Grund­sätz­lich gilt: Sie, wel­che ein Dokument/Analyseindex ange­legt haben, sind des­sen Eigen­tü­mer. Sie allein ent­schei­den über die Ver­ga­be von Zugriffsrechten.

Unab­hän­gig von der Daten­ein­ga­be kön­nen Eigentümer*innen ent­schei­den, wel­ches Dokument/welcher Ana­ly­se­index frei zugäng­lich sein soll. Außer­dem haben Sie die Mög­lich­keit zu bestim­men, wel­che Inhal­te frei­ge­schal­tet wer­den. Hier­bei kann der Zugang auf die Inven­ta­ri­sie­rungs­da­ten des Doku­ments, den Voll­text, die Anhän­ge oder den Kom­men­tar ein­ge­schränkt wer­den. Zudem kann der Eigen­tü­mer die Rech­te defi­nie­ren, die er an ande­re Nutzer*innen ver­ge­ben möch­te (Lese­recht, Kopier­recht, Bear­bei­tungs­recht). Eben­so kön­nen Sie den Per­so­nen­kreis, dem er das Mate­ri­al zur Ver­fü­gung stel­len möch­te, genau festlegen.

Freigabe Dokument(e)

Möch­ten Sie eines oder meh­re­re eige­ne Doku­men­te frei­ge­ben, so wäh­len Sie im Haupt­me­nü “Frei­ga­be” den Menü­punkt “Frei­ga­be Dokument”.

Anschlie­ßend erscheint der Öff­nen-Dia­log, in der sämt­li­che eige­ne Doku­men­te auf­ge­lis­tet sind. Hier wäh­len Sie nun das oder die Doku­men­te aus, die frei­ge­ge­ben wer­den sol­len. Ein ein­zel­nes Doku­ment kön­nen Sie mit Links­klick mar­kie­ren. Betä­ti­gen Sie im meh­re­re Doku­men­te frei­ge­ben, mar­kiert er zunächst ein Doku­ment im Öff­nen-Dia­log mit ein­fa­chem Links­klick, drückt im Anschluss die STRG-Tas­te und wäh­len ein wei­te­res Doku­ment mit Links­klick aus. So wer­den bei­de Doku­men­te mar­kiert. Dies kön­nen Sie mit belie­big vie­len Doku­men­ten wie­der­ho­len, solan­ge Sie dabei die STRG-Tas­te gedrückt hal­ten. Anschlie­ßend bestä­ti­gen Sie Ihre Aus­wahl mit Klick auf den But­ton “aus­wäh­len” im unte­ren Teil des Öffnen-Dialogs.

Nun erscheint fol­gen­de Dialogbox:

Sie kön­nen aus­wäh­len, an wen Sie Zugriffs­rech­te ver­ge­ben und wel­che Ele­men­te des oder der Doku­men­te — damit ein­her­ge­hend wel­che Rech­te — Sie frei­schal­ten möch­ten. Sie kön­nen ein­zel­ne Per­so­nen und/oder ein­zel­ne Pro­jek­te aus­wäh­len oder die aus­ge­wähl­ten Doku­men­te für sämt­li­che Nut­zer *innen freischalten.

Zugriffs­rech­te an ein­zel­ne Per­so­nen kön­nen über den But­ton “hin­zu­fü­gen” unter­halb der Zei­le “Frei­ga­be für Per­so­nen” ver­ge­ben wer­den. Sie kön­nen  aus einer Lis­te sämt­li­cher Per­so­nen des Sys­tems wählen.

Die Frei­ga­be der Doku­men­te für “Grup­pe (Projekt/Arbeitskreis/Workshop etc.)” funk­tio­niert nach dem glei­chen Prin­zip. Hier­bei erscheint eine Aus­wahl­lis­te mit sämt­li­chen Pro­jek­ten, die im Sys­tem ange­legt wur­den. Bei der Frei­ga­be für alle Benutzer*innen der Instanz erscheint in der Dia­log­box sofort die Aus­wahl der frei­zu­schal­ten­den Ele­men­te (s. u.).

