus­wahl­fens­ters ange­ben, ob jeweils nur sei­ne Argu­men­ta­ti­ons- oder Wort­feld­ana­ly­se-Indi­zes oder aber bei­de zusam­men zur Aus­wahl gestellt wer­den. Wei­ter­hin kann er dort die anzu­zei­gen­den Indi­zes nach deren Frei­ga­be­sta­tus aus­wäh­len. Er kann hier zwi­schen fol­gen­den Anzei­ge­mög­lich­kei­ten wäh­len:

  • eige­ne” — Der Benut­zer kann sich die eige­nen Indi­zes anzei­gen las­sen.
  • Frei­ga­be: per­sön­lich” — Der Benut­zer kann sich sol­che Indi­zes anzei­gen las­sen, die für ihn per­sön­lich frei­ge­ge­ben wur­den.
  • Frei­ga­be: Projekt(e)” — Der Benut­zer kann sich die Indi­zes anzei­gen las­sen, die für sein Pro­jekt frei­ge­ge­ben wur­den.
  • Frei­ga­be: Alle” — Der Benut­zer kann sich die Indi­zes anzei­gen las­sen, die für alle Benut­zer frei­ge­ge­ben wur­den.

Hin­ter den Indi­zes, die dem Nut­zer frei­ge­ge­ben wur­den, wird durch die Buch­sta­ben L, K und B ange­zeigt, wel­che Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen der Nut­zer hat.

  • L = Lesen: Der Nut­zer besitzt aus­schließ­lich das Lese­recht.
  • K = Kopie­ren: Der Nut­zer besitzt das Lese­recht und darf den Index kopie­ren.
  • B = Bear­bei­ten: Der Nut­zer besitzt das Lese­recht, das Kopier­recht und darf die­sen Index zusätz­lich bear­bei­ten.
Abb. Zugriffs­be­rech­ti­gung eines frem­den Index

Hat der Benut­zer sich für einen Ana­ly­se­in­dex ent­schie­den, mar­kiert er die­sen mit­tels Links­klick und betä­tigt im Anschluss den Öff­nen-But­ton (vgl. “Bestehen­den Index öff­nen und Anzei­ge der Indi­zes ver­än­dern”)

Umgang mit freigeschalteten Indizes

Wie oben beschrie­ben, kann ein Index für den Nut­zer nur zum Lesen, Kopie­ren oder Bear­bei­ten frei­ge­schal­tet sein. Die Frei­schal­tung zur Bear­bei­tung von Indi­zes ist für Syn­the­se­ar­bei­ten z. B. in den Arbeits­krei­sen sinn­voll und auch zu emp­feh­len. Der Nut­zer soll­te sich jedoch genau über­le­gen, wel­che Zugriffs­be­rech­ti­gung er ande­ren Nut­zern gewährt, wenn er sei­nen Index frei­schal­tet.

error_outlineWenn ein Nut­zer etwas an einem Index eines ande­ren Nut­zers ver­än­dert, so sind sämt­li­che Ände­run­gen, die er vor­nimmt, für die ande­ren frei­ge­schal­te­ten Nut­zer die­ses Sche­mas sicht­bar.

Freigabe von Textstellen

Text­stel­len eines Doku­men­tes wer­den für einen Nut­zer nur sicht­bar, wenn er sowohl die Frei­ga­be für den Ana­ly­se­in­dex als auch für den Voll­text des Doku­men­tes besitzt.

Möch­te der Benut­zer also Text­stel­len für einen ande­ren Nut­zer frei­ge­ben, so muss er die betrof­fe­nen Ana­ly­se­indi­zes sowie die ent­spre­chen­den Doku­men­te zumin­dest zur Ansicht frei­ge­ben (min­des­tens Inven­ta­ri­sie­rung und Voll­text). Solan­ge ein Ana­ly­se­in­dex nicht frei­ge­ge­ben wur­de, kann der Nicht-Eigen­tü­mer des Doku­men­tes auch die zuge­hö­ri­gen Text­stel­len nicht sehen. Sobald ein Nut­zer aber die Lese- oder auch die Bear­bei­tungs­rech­te an Index und Doku­ment besitzt, sieht er sowohl sei­ne eige­nen als auch die Text­stel­len der ande­ren Nut­zer, die Bear­bei­tungs­rech­te an dem sel­ben Index und Doku­ment besit­zen (also nicht ledig­lich nur die des Eigen­tü­mers).

infoWenn ein Nut­zer nur Lese­rech­te am Ana­ly­se­in­dex und am Doku­ment hat, dann darf er kei­ne frem­den Text­stel­len bear­bei­ten. Wenn er für bei­des Bear­bei­tungs­rech­te hat, dann darf er auch frem­de Text­stel­len bear­bei­ten.

Im Index wer­den eige­ne Text­stel­len in grü­ner Schrift ange­zeigt und frem­de Text­stel­len in blau­er Schrift. Der Benut­zer kann sich ent­we­der nur eige­ne, nur frem­de oder sämt­li­che Text­stel­len anzei­gen las­sen (vgl. Regis­ter Auf­bau und Text­stel­len-Anzei­ge).

infoEs kann sein, dass für eine FuD-Cus­to­mer­ver­si­on eine Default-Frei­ga­be für sämt­li­che FuD-Doku­men­te fest­ge­legt wur­de (vgl. dazu Kapi­tel Auto­ma­ti­sier­te Doku­ment­frei­ga­ben)