Haben Sie die Per­son, für die Sie das oder die Doku­men­te frei­schal­ten möch­ten, aus­ge­wählt, wird die­se Per­son in der Dia­log­box hinzugefügt:

Sie kön­nen nun ent­schei­den, wel­che Ele­men­te des oder der Doku­men­te Sie für die aus­ge­wähl­ten Nutzer*innen frei­schal­ten möch­ten. Sie kön­nen dabei fol­gen­de Ele­men­te, die den Regis­ter­kar­ten­ty­pen der Erfas­sungs­mas­ken ent­spre­chen, anwählen:

• “Inven­ta­ri­sie­rung”
• “Kurzerfassung/Objektbeschreibung”
• “Text/Objekt”
• “Kom­men­tar”
• “Anhang”

Zum Lesen frei­ge­ben Um ein oder meh­re­re Ele­men­te aus­zu­wäh­len, auf die die aus­ge­wähl­ten Nutzer*innen lesen­den Zugriff haben soll, set­zen Sie mit­tels Klick in das jewei­li­ge Käst­chen vor dem gewünsch­ten Ele­ment ein Häk­chen. Falls Sie alle Ele­men­te zum Lesen frei­ge­ben möch­te, kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che “Alles Lesen”. Es wer­den nun auto­ma­tisch Häk­chen vor alle Ele­men­te gesetzt.

Zum Schrei­ben frei­ge­ben Möch­ten Sie ein Doku­ment zum Schrei­ben frei­ge­ben, set­zen Sie ein Häk­chen ganz rechts vor “Schrei­ben”. Die­se Opti­on bedeu­tet, dass gleich­zei­tig sämt­li­che Ele­men­te des Doku­ments auch zum Lesen frei­ge­ge­ben wer­den. Dies erken­nen Sie dar­an, dass nun auto­ma­tisch Häk­chen vor alle Ele­men­te der lesen­den Frei­ga­be gesetzt wer­den. Es wer­den auch alle Noti­zen des Doku­ments zum Lesen und Schrei­ben frei­ge­ge­ben. Eben­so dür­fen die Voll­tex­te ana­ly­siert werden.

Nach­dem die Ele­men­te mar­kiert wor­den sind, auf die der oder die aus­ge­wähl­te Nutzer*in Zugriff haben soll, wird die Aus­wahl mit dem But­ton “über­neh­men” bestä­tigt. Erst dann wird die Frei­schal­tung umge­setzt und der aus­ge­wähl­te Nut­zer kann die frei­ge­schal­te­ten Daten einsehen.

Möch­ten Sie das oder die aus­ge­wähl­ten Doku­men­te für wei­te­re Per­so­nen frei­schal­ten, müs­sen Sie den oben beschrie­be­nen Vor­gang ent­spre­chend oft wiederholen.

Freigabe von Dokumenten in einer Mappe

Über den Menü­punkt “Frei­ga­be von Doku­men­ten in Map­pe” haben Sie die Mög­lich­keit, alle Doku­men­te einer von Ihnen ange­leg­ten Map­pe frei­zu­ge­ben. Sobald Sie die Map­pe aus­ge­wählt haben, deren Inhalt frei­ge­ge­ben wer­den soll, gehen Sie nach dem glei­chen Prin­zip vor, wie bei der Frei­ga­be eines ein­zel­nen Doku­ments (vgl. Frei­ga­be Dokument(e)).

Freigabe von einer Mappe

(ab Release 3.2)

Über den Menü­punkt “Frei­ga­be von Map­pe” haben Sie die Mög­lich­keit, die eine Map­pe dau­er­haft an Ein­zel­per­so­nen, Grup­pen oder an alle Benutzer:innen der Instanz frei­zu­ge­ben. Im Gegen­satz zur eben beschrie­be­nen “Frei­ga­ben von Doku­men­ten in einer Map­pe” wird bei die­ser Funk­ti­on hier nicht nur die Doku­men­te frei­ge­ge­ben, die zum Frei­ga­be­zeit­punkt in der Map­pe waren, son­dern auch jedes wei­te­re Doku­ment, das auch spä­ter die­ser Map­pe hin­zu­ge­fügt wird, wird auch auto­ma­tisch ohne wei­te­re Nach­fra­ge nach den hin­ter­leg­ten Vor­ga­ben frei­ge­ge­ben.

Änderung von Zugriffsrechten und Übersicht Dokument- und Analysefreigaben

Möch­ten Sie sich dar­über infor­mie­ren, wel­che Zugriffs­rech­te für ein Doku­ment bereits exis­tie­ren und möch­ten Sie die­se ggf. ändern, wäh­len Sie den Menü­punkt “Frei­ga­be Doku­ment” an und wäh­len das gewünsch­te Doku­ment im Öff­nen-Dia­log aus. Im sich dar­auf­hin öff­nen­den Fens­ter “Frei­ga­be für ein­zel­nes Doku­ment” kön­nen Sie den Frei­ga­be­sta­tus des ange­wähl­ten Doku­ments ein­se­hen und die gewünsch­ten Ände­run­gen vornehmen.

Möch­ten Sie sich ledig­lich einen Über­blick zu bereits erteil­ten Frei­ga­ben ver­schaf­fen, wäh­len Sie unter dem Haupt­me­nü­punkt wahl­wei­se “Über­sicht Doku­ment­frei­ga­be”, “Über­sicht Doku­ment­frei­ga­be in Map­pen” oder “Über­sicht Ana­ly­se­frei­ga­ben”. Im sich nun öff­nen­den Brow­ser-Fens­ter wird Ihnen eine Lis­te der Frei­ga­ben angezeigt.

Falls an dem aus­ge­wähl­ten Doku­ment von Ihnen, dem die Zugriffs­rech­te ent­zo­gen wer­den sol­len, noch kei­ne Indi­zie­run­gen im Rah­men der Quel­len­ana­ly­se vor­ge­nom­men wur­den, kann die Frei­schal­tung rück­gän­gig gemacht wer­den. Hier­zu müs­sen die für die Frei­schal­tung mar­kier­ten Ele­men­te noch­mals ange­wählt wer­den. Dar­auf­hin ver­schwin­den die ent­spre­chen­den Mar­kie­run­gen. Nach dem Betä­ti­gen des Über­neh­men-But­tons wer­den den ange­wähl­ten Nut­zern die Zugriffs­rech­te ent­zo­gen. Sie haben damit kei­nen Zugriff mehr auf das Doku­ment oder auf aus­ge­wähl­te Ele­men­te davon.

Änderungen in freigegebenen Texten

Wenn Ihnen die Berech­ti­gung gewährt wur­de, den Text eines Doku­ments ein­zu­se­hen, kön­nen Sie die­sen in der Ana­ly­se­umge­bung indi­zie­ren. Sie kön­nen dort also z. B. Index­ein­trä­gen Text­stel­len die­ses Doku­ments zuord­nen. Wenn nun der oder die Eigentümer*in des Doku­ments Ände­run­gen an die­sem Text vor­nimmt, so wer­den Sie, wenn Sie die Ände­run­gen spei­chern möch­te, dar­auf hin­ge­wie­sen, dass das Spei­chern der Ände­run­gen die Text­pas­sa­gen einer ande­ren Per­son ver­än­dert. Der Name die­ser wird Ihnen dabei ange­zeigt. Der oder die Eigentümer*in kann nun die Ände­rung spei­chern oder, falls gewünscht, den oder die Inhaber*in der Text­stel­len kontaktieren.